DMS-Einführung: Marktübersicht, Anforderungskatalog, Einführungsprojekt für HV-B
DMS als Rückgrat der digitalen Verwaltung
Ein Dokumentenmanagementsystem ist kein Add-on. In einer Hausverwaltung, die täglich mit Mietverträgen, Nebenkostenabrechnungen, Eigentümerbeschlüssen, Handwerkerrechnungen und Behördenschreiben arbeitet, bildet das DMS das operative Rückgrat. Es bestimmt, wie schnell ein Sachbearbeiter den richtigen Vertrag findet, ob die Buchhaltung Belege revisionssicher vorhält und ob ein Objektbetreuer im Außentermin Zugriff auf Grundrisse und Protokolle hat.
Die Realität in vielen Verwaltungen sieht anders aus: Dokumente verteilen sich auf Netzlaufwerke, E-Mail-Postfächer, lokale Festplatten und Papierstapel. Die Folgen sind bekannt — lange Suchzeiten, doppelte Ablage, fehlende Nachvollziehbarkeit und regelmäßige Diskussionen darüber, wo die letzte Version eines Dokuments liegt.
Dieser Artikel führt Sie von der Marktübersicht über den Anforderungskatalog bis zum konkreten Einführungsprojekt. Er richtet sich an Entscheider in Hausverwaltungen, die nicht zum ersten Mal über ein DMS nachdenken — sondern es jetzt umsetzen wollen.
Diese Pruefpunkte koennen Sie als PDF-Checkliste herunterladen -- siehe Downloads am Ende.
Marktübersicht: DMS-Systeme für Hausverwaltungen
Der DMS-Markt in Deutschland ist groß, aber für Hausverwaltungen relevant sind nur wenige Systeme. Die meisten Enterprise-Lösungen sind auf Industrieunternehmen, Kanzleien oder Behörden zugeschnitten. Hausverwaltungen brauchen etwas Spezifischeres: ein System, das sich in die bestehende HV-Software integriert, mit den typischen Dokumenttypen der Branche umgehen kann und die regulatorischen Anforderungen abdeckt.
Die vollständige Checkliste mit allen Prüfpunkten steht Ihnen als kostenloser Download zur Verfügung — siehe Download-Bereich am Ende dieses Artikels.
DocuWare
DocuWare gehört zu den etabliertesten DMS-Anbietern im deutschsprachigen Raum und ist seit 2019 Teil der Ricoh-Gruppe. Das System bietet eine ausgereifte Cloud-Plattform, starke Workflow-Automatisierung und eine breite Palette an Integrationen.
Stärken für HV-Büros:
Leistungsfähige OCR mit intelligenter Indexierung
Workflows für Rechnungsfreigabe und Vertragsverlängerungen
Mobile App für den Außendienst
Umfangreiche API für die Anbindung an Drittsysteme
Schwächen:
Preislich im oberen Segment, vor allem bei vielen Nutzern
Die Konfiguration komplexer Workflows erfordert Fachwissen oder einen zertifizierten Partner
Branchenspezifische Vorlagen für die Hausverwaltung existieren, decken aber nicht alle Spezialfälle ab
Geeignet für: Verwaltungen ab 10 Mitarbeitern mit hohem Dokumentaufkommen und dem Budget für eine professionelle Einrichtung.
ELO Digital Office
ELO ist ein Stuttgarter Unternehmen mit langer Tradition im DMS-Bereich. Die Produktpalette reicht von der Einstiegslösung ELO Office über ELO Professional bis zu ELO Enterprise.
Stärken für HV-Büros:
Modularer Aufbau — Sie zahlen nur, was Sie nutzen
Gute Anbindung an Microsoft-Umgebungen (Outlook, Office)
Revisionssichere Archivierung mit GoBD-Zertifizierung
Branchenmodule für die Immobilienwirtschaft über Partnerunternehmen verfügbar
Schwächen:
Die Benutzeroberfläche wirkt stellenweise in die Jahre gekommen
Die Einrichtung der Branchenmodule erfordert einen spezialisierten ELO-Partner
Cloud-Angebot weniger ausgereift als bei DocuWare
Geeignet für: Verwaltungen, die bereits in einer Microsoft-Umgebung arbeiten und einen schrittweisen Einstieg bevorzugen.
Die zugehoerige Checkliste als Download erleichtert Ihnen die systematische Umsetzung.
ecoDMS
ecoDMS positioniert sich als preisgünstige Alternative zu den großen Anbietern. Die Lizenz ist einmalig und vergleichsweise niedrig, was das System für kleine Verwaltungen attraktiv macht.
Stärken für HV-Büros:
Extrem günstiger Einstiegspreis (Einmallizenz)
Volltextsuche über alle archivierten Dokumente
Einfache Installation, auch auf eigener Hardware
Gute Community und regelmäßige Updates
Schwächen:
Begrenzte Workflow-Funktionen im Vergleich zu DocuWare oder ELO
OCR-Qualität bei komplexen Dokumenten (Handwerkerrechnungen mit unterschiedlichen Layouts) schwächer
Schnittstellen zu HV-Software müssen meist individuell entwickelt werden
Keine native Cloud-Lösung
Geeignet für: Kleine Verwaltungen (1-5 Mitarbeiter), die zuerst die Grundlagen der digitalen Archivierung abdecken wollen.
d.velop
d.velop aus Gescher hat sich vom klassischen DMS-Anbieter zur Plattform für digitale Geschäftsprozesse entwickelt. Die Cloud-Strategie ist konsequent, und mit d.velop documents gibt es ein modernes System, das auf Integrationen setzt.
Stärken für HV-Büros:
Konsequenter Cloud-Ansatz mit deutschem Rechenzentrum
Starke Integration in SAP-Umgebungen (relevant für größere Verwaltungen mit SAP RE-FX)
Digitale Signaturen und Freigabeworkflows nativ integriert
Offene API-Architektur
Schwächen:
Für kleine Verwaltungen ohne SAP-Hintergrund häufig überdimensioniert
Die Stärke in der SAP-Welt bedeutet gleichzeitig: Wer kein SAP nutzt, profitiert weniger
Preismodell auf Basis monatlicher Nutzungsgebühren, was über die Jahre teurer werden kann als Einmallizenzen
Geeignet für: Mittlere und große Verwaltungen, insbesondere wenn SAP oder vergleichbare ERP-Systeme im Einsatz sind.
Integrierte Lösungen: DMS als Teil der Verwaltungssoftware
Ein zunehmend relevanter Ansatz: Statt ein separates DMS neben der Verwaltungssoftware zu betreiben, integrieren einige Anbieter die Dokumentenverwaltung direkt in die HV-Software. Das eliminiert die Schnittstellenproblematik und reduziert die Komplexität für den Anwender.
Vorteile:
Kein Medienbruch zwischen Dokumentenablage und Vorgangsbearbeitung
Dokumente sind automatisch am richtigen Objekt, Mieter oder Vorgang verknüpft
Keine separate Lizenz, kein zweites System, keine zusätzliche Schulung
Updates betreffen immer das Gesamtsystem
Nachteile:
Die DMS-Funktionalität ist typischerweise weniger umfangreich als bei spezialisierten Anbietern
Bei einem Wechsel der Verwaltungssoftware ziehen die Dokumente mit — das kann die Abhängigkeit vom Anbieter erhöhen
Spezialisierte Anforderungen (etwa komplexe Workflow-Automatisierung) stoßen an Grenzen
Geeignet für: Verwaltungen, die eine pragmatische Lösung ohne Integrationsaufwand suchen und deren Anforderungen an das DMS nicht über die Grundfunktionen hinausgehen.
Laden Sie die Checkliste herunter, damit Sie bei der Umsetzung nichts vergessen.
Anforderungskatalog: 30 Kriterien für die DMS-Auswahl
Ein strukturierter Anforderungskatalog schützt vor zwei Fehlern: dem Kauf eines unterdimensionierten Systems und dem Kauf eines überdimensionierten Systems. Beide kosten Geld — der eine durch Nachbesserung, der andere durch ungenutzte Funktionen.
Alle Prüfpunkte als druckbare PDF-Checkliste finden Sie im Download-Bereich unten.
Die folgenden 30 Kriterien sind nach vier Kategorien geordnet. Bewerten Sie jeden Punkt mit "muss", "soll" oder "kann" — und streichen Sie, was für Ihre Verwaltung nicht relevant ist.
Basisfunktionen (1-10)
Volltextsuche: Das System durchsucht den Inhalt aller Dokumente, nicht nur die Dateinamen und Metadaten.
OCR-Erkennung: Gescannte Dokumente und Bild-PDFs werden automatisch in durchsuchbaren Text umgewandelt.
Automatische Verschlagwortung: Das System schlägt auf Basis des Inhalts Schlagworte vor (Dokumenttyp, Objekt, Mieter, Datum).
Versionierung: Änderungen an Dokumenten werden versioniert, ältere Versionen bleiben zugänglich.
Ordnerstruktur und Tags: Dokumente können sowohl hierarchisch (Ordner) als auch thematisch (Tags, Kategorien) organisiert werden.
Vorschau ohne Fremdanwendung: PDFs, Bilder und gängige Office-Formate lassen sich direkt im DMS anzeigen, ohne die jeweilige Anwendung zu öffnen.
Drag-and-Drop-Import: Dokumente können per Drag-and-Drop aus dem Dateisystem oder aus E-Mails importiert werden.
Stapelverarbeitung: Mehrere Dokumente können gleichzeitig importiert, verschlagwortet und zugeordnet werden.
Aufbewahrungsfristen: Das System verwaltet Aufbewahrungsfristen und warnt vor Ablauf oder sperrt die vorzeitige Löschung.
Papierkorb mit Wiederherstellung: Gelöschte Dokumente landen in einem Papierkorb und können innerhalb einer definierten Frist wiederhergestellt werden.
Integrationen (11-18)
Schnittstelle zur HV-Software: Bidirektionale Verbindung zum ERP-System (Stammdaten, Buchungen, Vorgänge).
E-Mail-Archivierung: Eingehende und ausgehende E-Mails werden automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet und archiviert.
Scanner-Anbindung: Direkte Ansteuerung von Dokumentenscannern mit automatischer OCR-Verarbeitung.
Banking-Schnittstelle: Kontoauszüge und Zahlungsbelege können importiert und zugeordnet werden.
DATEV-Export: Buchungsrelevante Belege lassen sich DATEV-konform exportieren — für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
Microsoft-365-Integration: Outlook, Word und Excel sind nahtlos angebunden (Ablage aus Outlook, Bearbeitung in Word, Rückspeicherung).
API für Eigenentwicklungen: Eine dokumentierte REST-API ermöglicht die Anbindung weiterer Systeme.
Portal-Anbindung: Dokumente können über ein Mieter- oder Eigentümerportal bereitgestellt werden (Lesezugriff).
Die vollstaendige Checkliste steht als kostenloser Download bereit -- siehe unten.
Sicherheit und Compliance (19-25)
Revisionssichere Archivierung: Das System erfüllt die Anforderungen der GoBD an die unveränderbare Archivierung.
Zugriffsprotokoll: Jeder Zugriff auf ein Dokument wird protokolliert (wer, wann, welche Aktion).
Rollen- und Rechtekonzept: Zugriffsrechte lassen sich granular steuern — nach Rolle, Abteilung, Objekt oder Dokumenttyp.
Verschlüsselung: Dokumente werden verschlüsselt gespeichert (at rest) und verschlüsselt übertragen (in transit).
DSGVO-Konformität: Personenbezogene Daten können gemäß DSGVO gelöscht werden, ohne die Archivpflicht zu verletzen (Löschkonzept).
Backup-Konzept: Regelmäßige automatische Sicherungen mit dokumentierter Wiederherstellungsprozedur.
Serverstandort Deutschland/EU: Bei Cloud-Lösungen: Daten werden ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU verarbeitet.
Skalierbarkeit und Betrieb (26-30)
Mandantenfähigkeit: Für Verwaltungen, die mehrere rechtlich getrennte Einheiten betreuen, muss das DMS eine saubere Mandantentrennung bieten.
Speicher-Skalierung: Das Speichervolumen lässt sich ohne Systemmigration erweitern.
Performance bei wachsendem Bestand: Die Suchgeschwindigkeit bleibt auch bei hunderttausenden Dokumenten akzeptabel (unter 3 Sekunden).
Offline-Zugriff: Ausgewählte Dokumente können für den Offline-Zugriff synchronisiert werden (relevant für Objektbegehungen).
Update- und Migrationspfad: Der Anbieter hat einen dokumentierten Prozess für Major-Updates und garantiert die Datenmigration bei Versionswechseln.
Einführungsprojekt planen: Das Phasenmodell
Eine DMS-Einführung ist kein IT-Projekt. Es ist ein Organisationsprojekt mit IT-Komponente. Die Software einzurichten dauert Tage. Die Arbeitsweise zu ändern dauert Monate. Wer das unterschätzt, hat nach drei Monaten ein installiertes System, das niemand nutzt.
Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.
Das folgende Phasenmodell hat sich in der Praxis bewährt:
Tipp: Die passende Mustervorlage als Word-Dokument steht im Download-Bereich bereit.
Phase 1: Analyse (4-6 Wochen)
Ziel: Verstehen, was ist, und definieren, was sein soll.
Bestandsaufnahme der aktuellen Dokumentenablage: Wo liegen welche Dokumente? Wie werden sie gesucht? Welche Medienbrüche existieren?
Prozessaufnahme der dokumentenintensiven Abläufe: Rechnungseingang, Mietvertragsverwaltung, Schadensmeldung, Eigentümerkorrespondenz
Interview mit Schlüsselpersonen: Was funktioniert? Was nervt? Was fehlt?
Erstellung des Anforderungskatalogs (siehe oben)
Definition der Projektziele: Was soll sich nach der Einführung konkret verbessert haben? Messbar formulieren.
Ergebnis: Ein Anforderungsdokument, das als Grundlage für die Anbieterauswahl dient.
Phase 2: Auswahl und Pilotplanung (4-6 Wochen)
Ziel: Den richtigen Anbieter finden und die Pilotphase vorbereiten.
Marktrecherche auf Basis des Anforderungskatalogs: Welche Systeme erfüllen die Muss-Kriterien?
Angebotseinholung bei 2-3 Anbietern mit konkretem Pflichtenheft
Referenzgespräche mit anderen Hausverwaltungen, die das jeweilige System nutzen
Testzugang oder Pilotinstallation mit eigenen Daten (keine Demo-Umgebung)
Entscheidung: Welches System wird pilotiert?
Ergebnis: Anbietervertrag mit klar definiertem Leistungsumfang und Zeitplan.
Phase 3: Pilot (6-8 Wochen)
Ziel: Das System unter realen Bedingungen testen — mit begrenztem Risiko.
Auswahl eines Pilotbereichs: Ein Dokumenttyp (z.B. Eingangsrechnungen) oder ein Objektbestand (z.B. drei bis fünf Objekte)
Installation und Grundkonfiguration
Einrichtung der Ordnerstruktur, Schlagworte und Berechtigungen
Import einer repräsentativen Dokumentenmenge
Tägliche Nutzung durch eine kleine Gruppe (3-5 Personen) für die definierten Abläufe
Wöchentliches Feedback-Gespräch: Was funktioniert? Wo hakt es?
Ergebnis: Belastbare Erfahrung mit dem System im Tagesgeschäft. Entscheidung über den Rollout.
Das Muster-Dokument koennen Sie als Word-Datei herunterladen und an Ihre Anforderungen anpassen.
Phase 4: Rollout (8-12 Wochen)
Ziel: Das System auf die gesamte Verwaltung ausweiten.
Schrittweise Einführung weiterer Dokumenttypen und Objektbestände
Schulung aller Mitarbeiter (siehe Abschnitt Schulung)
Migration der Altbestände (siehe Abschnitt Altbestand digitalisieren)
Abschaltung paralleler Ablagesysteme — mit klarem Stichtag
Anpassung der internen Richtlinien: Wo wird künftig abgelegt? Wer verschlagwortet? Wer prüft?
Ergebnis: Das DMS ist das führende System für alle Dokumentenabläufe.
Phase 5: Optimierung (laufend)
Ziel: Das System an die sich verändernden Anforderungen anpassen.
Auswertung der Nutzungsstatistiken: Welche Funktionen werden genutzt, welche nicht?
Nachschulung für Mitarbeiter, die Schwierigkeiten haben
Erweiterung um zusätzliche Integrationen oder Workflows
Regelmäßige Überprüfung der Berechtigungsstruktur
Jährliches Review: Erfüllt das System noch die Anforderungen? Muss nachgerüstet werden?
Pilotphase: Welche Dokumenttypen zuerst?
Die Versuchung ist groß, sofort alles zu digitalisieren. Das ist der sicherste Weg, das Projekt zu überlasten. Stattdessen: Beginnen Sie dort, wo der Leidensdruck am größten und der Dokumenttyp am standardisiertsten ist.
Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.
Diese Vorlage als Word-Dokument: siehe Downloads am Ende.
Eingangsrechnungen: Der beste Startpunkt
Eingangsrechnungen eignen sich aus mehreren Gründen hervorragend für den Piloten:
Hohes Volumen: Jede Verwaltung verarbeitet hunderte Rechnungen pro Monat. Der Nutzen ist sofort spürbar.
Standardisiertes Format: Rechnungen haben eine vorhersehbare Struktur (Datum, Betrag, Absender, Rechnungsnummer). OCR-Engines erzielen hier die besten Ergebnisse.
Klarer Prozess: Eingang → Erfassung → Prüfung → Freigabe → Buchung → Archivierung. Dieser Workflow lässt sich im DMS sauber abbilden.
Messbarkeit: Sie können die Durchlaufzeit vorher und nachher vergleichen. Wenn die Zeit von Rechnungseingang bis Buchung sinkt, ist der Beweis erbracht.
Aktive Mietverträge: Der zweite Schritt
Nach den Rechnungen bieten sich aktive Mietverträge an:
Jeder Sachbearbeiter braucht regelmäßig Zugriff auf den Vertrag — bei Mieterhöhungen, Kündigungen, Rückfragen.
Die Verknüpfung Vertrag → Mieter → Objekt ist die natürliche Struktur eines DMS in der Hausverwaltung.
Vertragsdokumente sind in der Regel gut lesbar und OCR-freundlich.
Was warten kann
Nicht jeder Dokumenttyp eignet sich für den Anfang. Bauakten, historische Eigentümerprotokolle und Grundrisse sind wichtig, aber komplex in der Strukturierung. Handschriftliche Notizen, unsortierte Fotosammlungen von Objektbegehungen und E-Mail-Konvolute aus zehn Jahren erfordern erheblichen Bereinigungsaufwand. Diese Typen gehören in Phase 4 oder 5 — nicht in den Piloten.
Tipp: Scrollen Sie zum Download-Bereich fuer alle Vorlagen und Checklisten zu diesem Thema.
Schulung: Wie Sie Mitarbeiter mitnehmen
Die technische Einrichtung eines DMS dauert Tage. Die Akzeptanz im Team aufzubauen dauert Monate. Das liegt nicht an mangelnder Intelligenz der Mitarbeiter, sondern an einer nachvollziehbaren Dynamik: Menschen bevorzugen das Bekannte. Und das Bekannte — auch wenn es ein chaotisches Netzlaufwerk ist — fühlt sich sicherer an als ein neues System, das man noch nicht beherrscht.
Den Rechner für diese Berechnung finden Sie als Excel-Download am Ende des Artikels.
Widerstände erkennen und ernst nehmen
Die häufigsten Einwände:
"Ich finde meine Dokumente auch so." — Stimmt vielleicht für die eigenen Dateien. Aber was ist mit dem Vertretungsfall? Was, wenn die Kollegin krank ist und der Eigentümer den Vertrag braucht?
"Das ist doch nur mehr Arbeit." — In der Anfangsphase: ja. Langfristig: nein. Das muss ehrlich kommuniziert werden. Wer verspricht, dass alles sofort einfacher wird, verliert Glaubwürdigkeit.
"Mein System funktioniert seit Jahren." — Die relevante Frage ist nicht, ob es für den Einzelnen funktioniert, sondern ob es für die Organisation funktioniert. Und ob es die regulatorischen Anforderungen erfüllt.
Multiplikatoren nutzen
Identifizieren Sie in jedem Team ein bis zwei Personen, die dem neuen System gegenüber aufgeschlossen sind. Schulen Sie diese Personen intensiv — nicht nur in der Bedienung, sondern auch in den Gründen für die Einführung. Diese Multiplikatoren sind im Alltag die erste Anlaufstelle für Fragen. Das entlastet die IT, senkt die Hemmschwelle und sorgt dafür, dass Probleme schnell erkannt werden.
Alle Arbeitshilfen zu diesem Artikel finden Sie gebuendelt im Download-Bereich am Ende.
Schulungsformat: Kurz und praxisnah
Vergessen Sie ganztägige Schulungen mit PowerPoint-Präsentationen. Was funktioniert:
Kick-off (60 Minuten): Warum führen wir ein DMS ein? Was ändert sich? Was bleibt gleich?
Hands-on-Schulung (2 x 90 Minuten): Am eigenen Arbeitsplatz, mit eigenen Dokumenten, für die eigenen Abläufe. Erste Sitzung: Dokumente ablegen und suchen. Zweite Sitzung: Workflows und Spezialfunktionen.
Sprechstunde (wöchentlich, 30 Minuten): Für die ersten vier Wochen nach dem Rollout. Fragen sammeln, Probleme lösen, Tricks zeigen.
Altbestand digitalisieren: Priorisierung und Vorgehen
Die Frage, ob und wie der vorhandene Papierbestand digitalisiert wird, spaltet Verwaltungen. Die eine Fraktion will alles scannen — vom Mietvertrag aus 1987 bis zur Handwerkerrechnung von letztem Dienstag. Die andere Fraktion sagt: Alles, was vor dem Stichtag liegt, bleibt im Aktenordner.
Diese Übersicht steht Ihnen auch als druckbares PDF zur Verfügung — siehe Download-Bereich.
Beide Extreme sind falsch. Der pragmatische Weg liegt dazwischen.
Priorisierung nach Zugriffsfrequenz
Digitalisieren Sie zuerst die Dokumente, auf die Sie regelmäßig zugreifen müssen:
Priorität 1: Aktive Verträge und laufende Vorgänge
Mietverträge aller aktuellen Mieter
Wartungsverträge für laufende Dienstleistungen
Versicherungspolicen
Offene Schadensvorgänge
Priorität 2: Abrechnungsrelevante Unterlagen der letzten drei Jahre
Nebenkostenabrechnungen
Wirtschaftspläne
Eigentümerbeschlüsse
Rechnungen, die noch in der Gewährleistungsfrist liegen
Priorität 3: Archivmaterial
Abgeschlossene Mietverhältnisse (innerhalb der Aufbewahrungsfrist)
Historische Korrespondenz
Altakten
Priorität 3 können Sie auch schrittweise im Hintergrund digitalisieren — oder erst dann, wenn ein Anlass besteht (z.B. ein Rechtsstreit, eine Prüfung oder ein Umzug des Büros).
Die passenden Arbeitsmaterialien stehen Ihnen im Download-Bereich kostenlos zur Verfuegung.
Vorgehen beim Scannen
Scantechnik: Dokumentenscanner mit automatischem Einzug (ADF) sind Pflicht. Flachbettscanner taugen für Einzeldokumente, nicht für Massenverarbeitung. Achten Sie auf eine Auflösung von mindestens 300 dpi und automatische Duplex-Erkennung.
Benennung: Definieren Sie ein einheitliches Schema vor dem Scannen. Beispiel: `[Objektnummer]_[Dokumenttyp]_[Datum]_[Mieter]`. Das erleichtert die spätere Zuordnung, auch wenn die OCR-Erkennung einmal versagt.
Qualitätskontrolle: Stichprobenartig prüfen, ob die OCR-Erkennung korrekt funktioniert. Erfahrungsgemäß liegt die Fehlerquote bei sauber gescannten Dokumenten unter 5 Prozent — bei vergilbtem Papier oder handschriftlichen Vermerken deutlich höher.
Vernichtung der Originale: Nur nach Prüfung der GoBD-Anforderungen (siehe nächster Abschnitt). In vielen Fällen dürfen Papieroriginale nach ordnungsgemäßer Digitalisierung vernichtet werden — aber nicht immer. Notarielle Urkunden und bestimmte Vertragsoriginale müssen im Original aufbewahrt werden.
GoBD-Anforderungen an das DMS
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind für jede Hausverwaltung verbindlich. Sie regeln, wie digitale Dokumente archiviert werden müssen, damit sie steuerrechtlich anerkannt werden.
Alle Details als strukturierte Checkliste zum Abhaken: siehe Downloads unten.
Die zentralen Anforderungen
Unveränderbarkeit: Einmal archivierte Dokumente dürfen nachträglich nicht verändert werden. Das DMS muss sicherstellen, dass keine Manipulation möglich ist — weder durch Nutzer noch durch Administratoren. Technisch gelöst wird das über Prüfsummen (Hashwerte) und Zugriffsprotokollierung.
Nachvollziehbarkeit: Jeder Vorgang muss lückenlos dokumentiert sein. Wer hat wann welches Dokument importiert, wer hat es bearbeitet, wer hat darauf zugegriffen? Das Zugriffsprotokoll des DMS muss diese Fragen beantworten können.
Ordnung: Dokumente müssen systematisch abgelegt und zeitnah auffindbar sein. "Zeitnah" bedeutet in der Praxis: innerhalb von Minuten, nicht innerhalb von Tagen. Ein DMS mit Volltextsuche erfüllt diese Anforderung in der Regel problemlos.
Zeitgerechte Erfassung: Dokumente müssen zeitnah nach Eingang archiviert werden. Die GoBD spricht von "möglichst unmittelbar". In der Praxis bedeutet das: spätestens am nächsten Arbeitstag. Ein automatischer Import aus dem E-Mail-Postfach oder vom Scanner erfüllt diese Vorgabe am zuverlässigsten.
Aufbewahrungsfristen: Das DMS muss unterschiedliche Fristen verwalten können — sechs Jahre für Geschäftsbriefe, zehn Jahre für Buchungsbelege. Es muss die vorzeitige Löschung verhindern und gleichzeitig nach Fristablauf die datenschutzkonforme Löschung ermöglichen (DSGVO).
Verfahrensdokumentation
Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Ihr DMS eingerichtet ist und wie die Prozesse ablaufen. Diese Dokumentation muss enthalten:
Beschreibung des Systems (Software, Version, Konfiguration)
Beschreibung der Abläufe (Erfassung, Verschlagwortung, Archivierung, Löschung)
Berechtigungskonzept (wer darf was)
Backup- und Wiederherstellungskonzept
Protokollierung und Prüfmechanismen
Die Verfahrensdokumentation muss nicht hundert Seiten umfassen. Sie muss aber vollständig und aktuell sein. Viele DMS-Anbieter liefern Vorlagen mit, die Sie an Ihre Gegebenheiten anpassen können.
Ersetzend scannen: Wann dürfen Papieroriginale vernichtet werden?
Seit der Neufassung der GoBD 2019 ist das ersetzende Scannen grundsätzlich zulässig: Sie dürfen Papierdokumente nach ordnungsgemäßer Digitalisierung vernichten — sofern der Scanprozess in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist und das digitale Dokument den Anforderungen an Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit genügt.
Ausnahmen: Notarielle Urkunden, eröffnete Testamente, Gerichtsbeschlüsse und bestimmte Vertragsoriginale (insbesondere solche mit eigenhändiger Unterschrift, deren Original rechtserheblich ist) sollten Sie auch nach dem Scannen im Original aufbewahren. Im Zweifel: Fragen Sie Ihren Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.
In MieterOS speichern Sie Dokumente direkt am Objekt, Mieter oder Vorgang. Die integrierte Volltextsuche und automatische Verschlagwortung ersetzen ein separates DMS — konfigurierbar unter Einstellungen → Dokumentenmanagement. Dokumente werden revisionssicher archiviert, Aufbewahrungsfristen automatisch verwaltet, und die GoBD-konforme Verfahrensdokumentation wird vom System unterstützt. Damit sparen Sie sich die Integration zweier getrennter Systeme, die separate Lizenz und die doppelte Schulung.
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