Die 12 häufigsten unbezahlten Sonderleistungen: Identifizieren, bepreisen, kommunizieren

Die 12 häufigsten unbezahlten Sonderleistungen: Identifizieren, bepreisen, kommu

Das teuerste Geschenk, das Sie regelmäßig machen

Es gibt in der Hausverwaltung einen blinden Fleck, der mehr Geld kostet als jeder einzelne Leerstand: unbezahlte Sonderleistungen. Das sind Tätigkeiten, die Sie für Eigentümer erbringen, die nicht im Verwaltervertrag stehen, die keiner gesonderten Vergütung unterliegen — und die trotzdem jede Woche Stunden Ihrer Sachbearbeiter binden.

Das Problem ist nicht, dass diese Leistungen anfallen. Eigentümer brauchen manchmal mehr als die Standardverwaltung. Das Problem ist, dass Sie diese Leistungen erbringen, ohne sie zu erkennen, zu erfassen und abzurechnen. Nicht weil Sie es nicht könnten, sondern weil es nie jemand systematisch angefasst hat.

Jede Hausverwaltung, die ihren Stundenaufwand pro Objekt analysiert, entdeckt dasselbe Muster: 20 bis 30 Prozent des Aufwands entfallen auf Tätigkeiten, die nicht durch die Verwaltervergütung gedeckt sind. Bei einer Verwaltung mit 1.000 Einheiten und einem Sachbearbeiter-Stundensatz von 55 Euro intern summiert sich das auf fünf- bis sechsstellige Beträge pro Jahr.

Warum Sonderleistungen unsichtbar bleiben

Drei Mechanismen sorgen dafür, dass Sonderleistungen unter dem Radar fliegen.

Die vollständige Checkliste mit allen Prüfpunkten steht Ihnen als kostenloser Download zur Verfügung — siehe Download-Bereich am Ende dieses Artikels.

Gewöhnung. „Das haben wir schon immer so gemacht." Der Sachbearbeiter koordiniert seit drei Jahren die jährliche Gartenneugestaltung für Eigentümer Müller. Es steht nicht im Vertrag, aber es wurde auch nie jemand in Frage gestellt. Es ist einfach Teil des Alltags geworden.

Unklare Vertragsabgrenzung. Der Verwaltervertrag definiert „laufende Instandhaltungsmaßnahmen koordinieren". Aber fällt die Koordination einer Fassadensanierung mit drei Gewerken, Gerüstbauer und Denkmalschutzbehörde unter „laufende Instandhaltung"? Die meisten Verträge lassen diese Grauzone offen — und die Verwaltung füllt sie mit kostenloser Arbeit.

Angst vor der Diskussion. Viele Verwalter scheuen das Gespräch über Sonderleistungen, weil sie befürchten, der Eigentümer könnte zur Konkurrenz wechseln. Das ist verständlich, aber falsch gedacht. Ein Eigentümer, der eine gute Verwaltung wegen einer transparenten Sonderleistungsabrechnung verlässt, war ohnehin preisgetrieben — und wäre beim nächsten Preisvergleich gegangen.

Die 12 häufigsten unbezahlten Sonderleistungen

Die folgende Liste basiert auf typischen Verwaltungsverträgen mit Grundvergütung pro Einheit und Monat. Alles, was über die vertraglich vereinbarte Grundleistung hinausgeht, ist potenziell eine Sonderleistung.

Alle Prüfpunkte als druckbare PDF-Checkliste finden Sie im Download-Bereich unten.

1. Koordination größerer Instandsetzungsmaßnahmen

Fassade, Dach, Heizungsaustausch, Aufzugsmodernisierung. Die Einholung von drei Angeboten, die Koordination der Gewerke, die Bauüberwachung und die Abnahme — das sind Projektmanagement-Leistungen, keine Routineverwaltung.

2. Wohnungsabnahmen und -übergaben

Jeder Mieterwechsel bedeutet: Abnahmeprotokoll, Kautionsabrechnung, Übergabe an den neuen Mieter, Schlüsselmanagement, ggf. Schadensdokumentation. Das kostet je nach Zustand der Wohnung zwei bis vier Stunden.

3. Neuvermietung und Mietersuche

Exposé erstellen, Inserate schalten, Besichtigungen durchführen, Bonität prüfen, Mietvertrag aufsetzen. Das ist Maklerleistung, keine Verwaltungsleistung — wird aber häufig nebenbei erledigt.

4. Eigentümerversammlungs-Vorbereitung über das Standardmaß hinaus

Die jährliche WEG-Versammlung ist Pflicht und in der Grundvergütung enthalten. Aber was ist mit Sonderversammlungen, aufwändigen Beschlussanträgen zu Großmaßnahmen, juristischen Vorbereitungen für strittige Tagesordnungspunkte?

5. Versicherungsabwicklung bei Schadenfällen

Die Meldung eines Schadens an die Versicherung ist Grundleistung. Die komplette Abwicklung — Gutachterkoordination, Nachforderungen, Korrespondenz mit dem Versicherer über Monate — ist Sonderleistung.

6. Behördenkorrespondenz bei Sonderthemen

Denkmalschutzanträge, Bauanträge, Fördermittelanträge (KfW, BAFA), Schriftverkehr mit dem Ordnungsamt wegen Nutzungsänderungen. Alles, was über den normalen Behördenkontakt hinausgeht.

7. Rechtsstreitigkeiten begleiten

Mieterklagen, Nachbarschaftsklagen, Streitigkeiten unter WEG-Eigentümern. Die Verwaltung liefert Unterlagen an den Anwalt, bereitet Sachverhaltsdarstellungen vor, nimmt an Gerichtsterminen teil. Aufwand: oft zweistellige Stundenzahlen pro Fall.

8. Sonderkündigungen und Räumungsbegleitung

Wenn ein Mietverhältnis eskaliert: fristlose Kündigung vorbereiten, Räumungsklage begleiten, Wohnungsräumung koordinieren, Nachmietersuche bei schwierigen Objekten. Das ist kein Tagesgeschäft — das ist Krisenmanagement.

9. Energieausweise und technische Dokumentation beschaffen

Der Eigentümer braucht einen neuen Energieausweis, eine Asbestbeprobung, ein Legionellenprotokoll. Die Verwaltung sucht den Dienstleister, holt Angebote ein, koordiniert den Termin und archiviert das Ergebnis. Zeitaufwand: je nach Maßnahme ein bis sechs Stunden.

10. Mietspiegelrecherche und Mietanpassungsvorbereitung

Die Analyse des Mietspiegels, die Vergleichsberechnung, die Vorbereitung des Mieterhöhungsschreibens — das ist keine Standard-Sollstellung, das ist Ertragswertoptimierung für den Eigentümer.

11. Schlüsselverwaltung über das Normalmaß hinaus

Schließanlagen umbauen, Transponder nachordern, Schließpläne aktualisieren, bei jedem Mieterwechsel die gesamte Schließung prüfen. In Objekten mit elektronischer Schließanlage ist das ein eigener Verwaltungsprozess.

12. Sonderkommunikation mit Mietern

Rundschreiben bei Modernisierungen, individuelle Anschreiben bei Mietanpassungen, mehrsprachige Kommunikation, Beratung bei Härtefalleinwänden. Jedes Schreiben, das über die Standardkommunikation hinausgeht, kostet Zeit.

So bepreisen Sie Sonderleistungen

Es gibt drei gängige Modelle, und jedes hat seine Berechtigung.

Tipp: Laden Sie sich die Checkliste herunter und haken Sie jeden Punkt bei der nächsten Umsetzung ab.

Modell 1 — Stundensatz. Sie rechnen Sonderleistungen nach tatsächlichem Aufwand ab, zum Beispiel 65 Euro netto pro Stunde. Vorteil: fair und transparent. Nachteil: Der Eigentümer sieht bei jeder Rechnung den Aufwand und diskutiert möglicherweise einzelne Stunden.

Modell 2 — Pauschalpreise pro Leistung. Sie definieren Festpreise für typische Sonderleistungen. Wohnungsabnahme: 180 Euro. Versicherungsabwicklung: 350 Euro. Koordination Instandsetzung: 2,5 Prozent der Brutto-Bausumme. Vorteil: kalkulierbar für beide Seiten. Nachteil: Bei ungewöhnlich aufwändigen Fällen kann die Pauschale zu niedrig sein.

Modell 3 — Sonderleistungspaket. Sie bieten ein monatliches Upgrade-Paket an, das eine definierte Anzahl von Sonderleistungen enthält. Zum Beispiel: „Premium-Paket: Enthält bis zu zwei Wohnungsübergaben, eine Instandsetzungskoordination und unbegrenzte Versicherungsabwicklung pro Jahr — 3,50 Euro pro Einheit und Monat zusätzlich." Vorteil: planbare Zusatzeinnahmen. Nachteil: Kalkulation muss stimmen, sonst legen Sie drauf.

Praxisbeispiel: Die Sonderleistungsanalyse

Eine Hausverwaltung mit 800 Einheiten beauftragt ihre Teamleitungen, vier Wochen lang jeden Vorgang zu markieren, der nicht durch den Verwaltervertrag gedeckt ist. Das Ergebnis nach vier Wochen:

Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.

• 14 Wohnungsübergaben (durchschnittlich 2,5 Stunden)

• 6 Versicherungsabwicklungen (durchschnittlich 4 Stunden)

• 3 Koordinationen von Instandsetzungen (durchschnittlich 12 Stunden)

• 8 Mietanpassungsvorbereitungen (durchschnittlich 1,5 Stunden)

• 11 sonstige Sonderleistungen (durchschnittlich 1 Stunde)

Gesamtaufwand: 117 Stunden in vier Wochen. Bei einem internen Stundensatz von 55 Euro: 6.435 Euro pro Monat, 77.220 Euro pro Jahr. Unbezahlt.

Die Verwaltung führt daraufhin eine Sonderleistungsordnung ein mit Pauschalpreisen für die sechs häufigsten Positionen. Nach sechs Monaten deckt die Sonderleistungsvergütung 65 Prozent des bisher unbezahlten Aufwands. Kein einziger Eigentümer hat gekündigt.

So kommunizieren Sie Sonderleistungen

Die Einführung einer Sonderleistungsvergütung ist zu 30 Prozent Kalkulation und zu 70 Prozent Kommunikation. Drei Regeln:

Regel 1 — Sonderleistungsordnung als Vertragsbestandteil. Bei Neuverträgen ist die Sonderleistungsordnung von Anfang an Bestandteil des Verwaltervertrags. Kein Eigentümer kann sich beschweren, wenn er es unterschrieben hat.

Regel 2 — Bestehende Verträge nachverhandeln. Bei Bestandsverträgen informieren Sie die Eigentümer schriftlich über die Einführung der Sonderleistungsordnung. Erklären Sie, welche Leistungen betroffen sind, warum sie bisher nicht berechnet wurden und welche Preise gelten. Geben Sie eine Übergangsfrist von drei bis sechs Monaten.

Regel 3 — Den Nutzen betonen, nicht den Preis. Sagen Sie nicht: „Ab sofort berechnen wir für Wohnungsübergaben 180 Euro." Sagen Sie: „Wohnungsübergaben gehören zu den aufwändigsten Einzelleistungen in der Verwaltung — Protokoll, Kautionsabrechnung, Zustandsdokumentation, Schlüsselübergabe. Mit der neuen Sonderleistungsordnung stellen wir sicher, dass diese Leistung den professionellen Standard bekommt, den sie verdient."

Fazit: Leistung verdient Vergütung

Jede Sonderleistung, die Sie kostenlos erbringen, entwertet Ihre Arbeit — und die Ihrer Mitarbeiter. Es gibt keinen guten Grund, Leistungen zu verschenken, die Zeit, Fachwissen und Verantwortung erfordern. Die Eigentümer, die Ihre Arbeit schätzen, werden die Transparenz begrüßen. Und die, die es nicht tun, haben Ihre Verwaltung ohnehin nie zu ihrem vollen Wert geschätzt.

Nächster Schritt: Starten Sie die Vier-Wochen-Analyse. Bitten Sie Ihr Team, ab Montag jeden Vorgang zu kennzeichnen, der über die Grundvergütung hinausgeht. Nach vier Wochen haben Sie die Datenbasis für Ihre Sonderleistungsordnung.

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