Datenmigration Schritt für Schritt: Stammdaten, Verträge, Belege aus Altsystem ü
Migration ist Projektarbeit
Eine Datenmigration ist kein technischer Vorgang, den man nebenbei erledigt. Sie ist ein Projekt mit Planung, Abhängigkeiten, Risiken und einem klaren Zeitrahmen. Wer die Migration als "IT-Aufgabe" an den Systemadministrator delegiert, wird scheitern -- denn die entscheidenden Fragen sind fachlicher Natur: Welche Daten brauchen wir? Welche können wir bereinigen? Welche lassen wir zurück?
Dieser Artikel führt Sie durch acht Schritte, von der Analyse Ihrer Altdaten bis zur Nachbereitung im Neusystem. Jeder Schritt enthält konkrete Handlungsanweisungen, typische Fehler und Praxishinweise. Am Ende finden Sie eine vollständige Checkliste, die Sie als Projektleitfaden verwenden können.
Die Reihenfolge ist nicht willkürlich: Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Überspringen Sie keinen.
Praktisch: Diese Pruefpunkte gibt es auch als ausfuellbare PDF-Checkliste -- siehe unten.
Schritt 1: Datenanalyse im Altsystem
Bevor Sie irgendetwas exportieren, müssen Sie wissen, was Sie haben. Das klingt selbstverständlich, ist es aber nicht. Die meisten Verwaltungen nutzen ihr System seit Jahren und haben längst den Überblick verloren, welche Daten wo stecken.
Die vollständige Checkliste mit allen Prüfpunkten steht Ihnen als kostenloser Download zur Verfügung — siehe Download-Bereich am Ende dieses Artikels.
Was Sie erfassen müssen
Erstellen Sie eine Inventarliste mit folgenden Kategorien:
Stammdaten:
Anzahl Objekte (Mietverwaltung, WEG, Gewerbe, gemischt)
Anzahl Wirtschaftseinheiten und Verwaltungseinheiten
Anzahl aktive Mieter, Eigentümer, Interessenten
Anzahl Kreditoren und Dienstleister
Verteilerschlüssel und Umlageschlüssel pro Objekt
Vertragsdaten:
Anzahl aktive Mietverträge (mit Laufzeit, Staffel, Index)
Anzahl beendete Mietverträge (für Historienübernahme relevant)
WEG-Verwaltungsverträge und Sondervereinbarungen
Gewerbemietverträge mit Umsatzsteuer-Option
Buchungsdaten:
Aktueller Buchungszeitraum und Vorperioden
Offene Posten: Mietrückstände, Nachzahlungsforderungen, Gutschriften
Kautionskonten: Höhe, Anlageform, Verzinsung
WEG-Rücklagen: Stand, Entwicklung, Sonderumlagen
Dokumente:
Speicherort: In der Datenbank, im Dateisystem, in einem DMS?
Dateiformate: PDF, TIFF, Word, Excel?
Verknüpfung: Sind Dokumente Objekten, Einheiten oder Vorgängen zugeordnet?
Volumen: Wie viele Dateien, wie viel Speicherplatz?
Historische Abrechnungsdaten:
Betriebskostenabrechnungen der letzten drei bis zehn Jahre
Hausgeldabrechnungen und Wirtschaftspläne
Heizkostenabrechnungen (extern oder intern erstellt)
Datenqualität bewerten
Nutzen Sie die Bestandsaufnahme, um die Qualität Ihrer Daten einzuschätzen. Prüfen Sie stichprobenartig:
Gibt es Dubletten bei Mietern oder Kreditoren?
Fehlen Pflichtfelder (z. B. Geburtsdatum bei Mietern, Steuernummer bei Kreditoren)?
Sind inaktive Datensätze als solche markiert, oder schwimmen sie im Bestand mit?
Stimmen die Zuordnungen (Mieter zu Einheit, Einheit zu Objekt)?
Dokumentieren Sie die Ergebnisse. Sie brauchen diese Information für Schritt 4 (Datenbereinigung) und für die Aufwandsschätzung.
Schritt 2: Export vorbereiten
Jetzt geht es ans Eingemachte. Sie müssen Ihre Daten aus dem Altsystem herausbekommen -- und das ist bei weitem nicht so einfach, wie es klingt.
Alle Prüfpunkte als druckbare PDF-Checkliste finden Sie im Download-Bereich unten.
Exportformate
Die drei gängigen Wege:
CSV (Comma-Separated Values): Das universelle Austauschformat. Jedes System kann CSV exportieren und importieren. Der Haken: CSV kennt keine Datentypen. Ein Datum ist einfach ein Text, eine Zahl ist ein Text, eine Bankverbindung ist ein Text. Ob 01.03.2026 als 1. März oder 3. Januar interpretiert wird, hängt von den Einstellungen ab. Prüfen Sie bei jedem CSV-Export: Trennzeichen (Semikolon oder Komma?), Zeichenkodierung (UTF-8 oder ANSI?), Dezimaltrennzeichen (Komma oder Punkt?), Datumsformat.
XML (Extensible Markup Language): Strukturierter als CSV, weil Felder benannt und verschachtelt sind. Manche Systeme bieten einen XML-Export, der Relationen zwischen Datensätzen erhält. Wenn verfügbar, ist XML dem CSV-Export vorzuziehen.
Proprietäre Formate: Manche Anbieter exportieren in eigenen Formaten, die nur das eigene System oder zertifizierte Partner lesen können. Das ist die schlechteste Ausgangslage, weil Sie vom Anbieter abhängig sind.
Die vollstaendige Checkliste steht als kostenloser Download bereit -- siehe unten.
Wenn der Export fehlt
Was tun Sie, wenn Ihr Altsystem keinen brauchbaren Export bietet? Vier Optionen:
Datenbank-Direktzugriff: Wenn Sie (oder Ihr IT-Dienstleister) Zugriff auf die zugrunde liegende Datenbank haben (SQL Server, PostgreSQL, Firebird, Access), können Sie die Daten direkt per SQL-Abfrage extrahieren. Voraussetzung: Sie kennen das Datenbankschema, oder der Anbieter dokumentiert es.
Berichts-Export als Workaround: Viele Systeme bieten Listendruck oder Berichtsexport. Exportieren Sie Mieterlisten, Objektlisten, offene Posten -- als Excel oder PDF. Aus Excel lässt sich eine Import-CSV ableiten. Aus PDF wird es mühsamer, aber machbar.
API-Zugriff: Modernere Systeme bieten eine Programmierschnittstelle (REST-API). Darüber können Sie Daten systematisch und automatisiert auslesen. Fragen Sie Ihren Anbieter.
Manuelle Erfassung: Wenn alle Stricke reißen -- etwa bei sehr kleinen Verwaltungen mit unter 50 Einheiten --, ist die Neuerfassung im Zielsystem manchmal schneller als jeder Workaround. Nicht elegant, aber ehrlich.
Praxistipp
Exportieren Sie nie nur einmal. Machen Sie mindestens drei Exporte zu unterschiedlichen Zeitpunkten und vergleichen Sie die Ergebnisse. So erkennen Sie Inkonsistenzen in der Exportfunktion und haben eine Basis für spätere Prüfsummen.
Schritt 3: Datenmapping
Datenmapping ist die Übersetzungsarbeit: Welches Feld im Altsystem entspricht welchem Feld im Neusystem? Das klingt mechanisch, erfordert aber fachliches Verständnis.
Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.
Warum Mapping nicht trivial ist
Altsystem und Neusystem verwenden unterschiedliche Datenmodelle. Ein Beispiel:
| Altsystem (Wodis Sigma) | Neusystem (MieterOS) | Kommentar | |--------------------------|----------------------|-----------| | Objekt-Nr. | Objekt-ID | 1:1, einfach | | Einheitentyp (1=Wohnung, 2=Gewerbe, 3=Stellplatz) | Nutzungsart (RESIDENTIAL, COMMERCIAL, PARKING) | Werte-Mapping nötig | | Mieter-Vorname + Mieter-Nachname | Name (ein Feld) | Felder zusammenführen | | Kaltmiete + NK-Vorauszahlung + HK-Vorauszahlung | Gesamtmiete (Einzelkomponenten als Unterpositionen) | Strukturunterschied | | Vertragsbeginn | mietvertrag.beginn | Format prüfen (DD.MM.YYYY vs. ISO 8601) |
Mapping-Tabelle erstellen
Legen Sie eine Excel-Tabelle an mit folgenden Spalten:
Quellfeld (Name im Altsystem)
Quellformat (Text, Zahl, Datum, Auswahlliste)
Zielfeld (Name im Neusystem)
Zielformat (Datentyp und erlaubte Werte)
Transformation (keine / Werte-Mapping / Zusammenführung / Berechnung)
Status (offen / geklärt / problematisch)
Gehen Sie diese Tabelle Datenkategorie für Datenkategorie durch: Stammdaten, Vertragsdaten, Buchungsdaten, Dokumente. Für jeden problematischen Fall dokumentieren Sie die Entscheidung.
Die zugehoerige Checkliste als Download erleichtert Ihnen die systematische Umsetzung.
Typische Mapping-Probleme
Fehlende Zielfelder: Das Altsystem hat ein Feld "Bemerkung zum Mieter", das Neusystem kennt nur ein allgemeines Notizfeld. Wohin damit? Klären Sie das mit dem Neusystem-Anbieter.
Unterschiedliche Wertelisten: Altsystem kennt zehn Nutzungsarten, Neusystem kennt fünf. Sie müssen die zehn auf fünf zuordnen und dabei fachlich entscheiden, was wohin passt.
Fehlende Quellfelder: Das Neusystem verlangt ein IBAN-Format, im Altsystem stehen noch alte Kontonummern und Bankleitzahlen. Die Konvertierung muss vorab erfolgen.
Mehrfach-Relationen: Ein Mieter hat drei Verträge in drei Objekten. Im Altsystem ist das ein Datensatz mit drei Verträgen. Im Neusystem sind es drei separate Mieter-Datensätze mit Verknüpfung. Oder umgekehrt.
Schritt 4: Datenbereinigung
Die Migration ist die beste Gelegenheit, die Sie je hatten, Ihren Datenbestand aufzuräumen. Nutzen Sie sie. Alles, was Sie jetzt nicht bereinigen, schleppen Sie ins Neusystem mit -- und dort wird es nicht besser.
Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.
Dubletten finden und zusammenführen
Suchen Sie nach Mietern, die unter verschiedenen Schreibweisen existieren: "Müller, Hans" und "Mueller Hans" und "H. Müller". Nutzen Sie die Exportlisten und sortieren Sie nach Name, Geburtsdatum oder Adresse. Führen Sie Dubletten im Altsystem zusammen, bevor Sie exportieren.
Gleiches gilt für Kreditoren: Ist "Sanitär Maier GmbH" identisch mit "Maier Sanitär" und "Maier GmbH, Abt. Sanitär"? In der Praxis finden Verwaltungen regelmäßig 5 bis 15 Prozent Dubletten in ihren Kreditorenstammdaten.
Fehlende Pflichtfelder ergänzen
Das Neusystem wird Felder verlangen, die im Altsystem leer sind. Häufige Kandidaten:
IBAN (statt alter Kontonummer)
Steuernummer oder USt-IdNr. bei Kreditoren
Geburtsdatum bei Mietern
Energieausweis-Daten bei Objekten
PLZ und Ort in getrennten Feldern (statt als Freitext)
Erstellen Sie eine Arbeitsliste: Welche Felder fehlen bei wie vielen Datensätzen? Priorisieren Sie: Pflichtfelder im Neusystem zuerst, Nice-to-have-Felder später.
PLZ und Orte normalisieren
Adressen sind ein Dauerbrenner. "Frankfurt" kann Frankfurt am Main oder Frankfurt (Oder) sein. "München" und "Muenchen" und "80331 München" sind drei verschiedene Schreibweisen. Normalisieren Sie Postleitzahlen und Ortsbezeichnungen gegen eine amtliche PLZ-Datenbank.
Laden Sie die Checkliste herunter, damit Sie bei der Umsetzung nichts vergessen.
Inaktive Datensätze archivieren
Mieter, die vor zehn Jahren ausgezogen sind und keine offenen Posten haben: Brauchen Sie die im Neusystem? In den meisten Fällen nicht. Archivieren Sie diese Datensätze im Altsystem und exportieren Sie nur den aktiven Bestand. Historische Daten können Sie separat sichern, falls Sie sie später einmal brauchen.
Schritt 5: Testimport
Importieren Sie niemals Ihren gesamten Bestand auf einen Schlag. Starten Sie mit einer kleinen, repräsentativen Teilmenge.
Den Rechner für diese Berechnung finden Sie als Excel-Download am Ende des Artikels.
Testobjekt auswählen
Wählen Sie ein Objekt, das möglichst viele Sonderfälle abdeckt:
Mischnutzung (Wohnung + Gewerbe + Stellplatz)
Mindestens ein Mietvertrag mit Staffelmiete oder Indexklausel
Mindestens ein Mieter mit Kautionskonto
Offene Posten und mindestens einen laufenden Mahnfall
Verknüpfte Dokumente (Vertrag, Protokoll, Korrespondenz)
Testimport durchführen
Importieren Sie das Testobjekt mit allen zugehörigen Daten ins Neusystem. Dokumentieren Sie:
Wie lange dauert der Import?
Welche Fehlermeldungen treten auf?
Welche Felder werden nicht korrekt übernommen?
Sind die Relationen (Mieter zu Vertrag zu Einheit) intakt?
Stichprobe prüfen
Vergleichen Sie die importierten Daten manuell mit dem Altsystem:
Stimmt der Name des Mieters?
Stimmt die Kaltmiete?
Stimmt der Kontostand (Soll vs. Haben)?
Ist das Kautionskonto mit dem richtigen Betrag angelegt?
Sind die Dokumente zugeordnet und lesbar?
Prüfen Sie nicht nur, ob Daten angekommen sind, sondern ob sie richtig angekommen sind. Ein importierter Mietvertrag mit falschem Mietbeginn ist schlimmer als ein fehlender, weil er lange unbemerkt bleibt.
Im Download-Bereich finden Sie eine fertige Word-Vorlage fuer diesen Anwendungsfall.
Korrekturschleife
In der Praxis brauchen Sie zwei bis fünf Durchläufe, bis der Testimport sauber durchgeht. Jeder Durchlauf deckt neue Probleme auf: ein Feld, das falsch gemappt ist; ein Sonderzeichen, das den Import abbricht; eine Verknüpfung, die fehlt. Das ist normal. Planen Sie diese Iteration ein.
Schritt 6: Vollständiger Import
Wenn der Testimport zuverlässig funktioniert, ist es Zeit für den vollständigen Import. Aber: Nicht einfach auf "Start" klicken. Die Vorbereitung entscheidet.
Diese Übersicht steht Ihnen auch als druckbares PDF zur Verfügung — siehe Download-Bereich.
Timing
Führen Sie den Import an einem Wochenende oder über einen Feiertag durch. Gründe:
Während des Imports darf niemand im Altsystem buchen, sonst stimmen die exportierten Daten nicht mehr.
Wenn etwas schiefgeht, haben Sie einen Tag Puffer, bevor das Team am Montag arbeiten muss.
Die Server-Last ist geringer, was bei großen Datenmengen den Import beschleunigt.
Exportsperre im Altsystem
Ab dem Zeitpunkt des finalen Exports darf im Altsystem nichts mehr verändert werden. Kommunizieren Sie das klar an alle Mitarbeiter: "Ab Freitag, 18:00 Uhr werden keine Buchungen, Stammdatenänderungen oder Dokumenten-Uploads mehr durchgeführt." Am besten entziehen Sie die Schreibrechte technisch, statt sich auf Ansagen zu verlassen.
Team-Kommunikation
Informieren Sie Ihr Team über den konkreten Ablauf:
Wann wird das Altsystem gesperrt?
Wann soll das Neusystem verfügbar sein?
Wer ist am Wochenende erreichbar, falls Probleme auftreten?
Was passiert, wenn der Import fehlschlägt (Fallback-Plan)?
Das Muster-Dokument koennen Sie als Word-Datei herunterladen und an Ihre Anforderungen anpassen.
Zugriffsrechte
Richten Sie die Benutzerkonten und Berechtigungen im Neusystem vor dem Import ein. Nicht danach. Ihre Mitarbeiter sollen am Montagmorgen einloggen und arbeiten können, statt auf die IT zu warten.
Import durchführen
Starten Sie den Import, protokollieren Sie den Fortschritt und dokumentieren Sie jede Fehlermeldung. Wenn der Import in Chargen läuft (Objekt für Objekt), prüfen Sie nach jeder Charge die Stichproben aus Schritt 5. Brechen Sie ab, wenn systematische Fehler auftreten -- besser ein verschobener Go-Live als ein korrupter Datenbestand.
Schritt 7: Validierung
Der Import ist durch. Die Daten sind im Neusystem. Jetzt kommt der Schritt, den die meisten unterschätzen: die systematische Prüfung.
Alle Details als strukturierte Checkliste zum Abhaken: siehe Downloads unten.
Automatisierte Prüfsummen
Vergleichen Sie aggregierte Kennzahlen zwischen Alt- und Neusystem:
| Prüfgröße | Altsystem | Neusystem | Differenz | |------------|-----------|-----------|-----------| | Anzahl Objekte | 47 | 47 | 0 | | Anzahl aktive Einheiten | 1.247 | 1.247 | 0 | | Anzahl aktive Mietverträge | 1.189 | 1.189 | 0 | | Summe Sollmieten (Monat) | 487.322,40 EUR | 487.322,40 EUR | 0,00 EUR | | Summe offene Posten | 23.891,17 EUR | 23.891,17 EUR | 0,00 EUR | | Summe Kautionskonten | 312.450,00 EUR | 312.450,00 EUR | 0,00 EUR | | Summe WEG-Rücklagen | 891.003,22 EUR | 891.003,22 EUR | 0,00 EUR |
Jede Abweichung ungleich null muss erklärt werden. Keine Ausnahmen. Eine Differenz von 0,01 EUR bei den offenen Posten deutet auf ein Rundungsproblem hin. Eine Differenz von 5.000 EUR deutet auf fehlende Datensätze hin. Beides muss geklärt werden, bevor Sie produktiv arbeiten.
Stichprobe Verträge
Ziehen Sie zehn bis zwanzig Verträge zufällig und vergleichen Sie Feld für Feld:
Vertragspartner korrekt?
Mietbeginn und -ende korrekt?
Mietkomponenten (Kaltmiete, NK-Vorauszahlung, HK-Vorauszahlung) korrekt?
Staffelmiete oder Indexklausel korrekt hinterlegt?
Kaution korrekt zugeordnet?
Tipp: Die passende Mustervorlage als Word-Dokument steht im Download-Bereich bereit.
Stichprobe Buchungen
Wählen Sie fünf Objekte und vergleichen Sie die Kontoblätter der letzten drei Monate:
Stimmen die Sollstellungen?
Sind Zahlungseingänge korrekt zugeordnet?
Sind Umbuchungen und Korrekturen übernommen?
Stichprobe Dokumente
Öffnen Sie pro Objekt drei bis fünf Dokumente:
Ist das Dokument lesbar (nicht nur ein leerer Platzhalter)?
Ist es dem richtigen Objekt, der richtigen Einheit und dem richtigen Vorgang zugeordnet?
Stimmt das Dateidatum?
Schritt 8: Nacharbeiten
Kein Import ist perfekt. Planen Sie zwei bis vier Wochen Nacharbeit ein. In dieser Phase werden Sie:
Fehlende Dokumente nachscannen
Nicht alle Dokumente lassen sich automatisiert migrieren. Handschriftliche Notizen, alte Faxe, Originale im Ordner -- all das muss gescannt und im Neusystem zugeordnet werden. Priorisieren Sie: Aktive Verträge und laufende Vorgänge zuerst.
Relationen manuell prüfen
Manche Verknüpfungen gehen beim Import verloren: Ein Dokument, das im Altsystem einem Vorgang zugeordnet war, liegt im Neusystem im allgemeinen Dokumentenordner. Ein Kreditor, der im Altsystem einem Rahmenvertrag zugeordnet war, hat im Neusystem keine Verknüpfung mehr. Gehen Sie die wichtigsten Relationen systematisch durch.
Tipp: Scrollen Sie zum Download-Bereich fuer alle Vorlagen und Checklisten zu diesem Thema.
Einstellungen und Vorlagen anpassen
Das Neusystem hat eigene Vorlagen für Mietbescheinigungen, Mahnschreiben, Nebenkostenabrechnungen. Passen Sie diese an Ihr Corporate Design und Ihre Textbausteine an. Das gehört nicht zur Datenmigration im engeren Sinne, aber es muss erledigt sein, bevor Sie den ersten Brief aus dem Neusystem verschicken.
Team-Rückmeldungen sammeln
Ihr Team arbeitet seit ein paar Tagen im Neusystem und findet Dinge, die nicht stimmen. Richten Sie einen festen Kanal dafür ein -- sei es ein geteiltes Dokument, ein Ticketsystem oder eine tägliche Kurzbesprechung. Sammeln Sie die Rückmeldungen, priorisieren Sie und arbeiten Sie sie ab.
Sonderthema: Historische Abrechnungsdaten
Eine der häufigsten Fragen bei der Migration: Müssen wir die Abrechnungen der Vorjahre übernehmen?
Wann die Übernahme sinnvoll ist
Laufende Einspruchsfristen: Wenn Mieter oder Eigentümer Abrechnungen angefochten haben, brauchen Sie die Originaldaten im System.
WEG-Verwaltung: Eigentümer und Verwaltungsbeiräte erwarten, dass sie die Abrechnung der letzten Jahre einsehen können. Ein Verwalterwechsel ist kein Grund, die Historie zu kappen.
Vergleichswerte: Für die Plausibilisierung aktueller Abrechnungen sind Vorjahreswerte nützlich.
Wann ein Schnitt vertretbar ist
Reine Mietverwaltung mit abgeschlossenen Perioden: Wenn alle Abrechnungen erstellt, zugestellt und etwaige Nachzahlungen oder Guthaben verbucht sind, haben die historischen Abrechnungsdaten keinen operativen Wert mehr.
Altsystem bleibt als Archiv: Sie können das Altsystem als reine Lesekopie behalten (oder eine Datenbank-Sicherung vorhalten), ohne es produktiv weiterzubetreiben. Damit haben Sie jederzeit Zugriff, ohne die Daten migrieren zu müssen.
Die passenden Arbeitsmaterialien stehen Ihnen im Download-Bereich kostenlos zur Verfuegung.
Praxisempfehlung
Übernehmen Sie die Abrechnungen der letzten zwei bis drei Jahre vollständig. Ältere Abrechnungen archivieren Sie als PDF im Neusystem (verknüpft mit dem jeweiligen Objekt), ohne die Einzelwerte zu importieren. Das spart enormen Mapping-Aufwand und deckt trotzdem die gängigen Auskunftsanfragen ab.
Fallbeispiel: Migration von 1.200 WE aus Wodis Sigma
Eine mittelständische Hausverwaltung im Raum Stuttgart verwaltet 1.200 Einheiten -- Mietwohnungen, Eigentumswohnungen und Gewerbeeinheiten. Das Altsystem Wodis Sigma soll abgelöst werden. Gründe: steigende Lizenzkosten nach der Aareon-Konsolidierung, fehlende API für Drittanbieter-Anbindungen, kein Mieterportal.
Zeitrahmen
Woche 1-2: Datenanalyse und Bestandsaufnahme im Altsystem. Ergebnis: 1.247 aktive Einheiten, 1.189 Mietverträge, 312 WEG-Einheiten, ca. 45.000 Dokumente.
Woche 3-4: Probeexport aller Datentypen. Erkenntnis: Wodis exportiert Stammdaten und Buchungsdaten als CSV, aber Dokumentenverknüpfungen nur über eine separate Zuordnungstabelle. Kautionskonten müssen manuell abgeglichen werden, weil der Export die Anlageform nicht enthält.
Woche 5-6: Datenmapping. Die Verwaltung erstellt eine Mapping-Tabelle mit 87 Feldern. 14 Felder erfordern eine Wertetransformation, drei Felder existieren im Neusystem nicht und werden in ein Freitext-Notizfeld überführt.
Woche 7-8: Datenbereinigung. Ergebnis: 89 Dubletten bei Mietern bereinigt, 34 Kreditoren zusammengeführt, 211 Datensätze ohne IBAN nachgepflegt.
Woche 9: Testimport mit drei Objekten (ein Mietshaus, eine WEG, ein Gewerbeobjekt). Drei Durchläufe nötig, bis die Prüfsummen stimmen. Hauptprobleme: Dezimaltrennzeichen bei Beträgen, fehlende Zuordnung von Stellplätzen zu Mietern.
Woche 10: Korrektur der Mapping-Regeln und erneuter Testimport. Prüfsummen stimmen. Stichprobe von 30 Verträgen bestätigt korrekte Übernahme.
Woche 11 (Wochenende): Finaler Export am Freitagabend, Exportsperre ab 18:00 Uhr. Import über Nacht. Am Samstagvormittag stehen alle Daten im Neusystem. Validierung am Samstag und Sonntag.
Woche 12-14: Nacharbeit. 1.200 Dokumente müssen manuell nachverknüpft werden (Zuordnungstabelle war unvollständig). Kautionskonten werden einzeln geprüft und abgestimmt. Team-Schulung parallel.
Ergebnisse
Gesamtdauer: 14 Wochen (davon 3 Wochen reine Nacharbeit)
Personalaufwand: ca. 180 Stunden (Projektleitung, Sachbearbeitung, IT)
Datenqualität nach Migration: 98,7 % der Prüfsummen stimmten beim ersten Import. Die restlichen 1,3 % betrafen Rundungsdifferenzen bei Kautionszinsen und drei fehlende Sonderumlagen.
Kein Datenverlust. Kein Fallback nötig.
Lessons Learned
Die Datenbereinigung (Woche 7-8) war der wertvollste Schritt -- nicht für die Migration, sondern für die Datenqualität insgesamt.
Der größte Zeitfresser waren die Dokumente, nicht die Buchungsdaten.
Drei Testimport-Durchläufe sind die Untergrenze. Wer nur einen macht, wird beim finalen Import Überraschungen erleben.
Die Exportsperre muss technisch erzwungen werden. Mündliche Ansagen reichen nicht -- irgendjemand bucht trotzdem.
Alle Arbeitshilfen zu diesem Artikel finden Sie gebuendelt im Download-Bereich am Ende.
MieterOS-Importfunktionen
In MieterOS starten Sie den Import unter Einstellungen → Datenimport. Der Importassistent unterstützt CSV und die gängigen HV-Exportformate. Mapping-Templates für Wodis, Domus und Haufe PowerHaus sind vorinstalliert.
Der Ablauf im System:
Format wählen: CSV, Wodis-Export, Domus-Export oder PowerHaus-Export auswählen.
Datei hochladen: Die Exportdatei aus dem Altsystem hochladen.
Mapping prüfen: Der Assistent schlägt eine Feldzuordnung vor. Sie können jedes Mapping manuell anpassen.
Validierung: Vor dem Import prüft das System automatisch auf fehlende Pflichtfelder, Formatfehler und Dubletten. Ein Validierungsbericht zeigt alle Probleme mit Zeilennummer und Fehlertyp.
Testimport: Sie können den Import zunächst als Simulation laufen lassen. Dabei werden keine Daten geschrieben, aber alle Prüfungen durchgeführt.
Finaler Import: Nach erfolgreicher Simulation starten Sie den produktiven Import. Ein Protokoll dokumentiert jeden importierten Datensatz.
Dieser Artikel ist Teil der HV-Akademie-Serie "Digitale Verwaltung & Software". Den Überblicksartikel finden Sie hier: [Datenmigration: Was zu tun ist beim Systemwechsel](3-21a-datenmigration-ueberblick.md).
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