HV-Software bewerten: Auswahlkriterien, Demo-Fragen, Vertragsfallen
Das Problem: Entscheidung unter Unsicherheit
Sie sitzen in der dritten Software-Demo diese Woche. Der Vertriebsmitarbeiter klickt sich souverän durch die Oberfläche, zeigt Ihnen eine makellose Eigentümerabrechnung, eine aufgeräumte Mieterliste, ein Dashboard mit bunten Diagrammen. Alles sieht gut aus. Aber Sie wissen: Die Demo zeigt, was funktioniert — nicht, was fehlt. Und genau das wird Ihnen in sechs Monaten auf die Füße fallen.
Die Auswahl einer Hausverwaltungssoftware gehört zu den Entscheidungen mit der längsten Wirkungsdauer im operativen Geschäft. Sie binden sich für Jahre — an ein System, an Datenformate, an Arbeitsabläufe, an einen Anbieter. Und trotzdem treffen viele Verwaltungen diese Entscheidung auf Basis von zwei Demos und einem Preisgespräch.
Dieser Artikel gibt Ihnen ein strukturiertes Bewertungsraster: 20 Kriterien in vier Kategorien, die zehn Fragen, die Sie in jeder Demo stellen sollten, und die Vertragsfallen, die Ihnen kein Vertriebsmitarbeiter von sich aus zeigt.
Diese Pruefpunkte koennen Sie als PDF-Checkliste herunterladen -- siehe Downloads am Ende.
20 Auswahlkriterien in vier Kategorien
Kategorie 1: Funktionsumfang
Die vollständige Checkliste mit allen Prüfpunkten steht Ihnen als kostenloser Download zur Verfügung — siehe Download-Bereich am Ende dieses Artikels.
Funktionen sind das, was alle vergleichen. Aber nicht jede Funktion ist gleich relevant. Bewerten Sie nicht die Anzahl der Features, sondern deren Passung zu Ihren Arbeitsabläufen.
Mietverwaltung: Mietverträge mit Staffel, Index, Teilkündigungen, Sondervereinbarungen — nicht nur Grundmiete und Nebenkosten.
WEG-Verwaltung: Wirtschaftsplan, Einzelabrechnung, Beschlusssammlung, Versammlungsprotokoll — integriert, nicht als Zusatzmodul.
Buchhaltung: Doppelte Buchführung, OPOS-Verwaltung, Mahnwesen, SEPA-Lastschrift, DATEV-Export. Fragen Sie nach der Buchungslogik, nicht nur nach der Oberfläche.
Betriebskostenabrechnung: Umlageschlüssel, Verbrauchsabrechnung, Leerstandsbehandlung, Vorwegabzug. Testen Sie mit einem realen Objekt, das Sonderfälle enthält.
Dokumentenmanagement: Integriertes DMS oder Anbindung an externes System. Upload, Verschlagwortung, Volltextsuche, Zuordnung zu Objekt/Einheit/Vorgang.
Nutzen Sie die herunterladbare Checkliste, um keinen Schritt zu uebersehen.
Kategorie 2: Integrationen und Schnittstellen
Eine Software, die keine Daten austauscht, ist ein Datensilo. Prüfen Sie, welche Schnittstellen tatsächlich produktiv laufen — nicht, welche auf der Website stehen.
Banking: EBICS- oder FinTS-Anbindung für Zahlungsverkehr. Automatischer Zahlungsabgleich mit Kontoumsätzen.
Messdienstleister: Datenaustausch mit ista, Techem, Minol per EDIFACT oder API. Nutzerstandmeldung, Abrechnungsdaten-Import.
Handwerkersteuerung: Auftragserteilung, Statusverfolgung, Rechnungseingang — idealerweise direkt aus dem System.
Mieterportal/Eigentümerportal: Kommunikation, Dokumentenbereitstellung, Schadensmeldung. Eigenentwicklung oder angebundenes Portal.
API-Verfügbarkeit: Gibt es eine dokumentierte REST-API? Können Sie eigene Anbindungen realisieren, oder sind Sie auf den Anbieter angewiesen?
Kategorie 3: Kosten und Vertrag
Kosten sind selten so transparent, wie der erste Eindruck vermuten lässt. Die monatliche Lizenz ist nur der Anfang.
Preismodell: Pro Einheit, pro Nutzer, Flatrate? Wie entwickelt sich der Preis bei Wachstum?
Einrichtungskosten: Setup-Fee, Datenübernahme, Erstschulung. Oft liegt hier mehr Geld als in einem Jahr Lizenzkosten.
Vertragslaufzeit: Monatlich kündbar, jährlich, mehrjährig? Automatische Verlängerung?
Preisanpassungsklausel: Darf der Anbieter Preise einseitig erhöhen? An welchen Index ist die Anpassung gekoppelt?
Exit-Kosten: Was kostet der Datenexport? Gibt es einen Aufpreis für die Herausgabe Ihrer eigenen Daten?
Alle Arbeitshilfen zu diesem Artikel finden Sie gebuendelt im Download-Bereich am Ende.
Kategorie 4: Support und Weiterentwicklung
Software ist nie fertig. Entscheidend ist, wie schnell der Anbieter auf Probleme reagiert und wie er das Produkt weiterentwickelt.
Support-Kanäle: Telefon, E-Mail, Ticketsystem, Chat? Erreichbarkeit: Geschäftszeiten oder erweitert?
Reaktionszeiten: Gibt es ein SLA mit definierten Reaktionszeiten? Oder ist Support "Best Effort"?
Release-Zyklus: Wie oft gibt es Updates? Werden gesetzliche Änderungen (z.B. CO₂-Kostenaufteilung) zeitnah umgesetzt?
Kundenbeirat/Roadmap: Haben Sie als Kunde Einfluss auf die Produktentwicklung? Gibt es eine öffentliche Roadmap?
Schulungsangebot: Onboarding, Webinare, Dokumentation. Wie gut wird Ihr Team nach dem Kauf unterstützt?
Die 10 wichtigsten Fragen für die Demo
Demos sind Verkaufsveranstaltungen. Der Anbieter zeigt Ihnen den goldenen Pfad. Ihre Aufgabe ist es, vom Pfad abzuweichen. Stellen Sie diese Fragen — und beobachten Sie, wie souverän die Antworten kommen.
Alle Prüfpunkte als druckbare PDF-Checkliste finden Sie im Download-Bereich unten.
1. "Können Sie eine Betriebskostenabrechnung mit diesem Objekt erstellen?" Bringen Sie ein reales Objekt mit: gemischte Umlageschlüssel, Leerstand, Gewerbeeinheit mit abweichendem Abrechnungszeitraum. Wenn der Anbieter Ihre Daten nicht vorab einpflegen will, ist das ein erstes Warnsignal.
2. "Wie sieht der Mahnlauf aus — vom ersten Verzug bis zur Übergabe an den Anwalt?" Der Mahnlauf zeigt, wie durchdacht die Prozessunterstützung ist. Automatische Mahnstufen, konfigurierbare Fristen, Mahngebühren, Mahnsperre — oder nur ein Serienbriefgenerator?
3. "Können wir einen Nutzer anlegen, der nur Objekte A und B sieht, aber nicht C?" Rechtemanagement ist in wachsenden Verwaltungen kritisch. Je größer das Team, desto wichtiger granulare Berechtigungen.
4. "Was passiert, wenn wir 5.000 Einheiten verwalten statt 500?" Performance-Fragen offenbaren die technische Basis. Cloudbasierte Systeme skalieren meist besser, aber fragen Sie nach konkreten Referenzen in Ihrer Größenordnung.
5. "Zeigen Sie mir den Datenexport — alle Stammdaten und Buchungen der letzten drei Jahre." Nicht die Import-Funktion ist entscheidend, sondern der Export. Können Sie Ihre Daten vollständig herausholen? In welchem Format? Ohne Aufpreis?
6. "Wie funktioniert die Anbindung an unseren Messdienstleister?" Lassen Sie sich den konkreten Ablauf zeigen: Stammdaten-Export, Nutzeränderungsmeldung, Abrechnungsdaten-Import. Fragen Sie nach EDIFACT-Unterstützung.
7. "Welche Updates gab es in den letzten zwölf Monaten?" Die Antwort zeigt, ob das Produkt aktiv weiterentwickelt wird oder ob Sie Wartungsmodus kaufen.
8. "Was passiert mit unseren Daten, wenn wir den Vertrag kündigen?" Datenportabilität ist kein Nice-to-have. Sie müssen wissen: Format, Zeitraum, Kosten. Und ob der Zugang sofort gesperrt wird oder eine Übergangsfrist gilt.
9. "Können wir einen Monat mit echten Daten testen, bevor wir unterschreiben?" Wer diese Frage ablehnt, hat etwas zu verbergen — oder ein Produkt, das den Praxistest nicht besteht.
10. "Wer ist unser Ansprechpartner nach dem Kauf — Vertrieb oder ein technischer Account Manager?" Die Antwort zeigt, wie ernst der Anbieter die Kundenbeziehung nach Vertragsschluss nimmt.
Die passenden Arbeitsmaterialien stehen Ihnen im Download-Bereich kostenlos zur Verfuegung.
Vertragsfallen: Was der Vertrieb nicht von sich aus erzählt
Mindestlaufzeit mit stiller Verlängerung
Tipp: Laden Sie sich die Checkliste herunter und haken Sie jeden Punkt bei der nächsten Umsetzung ab.
24 Monate Erstlaufzeit, danach automatische Verlängerung um 12 Monate bei Kündigungsfrist von 6 Monaten. Wer den Termin verpasst, ist ein weiteres Jahr gebunden. Achten Sie auf die Formulierung: "Der Vertrag verlängert sich automatisch" ist der Satz, den Sie im Kleingedruckten suchen müssen.
Tipp: Scrollen Sie zum Download-Bereich fuer alle Vorlagen und Checklisten zu diesem Thema.
Datenexport nur gegen Aufpreis
Manche Anbieter gewähren Ihnen zwar vertraglich das Recht auf Ihre Daten, berechnen aber den Export als Dienstleistung — teilweise mit vierstelligen Beträgen. Klären Sie vorab: Ist der Datenexport im Vertrag enthalten? In welchen Formaten? Gibt es eine Self-Service-Exportfunktion?
Einseitige Preisanpassung
"Der Anbieter behält sich vor, die Preise zum Beginn eines neuen Vertragsjahres anzupassen." Diese Klausel findet sich in vielen Verträgen. Ohne Obergrenze oder Indexbindung haben Sie keinen Schutz gegen willkürliche Erhöhungen. Verhandeln Sie eine Deckelung — oder zumindest ein Sonderkündigungsrecht bei Preiserhöhungen über einem definierten Prozentsatz.
Kündigungsfrist vs. Datenzugriff
Die Kündigungsfrist regelt, wann der Vertrag endet. Aber was passiert mit Ihrem Datenzugriff? Manche Anbieter sperren den Zugang zum Kündigungsdatum. Sie brauchen aber Zeit, um den Export durchzuführen und zu verifizieren. Verhandeln Sie eine Nachnutzungsfrist von mindestens 90 Tagen mit Lesezugriff.
Versteckte Zusatzkosten
Schulungen, zusätzliche Nutzerlizenzen, Schnittstellen-Freischaltungen, Premium-Support — vieles, was in der Demo selbstverständlich wirkt, kostet extra. Lassen Sie sich ein Gesamtangebot erstellen, das alle Positionen aufschlüsselt, die Sie im ersten Jahr benötigen.
Praxisbeispiel: Die Verwaltung, die beim Export aufwachte
Eine mittelgroße Verwaltung in Nordrhein-Westfalen mit 800 Einheiten hatte sich nach ausführlicher Evaluation für einen neuen Anbieter entschieden. Die Demo war überzeugend, der Preis attraktiv, der Vertrag unterschrieben. Erst beim Probeexport aus dem Altsystem stellte sich heraus: Der bisherige Anbieter konnte Buchungsdaten nur als proprietäres Binärformat exportieren — nicht als CSV, nicht als XML. Ein verwertbarer Export hätte eine kostenpflichtige Sonderentwicklung erfordert.
Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.
Die Verwaltung musste zwei Monate Parallelbetrieb fahren und Buchungssalden manuell übertragen. Kosten: rund 15.000 Euro zusätzlich — plus der Zeitaufwand des Teams.
Die Lehre: Prüfen Sie den Export aus dem Altsystem, bevor Sie den Vertrag mit dem neuen Anbieter unterschreiben. Nicht danach.
Fazit: Strukturiert auswählen statt bauchgesteuert entscheiden
Die richtige Software finden Sie nicht in der Demo. Sie finden sie in der Auswertung Ihrer Anforderungen, in den Antworten auf unbequeme Fragen und im Kleingedruckten des Vertrags. Investieren Sie die Zeit für einen strukturierten Auswahlprozess — die nächsten fünf Jahre werden es Ihnen danken.
MieterOS bietet monatliche Kündigung, vollständigen Datenexport und transparente Preise ohne versteckte Kosten. Wenn Sie sehen möchten, wie das in der Praxis aussieht, vereinbaren Sie eine Demo mit Ihren eigenen Daten.
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