Fristen-Kalender: Die 15 Termine, die kein HV-Büro verpassen darf

Fristen-Kalender: Die 15 Termine, die kein HV-Büro verpassen darf

Fristen vergessen kostet Geld — manchmal sehr viel Geld

In der Hausverwaltung sind Fristen keine Empfehlungen. Sie sind harte Grenzen, deren Überschreitung direkte finanzielle und rechtliche Folgen hat. Eine verpasste Abrechnungsfrist bedeutet: Die Nachforderung von mehreren tausend Euro ist unwiederbringlich verloren. Eine vergessene TÜV-Prüfung bedeutet: Bei einem Unfall haftet der Verwalter. Eine übersehene Kündigungsfrist bedeutet: Der Vertrag verlängert sich um ein weiteres Jahr.

Dieser Artikel listet die fünfzehn Fristen auf, die in keinem HV-Büro untergehen dürfen — mit der rechtlichen Grundlage, der Konsequenz bei Versäumnis und dem empfohlenen Vorlauf.

Frist 1: Betriebskostenabrechnung — 12 Monate

Rechtliche Grundlage: §556 Abs. 3 BGB

Frist: Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Bei einem Abrechnungszeitraum vom 1.1. bis 31.12. ist der Stichtag der 31. Dezember des Folgejahres.

Konsequenz bei Versäumnis: Der Vermieter kann keine Nachforderung mehr geltend machen. Ein Guthaben des Mieters muss trotzdem ausgezahlt werden. Die Frist ist einseitig zulasten des Vermieters.

Empfohlener Vorlauf: Beginnen Sie spätestens im September mit der Erstellung. Warten Sie nicht auf die letzte Versorgerrechnung — schätzen Sie notfalls und korrigieren Sie nachträglich.

Die vollständige Checkliste mit allen Prüfpunkten steht Ihnen als kostenloser Download zur Verfügung — siehe Download-Bereich am Ende dieses Artikels.

Frist 2: Heizkostenabrechnung — 12 Monate

Rechtliche Grundlage: §556 Abs. 3 BGB i.V.m. HeizkostenV

Frist: Identisch mit der BK-Abrechnung — zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. In der Praxis werden Betriebs- und Heizkostenabrechnung meist gemeinsam erstellt.

Konsequenz bei Versäumnis: Wie bei der BK-Abrechnung: Nachforderung verloren.

Besonderheit: Die Ablesung durch den Messdienstleister muss rechtzeitig koordiniert werden. Beauftragen Sie die Ablesung sechs Wochen vor dem Ende des Abrechnungszeitraums.

Frist 3: WEG-Jahresabrechnung — kein gesetzlicher Stichtag, aber Pflicht

Rechtliche Grundlage: §28 Abs. 2 WEG

Frist: Es gibt keine gesetzliche Frist wie bei der Mietabrechnung. Aber der Verwalter ist verpflichtet, die Jahresabrechnung „nach Ablauf des Kalenderjahres" vorzulegen. Die Rechtsprechung erwartet die Abrechnung innerhalb von drei bis sechs Monaten — also bis spätestens Juni des Folgejahres.

Konsequenz bei Versäumnis: Kein automatischer Rechtsverlust wie bei §556 BGB. Aber: Die Eigentümer können den Verwalter zur Vorlage auffordern. Wiederholtes Versäumnis ist ein Abberufungsgrund.

Empfohlener Vorlauf: Ziel: Abrechnung bis Ende März fertig, Versammlung im April/Mai.

Frist 4: WEG-Wirtschaftsplan — vor Beginn des Wirtschaftsjahres

Rechtliche Grundlage: §28 Abs. 1 WEG

Frist: Der Wirtschaftsplan muss vor Beginn des Wirtschaftsjahres beschlossen werden — idealerweise in der Eigentümerversammlung des Vorjahres. In der Praxis klappt das selten. Solange kein neuer Wirtschaftsplan beschlossen ist, gilt der alte fort.

Konsequenz bei Versäumnis: Die Hausgeldvorschüsse richten sich nach dem alten Plan. Bei gestiegenen Kosten zahlen die Eigentümer zu wenig — die Nachzahlung kommt erst mit der Jahresabrechnung.

Empfohlener Vorlauf: Den Wirtschaftsplan als festen TOP in jede ordentliche Eigentümerversammlung aufnehmen.

Frist 5: Eigentümerversammlung — mindestens einmal jährlich

Rechtliche Grundlage: §24 Abs. 1 WEG

Frist: Mindestens einmal im Jahr muss eine ordentliche Eigentümerversammlung stattfinden. Eine feste Frist gibt es nicht, aber die Versammlung sollte im ersten Halbjahr liegen, um die Jahresabrechnung des Vorjahres zu beschließen.

Konsequenz bei Versäumnis: Eigentümer können die Einberufung verlangen. Kommt der Verwalter dem nicht nach, können Eigentümer, die zusammen mehr als ein Viertel der Miteigentumsanteile halten, die Versammlung selbst einberufen. Wiederholtes Versäumnis: Abberufungsgrund.

Ladungsfrist: Mindestens drei Wochen vor dem Versammlungstermin, sofern die Gemeinschaftsordnung keine andere Frist vorsieht.

Frist 6: Kautionsabrechnung — angemessene Frist nach Mietende

Rechtliche Grundlage: §551 BGB, Rechtsprechung

Frist: Eine gesetzlich fixierte Frist gibt es nicht. Die Rechtsprechung gewährt dem Vermieter eine „angemessene Überlegungsfrist" — üblicherweise drei bis sechs Monate nach Rückgabe der Wohnung. In dieser Zeit kann der Vermieter noch ausstehende Betriebskostenabrechnungen abwarten.

Konsequenz bei Versäumnis: Der Mieter kann die Herausgabe der gesamten Kaution verlangen. Gleichzeitig verjähren Schadenersatzansprüche sechs Monate nach Rückgabe (§548 BGB) — wer zu lange wartet, verliert beides.

Empfohlener Vorlauf: Innerhalb von vier Wochen nach Übergabe alle Schäden dokumentieren und beziffern. Kautionsabrechnung spätestens nach drei Monaten versenden, gegebenenfalls mit Einbehalt für die noch ausstehende BK-Abrechnung.

Frist 7: Mieterhöhungsverlangen — Zustimmungsfrist und Kappungsgrenze

Rechtliche Grundlage: §558 BGB

Frist: Nach Zugang des Mieterhöhungsverlangens hat der Mieter eine Zustimmungsfrist bis zum Ende des zweiten Monats. Die erhöhte Miete gilt dann ab dem dritten Monat. Zwischen zwei Mieterhöhungen müssen mindestens 15 Monate liegen.

Kappungsgrenze: Maximal 15% (in angespannten Wohnungsmärkten) oder 20% Mieterhöhung innerhalb von drei Jahren.

Konsequenz bei Versäumnis: Ein formfehlerhaftes Mieterhöhungsverlangen ist unwirksam. Die Frist läuft nicht, die Mieterhöhung greift nicht.

Empfohlener Vorlauf: Prüfen Sie Kappungsgrenze und Wartefrist vor dem Versand. Planen Sie die Zustimmungsfrist ein.

Frist 8: Modernisierungsankündigung — drei Monate vor Beginn

Rechtliche Grundlage: §555c BGB

Frist: Die Modernisierungsankündigung muss dem Mieter spätestens drei Monate vor Beginn der Maßnahme in Textform zugehen. Sie muss Art, Umfang, Beginn und voraussichtliche Dauer der Maßnahme sowie die voraussichtliche Mieterhöhung enthalten.

Konsequenz bei Versäumnis: Ohne ordnungsgemäße Ankündigung kann der Mieter die Duldung verweigern. Die Mieterhöhung nach §559 BGB verzögert sich um sechs Monate.

Empfohlener Vorlauf: Die Ankündigung frühzeitig mit dem Eigentümer und gegebenenfalls dem Fachanwalt abstimmen.

Frist 9: Kündigungsfrist Mietvertrag — dritter Werktag

Rechtliche Grundlage: §573c BGB

Frist: Die Kündigung muss bis zum dritten Werktag eines Monats zugehen, um zum Ende des übernächsten Monats zu wirken. Samstage zählen als Werktage (BGH-Rechtsprechung).

Konsequenz bei Versäumnis: Die Kündigung wirkt erst einen Monat später. Bei Vermieterkündigungen verlängert sich die Frist nach Mietdauer (drei, sechs oder neun Monate).

Empfohlener Vorlauf: Kündigung per Einwurf-Einschreiben oder Boten mit Zustellnachweis versenden. Planen Sie Postlaufzeit ein.

Frist 10: Anfechtung WEG-Beschluss — ein Monat

Rechtliche Grundlage: §46 WEG

Frist: Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach Beschlussfassung beim Amtsgericht erhoben werden. Die Begründungsfrist beträgt zwei Monate.

Konsequenz bei Versäumnis: Der Beschluss wird bestandskräftig — auch wenn er fehlerhaft war. Ausnahme: nichtige Beschlüsse (Verstoß gegen zwingendes Recht).

Relevanz für Verwalter: Wenn Sie als Verwalter von einem angefochtenen Beschluss erfahren, setzen Sie die Umsetzung aus und informieren Sie die Eigentümer.

Frist 11: Trinkwasserprüfung — alle drei Jahre

Rechtliche Grundlage: TrinkwV §14b (ehem. §14)

Frist: Gebäude mit zentraler Warmwasserbereitung und mehr als 400 Litern Speichervolumen oder mehr als drei Litern Leitungsinhalt zwischen Erwärmer und Zapfstelle müssen alle drei Jahre auf Legionellen untersucht werden.

Konsequenz bei Versäumnis: Ordnungswidrigkeit. Bei einem Legionellenbefall ohne vorherige Prüfung: Haftung des Verwalters und des Eigentümers.

Empfohlener Vorlauf: Prüftermine in einem wiederkehrenden Kalender führen. Labore frühzeitig beauftragen — Wartezeiten von vier bis sechs Wochen sind üblich.

Tipp: Laden Sie sich die Checkliste herunter und haken Sie jeden Punkt bei der nächsten Umsetzung ab.

Frist 12: Aufzugsprüfung — alle zwei Jahre

Rechtliche Grundlage: BetrSichV Anhang 2 Abschnitt 2

Frist: Aufzüge müssen alle zwei Jahre durch eine zugelassene Überwachungsstelle (TÜV, DEKRA etc.) geprüft werden. Zusätzlich: jährliche Zwischenprüfung.

Konsequenz bei Versäumnis: Betriebsverbot. Bei einem Unfall ohne gültige Prüfung: strafrechtliche Konsequenzen und Haftung.

Empfohlener Vorlauf: Prüfvertrag mit einer Überwachungsstelle abschließen. Die Stelle erinnert automatisch an den nächsten Termin.

Frist 13: Rauchwarnmelder — jährliche Funktionsprüfung

Rechtliche Grundlage: Landesbauordnungen der Bundesländer

Frist: In allen Bundesländern ist die Ausstattung mit Rauchwarnmeldern Pflicht. Die jährliche Funktionsprüfung ist in der Regel Pflicht des Vermieters/Eigentümers (Ausnahme: Mecklenburg-Vorpommern, dort Mieterpflicht).

Konsequenz bei Versäumnis: Bei einem Brandschaden ohne funktionsfähige Rauchmelder: Haftung, Versicherungsprobleme.

Empfohlener Vorlauf: Wartungsvertrag mit einem Dienstleister abschließen oder Wartung durch den Hausmeister dokumentieren lassen.

Frist 14: DSGVO-Löschfristen — laufend

Rechtliche Grundlage: Art. 17 DSGVO, §147 AO, §195 BGB

Frist: Personenbezogene Daten müssen gelöscht werden, wenn der Verarbeitungszweck entfällt — es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten. Die wichtigsten Löschzeitpunkte:

| Datenart | Löschzeitpunkt | |---|---| | Mietinteressenten-Daten (abgelehnt) | 6 Monate nach Absage | | Mietvertragsdaten nach Vertragsende | 3 Jahre (Verjährung) | | Buchungsbelege | 10 Jahre (steuerlich) | | Geschäftskorrespondenz | 6 Jahre (steuerlich) | | Videoüberwachung | 48–72 Stunden |

Konsequenz bei Versäumnis: Bußgeld durch die Datenschutzaufsichtsbehörde. Beschwerden von Betroffenen.

Empfohlener Vorlauf: Jährlicher Löschlauf — idealerweise im Januar für das abgelaufene Jahr.

Frist 15: §35a EStG — Bescheinigung haushaltsnaher Dienstleistungen

Rechtliche Grundlage: §35a EStG

Frist: Die Bescheinigung muss so rechtzeitig vorliegen, dass der Mieter oder Eigentümer sie für seine Steuererklärung verwenden kann. Eine gesetzliche Frist existiert nicht, aber die Bescheinigung sollte mit der BK-Abrechnung oder der WEG-Jahresabrechnung verschickt werden.

Konsequenz bei Versäumnis: Der Mieter oder Eigentümer kann den Steuerabzug nicht geltend machen und hat einen Schadensersatzanspruch gegen den Verwalter.

Empfohlener Vorlauf: Die Bescheinigung als festen Bestandteil der Abrechnung erstellen — die meisten HV-Softwarelösungen unterstützen das automatisch.

Alle Prüfpunkte als druckbare PDF-Checkliste: siehe Downloads am Ende des Artikels.

Übersicht: Alle 15 Fristen auf einen Blick

| Nr. | Frist | Turnus | Stichtag/Auslöser | |---|---|---|---| | 1 | BK-Abrechnung | Jährlich | 12 Monate nach Abrechnungszeitraum | | 2 | Heizkostenabrechnung | Jährlich | 12 Monate nach Abrechnungszeitraum | | 3 | WEG-Jahresabrechnung | Jährlich | 3-6 Monate nach Wirtschaftsjahr | | 4 | WEG-Wirtschaftsplan | Jährlich | Vor Beginn des Wirtschaftsjahres | | 5 | Eigentümerversammlung | Jährlich | Mindestens einmal pro Jahr | | 6 | Kautionsabrechnung | Anlassbezogen | 3-6 Monate nach Rückgabe | | 7 | Mieterhöhung | Anlassbezogen | 15 Monate Wartefrist | | 8 | Modernisierungsankündigung | Anlassbezogen | 3 Monate vor Beginn | | 9 | Kündigungsfrist Mietvertrag | Anlassbezogen | 3. Werktag des Monats | | 10 | Anfechtung WEG-Beschluss | Anlassbezogen | 1 Monat nach Beschluss | | 11 | Trinkwasserprüfung | Alle 3 Jahre | Letzte Prüfung + 3 Jahre | | 12 | Aufzugsprüfung | Alle 2 Jahre | Letzte Prüfung + 2 Jahre | | 13 | Rauchwarnmelder | Jährlich | Letzte Prüfung + 1 Jahr | | 14 | DSGVO-Löschfristen | Laufend | Je nach Datenart | | 15 | §35a-Bescheinigung | Jährlich | Mit der Abrechnung |

Fazit

Fristenmanagement ist keine Verwaltungskunst — es ist Handwerk. Wer die fünfzehn hier beschriebenen Fristen im Griff hat, vermeidet die teuersten und häufigsten Fehler in der Hausverwaltung. Ein digitaler Kalender, klare Verantwortlichkeiten und ausreichend Vorlauf sind die drei Zutaten. Der Rest ist Disziplin.

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