Software-Wechsel ohne Datenverlust: Migrations-Checkliste, Parallelbetrieb, Roll
Warum Migration der kritischste Schritt ist
Eine neue Software auszuwählen ist vergleichsweise einfach. Demos ansehen, Funktionen vergleichen, Preise verhandeln. Die eigentliche Herausforderung beginnt danach: Ihre gesamten Datenbestände — gewachsen über Jahre, manchmal Jahrzehnte — müssen vollständig, korrekt und nachvollziehbar in das neue System überführt werden.
Bei einer Hausverwaltung mit 500 Wohneinheiten reden wir über Zehntausende Datensätze: Mieterstammdaten, Eigentümerdaten, Objektstrukturen, aktive Verträge, Sollstellungen, Buchungshistorien, Dokumente, Zählerständshistorien, Abrechnungen der letzten zehn Jahre. Ein einziger Fehler im Mapping — etwa eine falsche Zuordnung von Bankverbindungen zu Mietern — kann einen Mahnlauf gegen die falschen Personen auslösen.
Migration ist kein IT-Projekt. Es ist ein Verwaltungsprojekt mit IT-Anteil. Die Fachseite muss führen, die Technik unterstützt. Wer das umdreht, bekommt technisch saubere Daten, die betriebswirtschaftlich keinen Sinn ergeben.
Dieser Leitfaden führt Sie durch alle sechs Phasen einer HV-Software-Migration — von der ersten Bestandsaufnahme bis zur Nachkontrolle nach Go-Live.
Nutzen Sie die herunterladbare Checkliste, um keinen Schritt zu uebersehen.
Phase 1: Bestandsaufnahme — Was haben Sie eigentlich?
Bevor Sie irgendetwas exportieren, brauchen Sie ein vollständiges Bild Ihrer Datenlandschaft. Die meisten Verwaltungen unterschätzen, wie viele Datenquellen sie tatsächlich nutzen.
Datenquellen identifizieren
Erstellen Sie eine Übersicht aller Systeme, die verwaltungsrelevante Daten enthalten:
Hauptsystem (z. B. Wodis, Domus, Haufe PowerHaus): Stammdaten, Buchhaltung, Verträge
Dokumentenmanagementsystem (DMS): Verträge, Protokolle, Korrespondenz, Rechnungen
Bankingsoftware: SEPA-Mandate, Daueraufträge, Zahlungsverkehr
Messdienstleister-Portale: Verbrauchsdaten, Zählerstände, Heizkostenabrechnungen
Excel-Dateien: Objektlisten, Eigentümerdaten, Sonderumlagen, Instandhaltungspläne
E-Mail-Postfächer: Mieterkommunikation, Handwerkeraufträge, Behördenkorrespondenz
Papierarchiv: Altverträge, historische Abrechnungen, Grundbuchauszüge
Datentypen klassifizieren
Nicht alle Daten sind gleich kritisch. Teilen Sie Ihre Bestände in drei Kategorien ein:
Kategorie A — Muss migriert werden: Aktive Mietverträge, aktuelle Eigentümerdaten, Objektstammdaten, offene Forderungen und Verbindlichkeiten, laufende Sollstellungen, SEPA-Mandate, aktuelle Zählerstände.
Kategorie B — Sollte migriert werden: Buchungshistorie der letzten 3-5 Jahre, abgeschlossene Abrechnungen, Dokumentenarchiv (Verträge, Protokolle), Zählerstandshistorie, Rücklagenentwicklung.
Kategorie C — Kann archiviert werden: Buchungen älter als 10 Jahre (Aufbewahrungspflicht beachten!), Korrespondenz zu abgeschlossenen Vorgängen, Daten ausgezogener Mieter ohne offene Forderungen, veraltete Objektdaten (verkaufte oder abgegebene Objekte).
Diese Pruefpunkte koennen Sie als PDF-Checkliste herunterladen -- siehe Downloads am Ende.
Datenvolumen einschätzen
Ermitteln Sie die Mengengerüste. Beispiel einer 500-WE-Verwaltung:
| Datenbereich | Typisches Volumen | |---|---| | Objekte/Einheiten | 50 Objekte, 500 Einheiten | | Mieter (aktiv) | 450-500 Datensätze | | Eigentümer | 200-400 Datensätze | | Verträge (aktiv) | 500-600 | | Buchungen (3 Jahre) | 30.000-50.000 | | Dokumente | 10.000-30.000 Dateien | | Zählerstände | 5.000-15.000 Einträge |
Diese Zahlen bestimmen den Aufwand für Export, Bereinigung und Import. Eine Verwaltung mit 100 WE ist in zwei Wochen migriert. Bei 2.000 WE rechnen Sie mit zwei bis drei Monaten.
Abhängigkeiten dokumentieren
Welche Daten hängen voneinander ab? Typische Abhängigkeitsketten:
Objekt → Einheit → Mieter → Vertrag → Sollstellung → Buchung
Objekt → Eigentümer → Wirtschaftsplan → Hausgeldabrechnung
Einheit → Zähler → Ablesung → Heizkostenabrechnung
Mieter → SEPA-Mandat → Lastschrifteinzug
Diese Ketten bestimmen die Reihenfolge des Imports. Stammdaten zuerst, Bewegungsdaten danach. Wer Buchungen importiert, bevor die zugehörigen Mieter existieren, produziert verwaiste Datensätze.
Phase 2: Datensicherung und Export
Tipp: Laden Sie die Checkliste herunter und arbeiten Sie jeden Punkt ab.
Bevor Sie beginnen: Dreifach sichern
Erstellen Sie drei vollständige Sicherungen Ihrer Datenbestände:
Lokale Sicherung: Vollständiger Datenbankexport auf einen separaten Datenträger in Ihren Büroräumen
Externe Sicherung: Kopie auf einem USB-Datenträger, der außerhalb des Büros aufbewahrt wird (Tresor, Bankschließfach)
Cloud-Sicherung: Verschlüsselter Upload auf einen unabhängigen Cloud-Speicher (nicht beim gleichen Anbieter wie Ihre aktuelle Software)
Dokumentieren Sie Datum und Umfang jeder Sicherung. Testen Sie die Wiederherstellung mindestens einer Sicherung — öffnen Sie die Dateien, prüfen Sie Stichproben, stellen Sie sicher, dass die Daten vollständig und lesbar sind.
Export aus gängigen Altsystemen
Wodis Sigma / Wodis Yuneo
Wodis bietet standardmäßig CSV-Exporte über die integrierte Berichtsfunktion. Für einen vollständigen Export gehen Sie so vor:
Stammdaten: Über Berichte → Stammdatenexport die Objektstruktur, Einheiten, Mieter und Eigentümer als CSV exportieren. Achten Sie darauf, alle Felder zu aktivieren — der Standardexport enthält oft nicht alle Attribute.
Buchungsdaten: Über die Buchhaltung → Journal-Export den gewünschten Zeitraum als CSV oder DATEV-Format exportieren. Exportieren Sie jahresweise, das erleichtert die spätere Prüfung.
Verträge: Vertragsdaten lassen sich häufig nur über den Berichtsdesigner vollständig exportieren. Erstellen Sie einen Bericht, der Vertragsbeginn, -ende, Kündigungsfristen, Miethöhe und Nebenkosten enthält.
Dokumente: Wenn Sie das integrierte DMS nutzen, exportieren Sie die Dokumente über die Archivfunktion. Achten Sie auf die Ordnerstruktur — die Zuordnung Dokument-zu-Objekt/Einheit muss erhalten bleiben.
SEPA-Mandate: Exportieren Sie die Mandatsdaten separat. Sie brauchen Mandatsreferenz, Datum der Erstlastschrift, IBAN und BIC.
Domus
Domus arbeitet mit einer proprietären Datenbankstruktur. Der Export erfordert etwas mehr Vorbereitung:
Stammdaten: Über Auswertungen → Datenexport die relevanten Bereiche auswählen. Domus bietet typischerweise Excel- und CSV-Formate an.
Buchungsdaten: Den Kontoauszug bzw. das Journal als CSV exportieren. Domus nummeriert Konten anders als viele andere Systeme — dokumentieren Sie den Kontenplan, damit das Mapping im Neusystem funktioniert.
Verträge und Sollstellungen: Häufig nur über Umwege exportierbar. Erstellen Sie Auswertungen, die alle vertragsrelevanten Felder enthalten. Prüfen Sie, ob Staffelmieten und Indexklauseln im Export enthalten sind.
Dokumente: Falls Sie den Domus-eigenen Dokumentenspeicher nutzen, klären Sie mit Ihrem Domus-Betreuer, wie ein vollständiger Dokumentenexport funktioniert. Die Zuordnungslogik ist anbieterabhängig.
Haufe PowerHaus
PowerHaus bietet einen strukturierten Exportprozess:
Stammdaten: Über Extras → Datenexport die gewünschten Bereiche auswählen. PowerHaus exportiert nach Objekten gruppiert, was die spätere Zuordnung erleichtert.
Buchungsdaten: Journal-Export über den gewünschten Zeitraum. PowerHaus kann direkt ins DATEV-Format exportieren, was für die Steuerberatung nützlich ist — für die Migration in ein anderes HV-System ist CSV oft besser geeignet.
Verträge: Vertragsdaten einschließlich Mietanpassungshistorie exportieren. PowerHaus speichert Indexanpassungen und Staffeln in einer eigenen Struktur — stellen Sie sicher, dass diese im Export enthalten sind.
Dokumente: Der Dokumentenexport von PowerHaus erfolgt über das integrierte Archiv. Exportieren Sie mit Metadaten (Objektzuordnung, Datum, Dokumententyp), nicht nur die reinen Dateien.
Exportqualität prüfen
Nach jedem Export: Öffnen Sie die Dateien. Prüfen Sie Stichproben. Konkret:
Stimmt die Anzahl der Datensätze? (Vergleich: Anzahl aktive Mieter im Altsystem vs. Zeilen in der Exportdatei)
Sind Umlaute korrekt? (UTF-8-Kodierung prüfen, nicht ANSI)
Sind Dezimaltrennzeichen einheitlich? (Komma vs. Punkt)
Sind Datumsformate konsistent? (DD.MM.YYYY vs. YYYY-MM-DD)
Sind alle Spalten befüllt, die befüllt sein sollten?
Praktisch: Diese Pruefpunkte gibt es auch als ausfuellbare PDF-Checkliste -- siehe unten.
Phase 3: Datenbereinigung
Migration ohne Bereinigung ist wie Umzug ohne Ausmisten — Sie schleppen den Ballast von einem System ins nächste. Die Bereinigungsphase ist die arbeitsintensivste, aber auch die wertvollste Phase der gesamten Migration.
Dubletten finden und zusammenführen
Typische Dubletten-Quellen in HV-Software:
Mieter mit Namensvarianten: "Schmidt, Hans" und "Schmidt, Hans-Peter" sind dieselbe Person, einmal mit und einmal ohne zweiten Vornamen.
Eigentümer mit mehreren Schreibweisen: "Müller GbR" vs. "Müller Grundstücks GbR" vs. "GbR Müller".
Objekte mit historischen Umbenennungen: Ein Objekt wurde umfirmiert, der alte Datensatz blieb bestehen.
Gehen Sie systematisch vor: Exportieren Sie alle Stammdaten in Excel, sortieren Sie nach Name und Adresse, markieren Sie potenzielle Dubletten. Entscheiden Sie für jede Dublette, welcher Datensatz der führende ist. Übertragen Sie fehlende Informationen vom Zweitdatensatz. Löschen Sie den Zweitdatensatz erst nach vollständiger Übernahme.
Verwaiste Datensätze bereinigen
Verwaiste Datensätze sind Einträge ohne gültige Zuordnung:
Einheiten ohne zugeordnetes Objekt
Verträge ohne zugeordneten Mieter
Buchungen auf gelöschten Konten
Zähler ohne zugeordnete Einheit
Dokumente ohne Objektreferenz
Erstellen Sie für jeden Bereich eine Prüfliste und arbeiten Sie diese ab. In den meisten Fällen lassen sich verwaiste Datensätze entweder korrekt zuordnen oder als historisch archivieren.
Tipp: Die passende Mustervorlage als Word-Dokument steht im Download-Bereich bereit.
Pflichtfelder auffüllen
Jedes Neusystem hat Pflichtfelder, die ausgefüllt sein müssen. Typische Felder, die im Altsystem oft leer sind:
E-Mail-Adressen von Mietern (früher nicht erfasst, heute für digitale Kommunikation nötig)
IBAN statt alter Kontonummern (Migration von Altsystemen, die vor SEPA eingeführt wurden)
Geburtsdatum von Mietern (nicht immer erfasst, aber für Identifikation relevant)
Nutzungsart der Einheit (Wohnung, Gewerbe, Stellplatz — im Altsystem manchmal nur in der Bezeichnung, nicht als strukturiertes Feld)
Quadratmeterzahl (gerade bei älteren Objekten oft geschätzt oder gar nicht erfasst)
Listen Sie die Pflichtfelder des Neusystems auf und gleichen Sie diese mit Ihren Exportdaten ab. Fehlende Werte entweder nachrecherchieren oder als "Noch zu erfassen" markieren, damit nach der Migration klar ist, wo nachgearbeitet werden muss.
Bankverbindungen validieren
IBAN-Prüfung für alle aktiven SEPA-Mandate. Nutzen Sie eine IBAN-Validierung (online oder per Excel-Formel), um Tippfehler zu finden. Prüfen Sie, ob alle Mandate noch gültig sind — insbesondere bei Mietern, die seit der SEPA-Umstellung nicht mehr per Lastschrift zahlen.
Adressen normalisieren
Straßennamen vereinheitlichen: "Str." vs. "Straße", "str." vs. "Straße". PLZ auf fünf Stellen prüfen (führende Null bei ostdeutschen PLZ). Ortsbezeichnungen vereinheitlichen: "Frankfurt a.M." vs. "Frankfurt am Main".
Das klingt nach Kleinkram. Aber wenn Sie später nach Objekten filtern oder Serienbriefe erstellen, rächt sich jede Inkonsistenz.
Im Download-Bereich finden Sie eine fertige Word-Vorlage fuer diesen Anwendungsfall.
Phase 4: Testimport und Validierung
Erst testen, dann migrieren
Kein Import ohne Testlauf. Laden Sie Ihre bereinigten Daten in eine Testumgebung des Neusystems. Nie direkt in die produktive Instanz.
Mapping definieren
Beim Import müssen die Felder des Altsystems den Feldern des Neusystems zugeordnet werden. Dieses Mapping ist der technische Kern der Migration. Erstellen Sie eine Mapping-Tabelle:
| Feld Altsystem | Feld Neusystem | Transformation | |---|---|---| | Obj-Nr | Objekt-ID | 1:1 | | Whg-Nr | Einheit-ID | Präfix "WE-" hinzufügen | | Mieter-Name | Nachname | Aufteilen in Vor-/Nachname | | Mieter-Adresse | Straße, PLZ, Ort | Aufteilen in Einzelfelder | | Kaltmiete | Nettokaltmiete | Prüfen: brutto oder netto? | | NK-Voraus | Betriebskostenvorauszahlung | Aufsplitten: BK / HK / Garage |
Besonders heikel: die Zuordnung von Umlagenschlüsseln und Kostenarten. Jede Software hat ihre eigene Logik. Wodis arbeitet mit Kostenstellen und Kostenarten, Domus mit Kontengruppen, PowerHaus mit Sachkonten. Das Mapping dieser Strukturen entscheidet, ob Ihre erste Abrechnung im Neusystem stimmt.
Diese Vorlage als Word-Dokument: siehe Downloads am Ende.
Stichprobenprüfung
Wählen Sie mindestens drei Objekte unterschiedlicher Komplexität für die Stichprobe:
Einfaches Objekt: Ein Mehrfamilienhaus mit 8-12 WE, reine Mietverwaltung, keine Sondervereinbarungen.
Mittleres Objekt: Eine WEG mit 20-30 Einheiten, gemischte Nutzung (Wohnen + Gewerbe), Rücklage mit mehreren Konten.
Komplexes Objekt: Eine große WEG oder Mischverwaltung mit Staffelmieten, Indexklauseln, Untervermietung, mehreren Messdienstleistern.
Für jedes Objekt prüfen Sie nach dem Testimport:
Stammdaten: Alle Einheiten vorhanden? Mieter korrekt zugeordnet? Eigentümer vollständig?
Verträge: Miethöhe korrekt? Umlagevorauszahlungen stimmen? Staffeln und Indexklauseln übernommen?
Salden: Mietersalden stimmen mit Altsystem überein? Keine Cent-Differenzen durch Rundung?
Sollstellungen: Nächste Sollstellung korrekt erzeugt? Beträge stimmen?
Bankverbindungen: SEPA-Mandate korrekt zugeordnet? Mandatsreferenzen übernommen?
Dokumente: Zuordnung korrekt? Dateien lesbar?
Abgleichprotokoll erstellen
Dokumentieren Sie jeden Prüfpunkt, jede Abweichung und jede Korrektur. Dieses Protokoll ist Ihre Absicherung, falls nach dem Go-Live Unstimmigkeiten auftreten. Format:
| Prüfpunkt | Objekt A | Objekt B | Objekt C | Status | |---|---|---|---|---| | Anzahl Einheiten | 12/12 | 28/28 | 45/45 | OK | | Aktive Mieter | 11/11 | 24/24 | 42/42 | OK | | Mietersalden | stimmt | -0,02 Diff. | stimmt | Pruefen | | SEPA-Mandate | 10/10 | 22/22 | 38/38 | OK |
Phase 5: Parallelbetrieb planen
Alle Arbeitshilfen zu diesem Artikel finden Sie gebuendelt im Download-Bereich am Ende.
Warum Parallelbetrieb nicht optional ist
Ein Parallelbetrieb ist kein Nice-to-have, sondern Ihre Versicherung. Wenn im neuen System nach drei Wochen auffällt, dass die Sollstellungen für ein Objekt falsch berechnet werden, müssen Sie auf das Altsystem zurückgreifen können. Ohne Parallelbetrieb stehen Sie ohne funktionierendes System da.
Dauer festlegen
Mindestdauer: eine vollständige Abrechnungsperiode. Für die meisten Verwaltungen bedeutet das:
Mietverwaltung: Mindestens 3 Monate (ein Quartal mit vollständigem Mahnlauf, Sollstellungszyklus und ggf. Mietanpassung)
WEG-Verwaltung: Mindestens 6 Monate (bis zur nächsten Hausgeldabrechnung, idealerweise einschließlich einer Eigentümerversammlung)
Gemischte Verwaltung: 6 Monate, um beide Zyklen abzudecken
Zuständigkeiten klären
Während des Parallelbetriebs muss glasklar sein, wer was in welchem System macht. Empfohlene Aufteilung:
Neusystem (führend ab Tag 1 des Parallelbetriebs):
Alle neuen Buchungen und Sollstellungen
Neue Verträge und Vertragsänderungen
Mieterkommunikation
Zahlungsverkehr
Altsystem (Referenz und Fallback):
Lesezugriff für Abgleich und Nachprüfung
Historische Daten und Altabrechnungen
Fallback bei Systemausfällen des Neusystems
Verboten während des Parallelbetriebs:
Buchungen in beiden Systemen gleichzeitig (führt zu Inkonsistenz)
Vertragsänderungen nur im Altsystem (werden im Neusystem nicht reflektiert)
"Mal eben schnell" im Altsystem etwas nachbuchen, weil es dort schneller geht
Tipp: Scrollen Sie zum Download-Bereich fuer alle Vorlagen und Checklisten zu diesem Thema.
Fallback-Szenario definieren
Definieren Sie vorab die Abbruchkriterien:
Mietersalden weichen um mehr als 50 Euro ab und die Ursache ist innerhalb von 5 Werktagen nicht klärbar
Der Zahlungsverkehr (Lastschrifteinzug / Überweisungen) funktioniert nicht fehlerfrei
Mehr als 10 % der Sollstellungen sind fehlerhaft
Dokumente fehlen oder sind falsch zugeordnet
Wenn ein Abbruchkriterium eintritt: Zurück zum Altsystem, Fehler analysieren, zweiten Migrationsversuch planen.
Kommunikation nach außen
Informieren Sie relevante Dritte über den Wechsel:
Banken: Neue Bankverbindung oder neues Buchungssystem, ggf. neue Batch-Booking-Referenzen
Messdienstleister: Neue Datenempfangsadresse, ggf. neues Portal
Steuerberater: Neues Buchungsformat, ggf. neues DATEV-Mapping
Eigentümer: Hinweis auf neues Portal, ggf. neue Zugangsdaten
Mieter: Information über neuen Ansprechpartner-Kanal, neue Kontoverbindung für Überweiser
Phase 6: Go-Live und Nachkontrolle
Die passenden Arbeitsmaterialien stehen Ihnen im Download-Bereich kostenlos zur Verfuegung.
Das Cutover-Wochenende
Wählen Sie ein Wochenende für den finalen Cutover — idealerweise nicht am Monatsende (Sollstellungslauf) und nicht während der Abrechnungssaison. Ein Freitag-bis-Sonntag-Fenster bietet drei Tage Puffer.
Freitag (nach Geschäftsschluss):
Letzten Zahlungsverkehr im Altsystem abschließen
Finalen Datenexport aus dem Altsystem erstellen
Letzte Sicherung des Altsystems anfertigen
Samstag:
Finalen Import in das Neusystem durchführen
Delta-Daten importieren (Buchungen und Änderungen seit dem letzten Testimport)
Saldenabgleich durchführen: Jedes Objekt, jeder Mieter
Zahlungsverkehr im Neusystem testen (Testlauf ohne Ausführung)
Sonntag:
Abschlussprüfung aller kritischen Funktionen
Zugänge für alle Mitarbeiter einrichten und testen
Go-/No-Go-Entscheidung treffen
Bei Go: Altsystem auf "Nur Lesen" setzen
Bei No-Go: Fallback-Plan aktivieren, Altsystem bleibt produktiv
Die ersten 30 Tage
Die ersten vier Wochen nach Go-Live sind entscheidend. Planen Sie erhöhte Kapazität ein — Ihr Team wird langsamer arbeiten, Fragen werden auftauchen, Sonderfälle müssen gelöst werden.
Woche 1: Stabilisierung
Täglicher Saldenabgleich zwischen Neu- und Altsystem
Erste Sollstellungen im Neusystem prüfen
Erste Lastschrifteinzüge überwachen
Hotline zum Softwareanbieter: Reaktionszeit vereinbaren (maximal 4 Stunden)
Feedback-Runde mit dem Team: Was funktioniert, was nicht?
Woche 2: Routineaufbau
Saldenabgleich auf wöchentlich reduzieren (wenn Woche 1 fehlerfrei war)
Erste Mahnläufe im Neusystem testen
Dokumentenworkflows prüfen: Eingangsrechnungen, Korrespondenz
Schulungsbedarf nachsteuern: Wo hakt es im Alltag?
Woche 3-4: Normalisierung
Standard-Workflows sollten routiniert laufen
Sonderfälle dokumentieren und mit dem Anbieter klären
Altsystem weiterhin als Referenz verfügbar halten
Erste Auswertungen und Berichte im Neusystem erstellen
Abschlussbericht erstellen: Was lief gut, was muss verbessert werden?
Praxis-Beispiel: 500-WE-Verwaltung wechselt von Domus zu MieterOS
Die fiktive Hausverwaltung Bergmann & Partner verwaltet 48 Objekte mit insgesamt 520 Wohneinheiten und 35 Gewerbeeinheiten in Berlin und Brandenburg. Seit 2008 arbeitet das Team (12 Mitarbeiter) mit Domus. Das System läuft stabil, aber die fehlende API-Anbindung, der veraltete Dokumentenworkflow und die steigende Unzufriedenheit der Eigentümer mit der Kommunikation geben den Ausschlag für den Wechsel.
Ausgangslage
Datenbestand: 520 WE, 35 GE, ca. 480 aktive Mietverträge, 210 Eigentümer, Buchungshistorie seit 2008
Dokumente: ca. 28.000 Dateien im Domus-Dokumentenspeicher, dazu ca. 5.000 Dateien auf dem Netzlaufwerk
Schmerzpunkte: Kein Eigentümerportal, kein digitaler Rechnungseingang, manuelle Verbrauchsdatenerfassung, kein mobiler Zugriff
Team: 3 Sachbearbeiter Mietverwaltung, 3 Sachbearbeiter WEG, 2 Buchhalter, 1 Hausmeisterkoordination, 2 Assistenz, 1 Geschäftsführer
Zeitplan (16 Wochen)
| Woche | Phase | Aktivität | |---|---|---| | 1-2 | Bestandsaufnahme | Datenquellen identifizieren, Volumen erfassen, Abhängigkeiten dokumentieren | | 3 | Datensicherung | Dreifach-Backup erstellen, Export aus Domus durchführen | | 4-6 | Datenbereinigung | 47 Dubletten bei Mietern gefunden, 12 verwaiste Einheiten bereinigt, 89 fehlende E-Mail-Adressen nachrecherchiert | | 7-8 | Mapping & Testimport | Kontenplan-Mapping Domus → MieterOS, Testimport mit 3 Referenzobjekten | | 8 | Korrektur | Mapping der Umlageschlüssel angepasst (Domus-Kostengruppen → MieterOS-Umlagekategorien), zweiter Testimport | | 9-10 | Schulung | Zwei halbtägige Schulungen für das gesamte Team, aufgeteilt nach Rollen (Sachbearbeitung / Buchhaltung) | | 11 | Cutover | Finaler Import am Wochenende, Saldenabgleich, Go-Entscheidung | | 12-16 | Parallelbetrieb | Domus im Lesemodus, MieterOS produktiv, wöchentlicher Abgleich |
Konkrete Herausforderungen und Lösungen
Problem 1: Domus-Kontenplan passt nicht 1:1 Domus nutzt eine dreistellige Kostengruppen-Systematik, MieterOS arbeitet mit einer hierarchischen Umlagekategorisierung. Das Mapping erforderte zwei Tage Detailarbeit durch die Buchhaltung, unterstützt vom MieterOS-Migrationsteam. Ergebnis: Eine Mapping-Tabelle mit 67 Zuordnungen.
Problem 2: Dokumentenzuordnung Im Domus-Dokumentenspeicher waren ca. 3.000 Dateien keinem Objekt zugeordnet (allgemeine Korrespondenz, Vorlagen, Entwürfe). Die Assistenz hat in einer Woche die relevanten Dokumente manuell zugeordnet, den Rest als "Allgemein" importiert.
Problem 3: Historische Abrechnungen Abrechnungen der Jahre 2008-2018 lagen nur als PDF im Domus-System. Diese wurden als Dokumente importiert und den jeweiligen Abrechnungszeiträumen zugeordnet — nicht als strukturierte Daten, sondern als Archivdokumente.
Problem 4: Team-Widerstand Zwei erfahrene Sachbearbeiterinnen standen dem Wechsel skeptisch gegenüber. Die Geschäftsführung hat sie als "Testpilotinnen" in die Evaluierungsphase eingebunden. Ihr Feedback hat die Konfiguration des Neusystems verbessert — und ihre Skepsis in Engagement verwandelt.
Ergebnis nach 16 Wochen
Vollständiger Datenbestand im Neusystem, alle Salden korrekt
93 % der Dokumente korrekt zugeordnet, 7 % unter "Allgemein" (Nacharbeit geplant)
Eigentümerportal aktiv, 68 % der Eigentümer innerhalb der ersten vier Wochen registriert
Zeitersparnis im Tagesgeschäft: ca. 45 Minuten pro Mitarbeiter und Tag (weniger Systemwechsel, automatisierte Workflows)
Investition: ca. 140 Arbeitsstunden intern (verteilt auf 16 Wochen), plus externe Migrationsunterstützung
Datenimport in MieterOS
In MieterOS starten Sie den Import unter Einstellungen → Datenimport. Der Importassistent führt Sie durch drei Schritte:
Datei hochladen: CSV- oder Excel-Dateien per Drag-and-Drop. Der Assistent erkennt automatisch Trennzeichen, Kodierung und Spaltenstruktur.
Mapping prüfen: Der Assistent schlägt eine Feldzuordnung vor. Sie können jede Zuordnung manuell anpassen. Pflichtfelder werden markiert, fehlende Werte rot hervorgehoben.
Testimport starten: Die Daten werden in eine Testumgebung importiert. Sie erhalten einen Validierungsbericht mit Warnungen (z. B. "12 Mieter ohne E-Mail-Adresse") und Fehlern (z. B. "3 Einheiten ohne Objektzuordnung"). Erst nach Ihrer Freigabe wird der Import in die produktive Umgebung übernommen.
Für die Migration aus Wodis, Domus und Haufe PowerHaus stehen vorkonfigurierte Mapping-Vorlagen bereit, die die häufigsten Feldzuordnungen bereits enthalten.
In MieterOS starten Sie den Import unter Einstellungen → Datenimport. Der Assistent führt Sie durch Mapping, Validierung und Testimport — mit vorkonfigurierten Vorlagen für Wodis, Domus und Haufe PowerHaus.
Ihre Downloads zu diesem Artikel
Migrations-Checkliste HV-Software (PDF)
Migrationsplan HV-Software-Wechsel (Word)
Alle Downloads sind kostenlos. Wir bitten Sie lediglich um Ihre E-Mail-Adresse, damit wir Sie ueber neue Inhalte informieren koennen.
→ [Kostenlos herunterladen](#download)
Ihre Downloads
Alle Downloads sind kostenlos. Bei E-Mail-geschützten Dateien erhalten Sie den Download nach Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse.