Cloud vs. On-Premise: Entscheidungskriterien für HV-Büros unter 20 Mitarbeitern

Cloud vs. On-Premise: Entscheidungskriterien für HV-Büros unter 20 Mitarbeitern

Die Frage, die sich nicht mehr aufschieben lässt

In Gesprächen mit Hausverwaltungen fällt ein Satz regelmäßig: „Unser Server steht im Keller, der läuft seit acht Jahren, und solange der läuft, fassen wir das nicht an." Der Satz ist verständlich. Er ist auch gefährlich.

Denn der Server im Keller läuft — bis er nicht mehr läuft. Ein Festplattendefekt, ein Ransomware-Angriff, ein Wasserschaden im Serverraum, und plötzlich steht die gesamte Verwaltung still. Keine Mietbuchhaltung, keine Eigentümerabrechnung, keine E-Mails. Der Wiederherstellungsaufwand beträgt im günstigsten Fall Tage, im schlimmsten Fall Wochen.

Gleichzeitig wächst der Druck von außen. Mieter erwarten ein Portal, Eigentümer wollen Dokumente online abrufen, Handwerker sollen digital beauftragt werden. All das erfordert Infrastruktur, die rund um die Uhr verfügbar, von überall erreichbar und aktuell gehalten ist. Der Server im Keller kann das — theoretisch. Praktisch fehlen in einem HV-Büro mit 8 oder 15 Mitarbeitern die Ressourcen, um das dauerhaft sicherzustellen.

Die Entscheidung zwischen Cloud und On-Premise ist deshalb keine technische Glaubensfrage. Sie ist eine betriebswirtschaftliche Abwägung mit klaren Parametern.

Tipp: Laden Sie die Checkliste herunter und arbeiten Sie jeden Punkt ab.

Total Cost of Ownership: Die echten Kosten über fünf Jahre

Der häufigste Denkfehler bei der Kalkulation: Nur die sichtbaren Kosten vergleichen. Die Cloud-Lizenz kostet 500 Euro im Monat, der eigene Server einmalig 8.000 Euro — also ist On-Premise billiger. Diese Rechnung ignoriert fast alles, was relevant ist.

Die vollständige Checkliste mit allen Prüfpunkten steht Ihnen als kostenloser Download zur Verfügung — siehe Download-Bereich am Ende dieses Artikels.

On-Premise: Die versteckten Posten

| Position | Kosten (5 Jahre) | |---|---| | Server-Hardware (Anschaffung + Ersatz nach 3-4 Jahren) | 12.000 – 18.000 € | | USV (unterbrechungsfreie Stromversorgung) | 1.500 – 3.000 € | | Betriebssystem- und Datenbanklizenzen | 3.000 – 8.000 € | | IT-Dienstleister (Wartung, Updates, Troubleshooting) | 12.000 – 24.000 € | | Backup-Lösung (Hardware + Software + Offsite-Kopie) | 3.000 – 6.000 € | | Stromkosten (Server 24/7) | 2.500 – 4.000 € | | Gesamt | 34.000 – 63.000 € |

Dazu kommen Kosten, die schwer bezifferbar sind: der Produktivitätsverlust bei Ausfällen, die Zeit, die der Geschäftsführer mit IT-Problemen verbringt statt mit Akquise, das Risiko eines Totalausfalls ohne schnelle Wiederherstellung.

Alle Pruefpunkte als druckbare PDF-Checkliste im Download-Bereich.

Cloud: Transparente Kalkulation

| Position | Kosten (5 Jahre) | |---|---| | Monatliche Lizenz (abhängig von Nutzerzahl und Funktionsumfang) | 24.000 – 48.000 € | | Einrichtung und Datenmigration | 2.000 – 5.000 € | | Schulung | 1.000 – 3.000 € | | Gesamt | 27.000 – 56.000 € |

Die Spannbreiten überlappen sich. Das ist kein Zufall: Für Büros mit weniger als 20 Mitarbeitern liegt die Cloud preislich im gleichen Bereich wie On-Premise — bei deutlich geringerem Betriebsrisiko.

Sicherheit: Wo liegen die Daten — und wer schützt sie?

Das Sicherheitsargument wird in beide Richtungen bemüht. „In der Cloud hat jeder Zugriff auf unsere Daten" gegen „Der eigene Server wird nie gepatcht." Beides sind Karikaturen. Die Realität ist differenzierter.

Alle Arbeitshilfen zu diesem Artikel finden Sie gebuendelt im Download-Bereich am Ende.

On-Premise

Vorteile: Die Daten verlassen das Büro nicht. Sie haben die physische Kontrolle über den Server. Kein Dritter hat Zugang.

Risiken: Wer patcht den Server? Wie oft? Wer überwacht die Firewall? Gibt es ein Intrusion-Detection-System? In den meisten HV-Büros unter 20 Mitarbeitern lautet die Antwort auf alle drei Fragen: „Unser IT-Dienstleister kommt einmal im Quartal." Das ist für professionelle IT-Sicherheit unzureichend. Sicherheitslücken in Windows Server, SQL-Datenbanken oder VPN-Gateways werden wöchentlich veröffentlicht. Wer quartalsweise patcht, hat durchschnittlich 45 offene Schwachstellen.

Cloud

Vorteile: Professionelle Cloud-Anbieter betreiben Rechenzentren mit ISO-27001-Zertifizierung, redundanter Stromversorgung, physischer Zugangskontrolle und automatischen Updates. Sicherheitslücken werden innerhalb von Stunden geschlossen, nicht innerhalb von Quartalen. DDoS-Schutz, Verschlüsselung at rest und in transit sowie Multi-Faktor-Authentifizierung sind Standard.

Risiken: Sie geben die Kontrolle über den physischen Speicherort ab. Sie müssen dem Anbieter vertrauen. Und Sie müssen prüfen: Wo steht das Rechenzentrum?

Tipp: Scrollen Sie zum Download-Bereich fuer alle Vorlagen und Checklisten zu diesem Thema.

DSGVO: Rechenzentrum in Deutschland ist Pflicht

Für Hausverwaltungen ist die DSGVO-Konformität nicht verhandelbar. Sie verarbeiten personenbezogene Daten von Mietern, Eigentümern und Dienstleistern. Das bedeutet:

Alle Prüfpunkte als druckbare PDF-Checkliste finden Sie im Download-Bereich unten.

Auftragsverarbeitung: Jeder Cloud-Anbieter, der personenbezogene Daten für Sie verarbeitet, braucht einen AV-Vertrag (Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO). Prüfen Sie: Liegt ein aktueller AV-Vertrag vor? Sind die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) dokumentiert?

Rechenzentrumsstandort: Daten von Mietern und Eigentümern sollten in einem Rechenzentrum innerhalb der EU verarbeitet werden — idealerweise in Deutschland. Anbieter mit Rechenzentren in den USA unterliegen dem CLOUD Act, der US-Behörden Zugriff ermöglicht. Das ist mit der DSGVO schwer vereinbar.

Löschkonzept: Können Daten auf Anforderung vollständig gelöscht werden? Auch aus Backups? Klären Sie das vor Vertragsabschluss.

Verfügbarkeit: 99,9% SLA vs. eigener Server

99,9 Prozent Verfügbarkeit klingt nach Perfektion. Es bedeutet aber: bis zu 8,76 Stunden Ausfall pro Jahr. Das ist die untere Grenze, die ein seriöser Cloud-Anbieter garantiert. Viele bieten 99,95% oder mehr.

Zum Vergleich: Ein eigener Server ohne Redundanz hat keine garantierte Verfügbarkeit. Ein Hardwaredefekt an einem Freitagabend bedeutet im besten Fall Reparatur am Montag — wenn der IT-Dienstleister verfügbar ist. Im schlechtesten Fall Ersatzbeschaffung innerhalb einer Woche.

Die Frage ist nicht: Kann ein eigener Server 99,9% erreichen? Die Frage ist: Können Sie das mit Ihrem Budget und Ihrem Team sicherstellen?

Für ein Büro mit 20 Mitarbeitern, das keinen eigenen IT-Administrator beschäftigt, lautet die ehrliche Antwort: Nein.

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Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit

Ein Server, der heute für 500 Einheiten ausreicht, ist bei 800 Einheiten am Limit. Mehr RAM, größere Festplatten, schnellere CPU — das sind Investitionen, die geplant, bestellt und installiert werden müssen. Typische Vorlaufzeit: zwei bis vier Wochen.

Tipp: Laden Sie sich die Checkliste herunter und haken Sie jeden Punkt bei der nächsten Umsetzung ab.

In der Cloud skalieren Sie per Konfiguration. Mehr Nutzer? Mehr Speicher? Zusätzliches Modul? Ein Klick, eine geänderte Lizenz. Die Infrastruktur wächst mit Ihrem Bestand.

Das gilt auch umgekehrt: Wenn Sie einen Verwaltungsbestand abgeben, können Sie Cloud-Lizenzen reduzieren. Bei einem eigenen Server bleibt die Hardware stehen — inklusive laufender Wartungskosten.

Praxisbeispiel: Verwaltung Krüger, 12 Mitarbeiter

Die Verwaltung Krüger in einer mittelgroßen Stadt verwaltet 1.200 Einheiten mit 12 Mitarbeitern. Bis 2024 lief die Software auf einem eigenen Server im Büro. Die Erfahrung: Zwei Serverausfälle in drei Jahren (einmal Festplatte, einmal Netzteil), jeweils ein Tag Produktivitätsverlust. Backup lag auf einer externen Festplatte im gleichen Gebäude — bei einem Brand wäre alles weg gewesen. IT-Kosten: rund 1.100 Euro monatlich (Dienstleister, Lizenzen, Strom).

Nach dem Wechsel auf eine Cloud-Lösung: Null Ausfälle in 14 Monaten. Zugriff vom Homeoffice ohne VPN-Konfiguration. Automatische Updates ohne Wartungsfenster. Monatliche Kosten: 890 Euro inklusive aller Lizenzen. Die Geschäftsführerin rechnet vor: „Die Kostenersparnis ist schön. Aber der eigentliche Gewinn ist, dass ich mich nicht mehr mit IT beschäftigen muss."

Fazit: Für die meisten HV-Büros ist Cloud die pragmatische Wahl

Es gibt Szenarien, in denen On-Premise sinnvoll ist: große Verwaltungen mit eigener IT-Abteilung, regulatorische Sonderanforderungen, bestehende Infrastruktur mit langer Restlaufzeit. Für Büros unter 20 Mitarbeitern ohne dediziertes IT-Personal überwiegen die Vorteile der Cloud: planbare Kosten, professionelle Sicherheit, Verfügbarkeit ohne eigene Server-Administration und Skalierbarkeit ohne Hardware-Investition.

Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.

Empfehlung: Für eine individuelle Bewertung Ihrer Infrastruktur empfehlen wir die Beratung durch einen IT-Berater mit Branchenerfahrung in der Immobilienwirtschaft. Gern vermitteln wir einen passenden Experten aus unserem Netzwerk.

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