Was eine Wohneinheit kosten darf — und sollte

Was eine Wohneinheit kosten darf — und sollte

Der Preis als strategische Entscheidung

Fragen Sie zehn Hausverwalter nach ihrem WE-Preis, und Sie bekommen elf Antworten. Manche rechnen pro Einheit, andere pro Quadratmeter. Einige kalkulieren die WEG-Verwaltung getrennt von der Mietverwaltung. Wieder andere haben ihren Preis seit 2018 nicht angepasst und hoffen, dass es niemand merkt.

Die Hausverwaltungsbranche hat ein Preisproblem — und es liegt nicht darin, dass die Preise zu hoch wären. Im Gegenteil. Viele Verwaltungen arbeiten unter ihren tatsächlichen Kosten, weil sie den eigenen Aufwand systematisch unterschätzen und sich am günstigsten Wettbewerber orientieren statt an der eigenen Kostenstruktur.

Der WE-Preis ist keine Zahl, die man vom Markt abliest. Er ist eine unternehmerische Entscheidung, die drei Fragen beantworten muss: Was kostet mich die Verwaltung einer Einheit tatsächlich? Was zahlt der Markt? Und wo will ich mich positionieren?

Marktpreis-Spannen: Wo steht die Branche?

WEG-Verwaltung

Die vollständige Checkliste mit allen Prüfpunkten steht Ihnen als kostenloser Download zur Verfügung — siehe Download-Bereich am Ende dieses Artikels.

Die Vergütung in der WEG-Verwaltung bewegt sich in Deutschland in einer erstaunlichen Bandbreite. Je nach Region, Objektgröße und Leistungsumfang liegen die Sätze zwischen 18 und 45 Euro pro Einheit und Monat netto.

Orientierungswerte (netto, pro WE/Monat, Stand 2025/2026):

• Ländliche Regionen, einfache Objekte (>30 WE): 18 bis 24 Euro

• Mittelstädte, mittlere Objekte (15 bis 30 WE): 24 bis 32 Euro

• Großstädte, kleinere Objekte (<15 WE): 30 bis 40 Euro

• Metropolen (München, Hamburg, Frankfurt), Altbau, komplexe WEGs: 35 bis 45 Euro

Diese Spannen sind Durchschnittswerte. Die tatsächliche Vergütung hängt vom konkreten Leistungskatalog ab. Eine WEG mit drei Aufzügen, Tiefgarage, Schwimmbad und laufendem Sanierungsverfahren ist nicht vergleichbar mit einem Neubau ohne Sonderthemen.

Mietverwaltung (SE-Verwaltung)

In der Mietverwaltung liegen die marktüblichen Sätze deutlich höher als in der WEG-Verwaltung, weil der Aufwand pro Einheit größer ist. Mieterkommunikation, Nebenkostenabrechnung, Mietanpassungen, Leerstandsmanagement — das alles fällt hier zusätzlich an.

Orientierungswerte (netto, pro WE/Monat):

• Einfache Bestände, wenig Fluktuation: 25 bis 32 Euro

• Mittlere Bestände, aktives Management: 32 bis 45 Euro

• Anspruchsvolle Bestände, Gewerbeanteil: 40 bis 55 Euro

• Portfolios mit hoher Fluktuation oder Sanierungsstau: 50 bis 70 Euro

Sondervergütungen

Neben der laufenden Verwaltungsvergütung rechnen die meisten Verwaltungen Sondervergütungen ab. Diese Zusatzerlöse machen bei professionell aufgestellten Verwaltungen 15 bis 25 Prozent des Gesamtumsatzes aus.

Typische Positionen: Wohnungsabnahmen und -übergaben, Maklertätigkeit, Begleitung von Sanierungsmaßnahmen, Eigentümerwechsel, Mahnwesen, Sonderumlagen. Die Höhe richtet sich nach der Beschlusslage (WEG) oder dem Verwaltervertrag (Mietverwaltung).

Die fünf Kostentreiber, die Ihren Preis bestimmen

1. Personalkosten

Alle Prüfpunkte als druckbare PDF-Checkliste finden Sie im Download-Bereich unten.

Der größte Einzelposten. In einer typischen Hausverwaltung entfallen 55 bis 65 Prozent der Gesamtkosten auf Personal. Gehälter, Sozialabgaben, Weiterbildung, Arbeitsplatzausstattung. Bei einer Vollkraft, die 200 bis 250 WE betreut (ein branchenüblicher Richtwert), muss jede Einheit ihren Anteil an diesen Kosten tragen.

2. Software und IT

ERP-System, Buchhaltung, Dokumentenmanagement, Mieterportal, Telefonanlage, IT-Sicherheit. Die monatlichen Kosten pro WE liegen zwischen 2 und 5 Euro — je nach Digitalisierungsgrad. Verwaltungen, die noch mit Papierakten und Excel arbeiten, haben hier niedrigere direkte Kosten, zahlen aber über den Umweg höherer Personalkosten und geringerer Effizienz.

3. Büro und Infrastruktur

Miete, Nebenkosten, Büroausstattung, Fahrzeuge. In Großstädten ist dieser Posten erheblich. Eine Verwaltung in München-Schwabing hat andere Raumkosten als eine in Rostock.

4. Weiterbildung und Zertifizierung

Seit der Einführung der Weiterbildungspflicht nach §34c GewO und den Anforderungen an den zertifizierten Verwalter (§26a WEG) sind die Kosten für Qualifizierung gestiegen. IHK-Prüfungen, Fachseminare, Branchentage — pro Mitarbeiter fallen jährlich 1.500 bis 3.000 Euro an.

5. Versicherungen und Haftung

Vermögensschadenhaftpflicht, Betriebshaftpflicht, Rechtsschutz. Die Prämien steigen seit Jahren, weil die Schadenquoten in der Branche zunehmen. Pro WE bedeutet das 0,50 bis 1,50 Euro monatlich — ein Posten, der oft vergessen wird.

Positionierung: Drei Strategien, drei Profile

Die Kostenstrategie

Tipp: Laden Sie sich die Checkliste herunter und haken Sie jeden Punkt bei der nächsten Umsetzung ab.

Niedriger Preis, hohes Volumen. Funktioniert nur mit konsequenter Standardisierung, hohem Automatisierungsgrad und großen, homogenen Beständen. Wer 3.000 gleichartige Neubauwohnungen verwaltet, kann mit 20 Euro pro WE profitabel arbeiten. Wer 300 heterogene Altbauwohnungen in fünf Städten betreut, nicht.

Die Differenzierungsstrategie

Mittlerer bis gehobener Preis, klar definierter Leistungskatalog, der über den Standard hinausgeht. Eigentümerportal, proaktive Instandhaltungsplanung, quartalsweise Reportings, persönliche Ansprechpartner. Diese Strategie erfordert Investitionen in Prozesse und Technik — und die Fähigkeit, den Mehrwert gegenüber Eigentümern und Beiräten zu kommunizieren.

Die Premiumstrategie

Hoher Preis, begrenztes Portfolio, intensive Betreuung. Zielgruppe: institutionelle Eigentümer, Family Offices, anspruchsvolle Privatanleger. Hier geht es um Verfügbarkeit, Reporting-Tiefe und die Fähigkeit, auch komplexe Sanierungen und Rechtsstreitigkeiten zu steuern.

Warum die meisten Verwaltungen zu günstig sind

Es gibt einen psychologischen Mechanismus, der in der Branche weit verbreitet ist: Die Angst, durch einen höheren Preis Mandate zu verlieren. Diese Angst ist verständlich — aber in den meisten Fällen unbegründet.

Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.

Die Kündigungsquoten bei Preiserhöhungen liegen nach Branchendaten bei 3 bis 8 Prozent. Das bedeutet: Von 100 WEGs, denen Sie eine Erhöhung um 3 bis 5 Euro pro Einheit und Monat ankündigen, werden Ihnen 92 bis 97 erhalten bleiben. Die wenigen, die gehen, sind oft genau die Mandate, die ohnehin überproportional Aufwand verursachen.

Gleichzeitig zeigt die Rechnung: Eine Erhöhung um 3 Euro pro WE und Monat bei 1.000 verwalteten Einheiten bedeutet 36.000 Euro zusätzlichen Jahresumsatz. Brutto. Ohne eine einzige neue Einheit akquiriert zu haben. Selbst wenn Sie dabei 50 Einheiten verlieren, stehen Sie besser da als vorher.

Weiterführend

Die vollständige WE-Kalkulation mit Vollkostenrechnung, Benchmark-Tabellen, Preiserhöhungs-Kommunikation und Kalkulationstool finden Sie in unserem Deep Dive: [WE-Kalkulation, Marktvergleich, Preiserhöhung durchsetzen](6-01b-preisgestaltung-deep-dive.md).

Verwaltungssoftware wie MieterOS unterstützt Sie bei der Analyse Ihrer Kostenstruktur pro Einheit — und liefert die Daten, die Sie für eine fundierte Preiskalkulation brauchen.

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