WE-Kalkulation, Marktvergleich, Preiserhöhung durchsetzen — mit Kalkulationstool

WE-Kalkulation, Marktvergleich, Preiserhöhung durchsetzen — mit Kalkulationstool

1. Warum die meisten Verwaltungen ihren Preis nicht kennen

Es klingt provokant, aber es ist die Realität: Die Mehrheit der Hausverwaltungen kann auf Nachfrage nicht beziffern, was die Verwaltung einer einzelnen Wohneinheit tatsächlich kostet. Man kennt den WE-Preis, den man verlangt. Man kennt die Gesamtkosten des Betriebs — ungefähr. Aber die exakte Vollkostenrechnung pro Einheit, differenziert nach Objekttyp? Fehlanzeige.

Das ist kein Vorwurf. Es ist eine Bestandsaufnahme. Die Hausverwaltung ist historisch eine Branche, in der der Preis vom Markt diktiert wurde, nicht von der eigenen Kalkulation. Man hat sich an den Nachbarverwalter gehalten, einen Euro draufgeschlagen oder abgezogen und damit gelebt.

Das funktioniert nicht mehr. Die Kostensituation hat sich seit 2020 fundamental verändert: Personalkosten sind um 15 bis 25 Prozent gestiegen. Die Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz haben neue Ausgabenblöcke geschaffen. Die Weiterbildungspflicht verteuert jeden Mitarbeiter. Und die Inflation hat die Sachkosten nach oben getrieben.

Wer seinen Preis nicht regelmäßig an die eigene Kostenentwicklung anpasst, schrumpft — auch wenn der Umsatz nominell stabil bleibt.

2. Vollkostenrechnung pro WE: Die Methodik

Der Grundsatz

Die vollständige Checkliste mit allen Prüfpunkten steht Ihnen als kostenloser Download zur Verfügung — siehe Download-Bereich am Ende dieses Artikels.

Die Vollkostenrechnung einer Hausverwaltung folgt einem einfachen Prinzip: Alle Kosten des Geschäftsbetriebs werden auf die verwalteten Einheiten umgelegt. Was dabei herauskommt, sind die Vollkosten pro WE und Monat — die Untergrenze, unter der jedes Mandat zum Verlustgeschäft wird.

Kostenblock 1: Personal

Personal ist der dominierende Kostenblock. Ermitteln Sie ihn wie folgt:

Jahrespersonalkosten gesamt = Summe aller Bruttogehälter + Arbeitgeberanteil Sozialversicherung (ca. 20 %) + Zuschüsse (VWL, Fahrkosten, BAV) + Weiterbildungskosten + Kosten für Stellenbesetzung (anteilig)

Beispielrechnung (Verwaltung mit 1.200 WE):

| Position | Betrag/Jahr | |----------|-------------| | 3 Verwalter/Objektbetreuer (je 52.000 EUR brutto) | 156.000 EUR | | 2 Buchhalter (je 42.000 EUR brutto) | 84.000 EUR | | 1 Assistenz/Empfang (36.000 EUR brutto) | 36.000 EUR | | 1 Geschäftsführer (anteilig operativ, 50 %) | 45.000 EUR | | Arbeitgeberanteil SV (ca. 20 %) | 64.200 EUR | | VWL, Zuschüsse, BAV | 12.000 EUR | | Weiterbildung (7 Personen x 2.500 EUR) | 17.500 EUR | | Summe Personalkosten | 414.700 EUR | | Pro WE/Monat | 28,80 EUR |

Dieser Wert allein liegt bereits über dem Preis, den viele Verwaltungen für die WEG-Verwaltung berechnen.

Kostenblock 2: Software und IT

| Position | Betrag/Jahr | |----------|-------------| | ERP/Verwaltungssoftware (Lizenzen, Wartung) | 18.000 EUR | | DMS/Dokumentenmanagement | 4.800 EUR | | Mieterportal/Eigentümerportal | 6.000 EUR | | Telefonanlage, Mobilfunk | 7.200 EUR | | IT-Infrastruktur (Server, Backup, Firewall) | 9.600 EUR | | IT-Dienstleister (Support, Updates) | 12.000 EUR | | Datenschutz (DSB, Audit) | 3.600 EUR | | Summe IT-Kosten | 61.200 EUR | | Pro WE/Monat | 4,25 EUR |

Kostenblock 3: Büro und Infrastruktur

| Position | Betrag/Jahr | |----------|-------------| | Büromiete inkl. NK | 36.000 EUR | | Büroausstattung (Abschreibung) | 4.800 EUR | | Fahrzeuge (2 Dienstfahrzeuge, Leasing + Betrieb) | 14.400 EUR | | Porto, Druck, Büromaterial | 8.400 EUR | | Summe Bürokosten | 63.600 EUR | | Pro WE/Monat | 4,42 EUR |

Kostenblock 4: Versicherungen und Recht

| Position | Betrag/Jahr | |----------|-------------| | Vermögensschadenhaftpflicht | 8.400 EUR | | Betriebshaftpflicht | 2.400 EUR | | Rechtsschutz | 3.600 EUR | | Rechtsberatung (pauschal) | 6.000 EUR | | Summe | 20.400 EUR | | Pro WE/Monat | 1,42 EUR |

Kostenblock 5: Sonstiges

| Position | Betrag/Jahr | |----------|-------------| | Steuerberatung | 9.600 EUR | | Verbandsbeiträge (VDIV etc.) | 2.400 EUR | | Marketing, Website | 4.800 EUR | | Unvorhergesehenes (2 % vom Umsatz) | 10.000 EUR | | Summe | 26.800 EUR | | Pro WE/Monat | 1,86 EUR |

Gesamtrechnung

| Kostenblock | Pro WE/Monat | |-------------|-------------| | Personal | 28,80 EUR | | Software/IT | 4,25 EUR | | Büro/Infrastruktur | 4,42 EUR | | Versicherung/Recht | 1,42 EUR | | Sonstiges | 1,86 EUR | | Vollkosten pro WE | 40,75 EUR |

Bei einer Zielrendite von 12 Prozent ergibt sich ein Mindestpreis von 45,64 EUR pro WE/Monat als Mischkalkulation über alle Verwaltungsarten hinweg.

Dieser Wert ist ein Durchschnitt. Die tatsächlichen Kosten variieren erheblich nach Objekttyp: Eine Neubau-WEG mit 60 Einheiten verursacht weniger Aufwand als eine 8-WE-Altbau-WEG mit Sanierungsstau. Die Differenzierung nach Objektkategorien ist deshalb zwingend.

3. Benchmark-Daten: Wo steht der Markt?

VDIV-Branchenbarometer

Den Rechner für diese Berechnung finden Sie als Excel-Download am Ende des Artikels.

Der Verband der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV) erhebt regelmäßig Branchendaten. Die Ergebnisse der letzten Erhebungen zeigen einen klaren Trend: Die Vergütungen steigen, aber langsamer als die Kosten.

WEG-Verwaltung (netto pro WE/Monat, Bundesdurchschnitt):

| Jahr | Durchschnitt | Median | |------|-------------|--------| | 2020 | 23,50 EUR | 22,00 EUR | | 2022 | 26,80 EUR | 25,00 EUR | | 2024 | 29,50 EUR | 27,50 EUR | | 2025/26 | 31,00-33,00 EUR (Schätzung) | 29,00-31,00 EUR |

Mietverwaltung (netto pro WE/Monat, Bundesdurchschnitt):

| Jahr | Durchschnitt | Median | |------|-------------|--------| | 2020 | 28,00 EUR | 26,00 EUR | | 2022 | 31,50 EUR | 29,50 EUR | | 2024 | 34,00 EUR | 32,00 EUR | | 2025/26 | 36,00-38,00 EUR (Schätzung) | 34,00-36,00 EUR |

Regionale Unterschiede

Die Spreizung zwischen den Regionen ist erheblich:

Süddeutschland (Bayern, Baden-Württemberg): 15 bis 20 Prozent über dem Bundesdurchschnitt. Getrieben durch höhere Personal- und Raumkosten.

Metropolen (München, Hamburg, Frankfurt, Berlin): 20 bis 35 Prozent über dem Durchschnitt. Hier übersteigt die Nachfrage das Angebot deutlich — viele Verwaltungen nehmen keine neuen Mandate an.

Ostdeutschland (ohne Berlin): 10 bis 20 Prozent unter dem Durchschnitt. Geringere Raumkosten, aber auch geringere Personalverfügbarkeit.

Norddeutschland: Nahe am Bundesdurchschnitt, mit Ausnahme der Hansestädte.

Wie Sie Ihren regionalen Benchmark ermitteln

1. Fragen Sie drei bis fünf befreundete Verwalter in Ihrer Region nach ihren aktuellen Sätzen.

2. Analysieren Sie aktuelle Verwalterangebote auf Portalen wie wohnung.com oder in WEG-Foren.

3. Prüfen Sie die Empfehlungen Ihres Regionalverbands (VDIV-Landesverband).

4. Holen Sie bei Übernahmemandaten den bisherigen Verwaltervertrag ein — dort steht der Preis des Vorgängers.

4. Preisdifferenzierung: Der Schlüssel zur profitablen Verwaltung

Das Prinzip

Tipp: Laden Sie sich die Checkliste herunter und haken Sie jeden Punkt bei der nächsten Umsetzung ab.

Ein einheitlicher WE-Preis für alle Objekte ist der sicherste Weg, Geld zu verlieren. Denn der Aufwand pro Einheit variiert um den Faktor drei bis fünf, je nach Objekteigenschaften.

Differenzierungskriterien

Objektgröße: Kleine WEGs (unter 10 WE) verursachen pro Einheit deutlich mehr Aufwand als große. Die Eigentümerversammlung dauert ähnlich lang, die Jahresabrechnung muss genauso erstellt werden — aber die Fixkosten verteilen sich auf weniger Einheiten. Konsequenz: Der WE-Preis für kleine WEGs muss höher sein.

Baujahr und Zustand: Altbauten mit Sanierungsstau erzeugen mehr Schadensmeldungen, mehr Handwerkerkoordination, mehr Eigentümerkommunikation. Ein Zuschlag von 3 bis 8 Euro pro WE ist gerechtfertigt.

Sonderbauteile: Aufzüge, Tiefgarage, Schwimmbad, Gemeinschaftswaschküche — jedes Sonderbauteil erhöht den Verwaltungsaufwand. Kalkulieren Sie Zuschläge pro Sonderbauteil.

Gewerbeanteil: Gewerbeflächen sind verwaltungsintensiver als Wohnflächen. Andere Mietvertragsstrukturen, Indexierung, Umsatzsteuer-Option, höhere Fluktuation. Berechnen Sie Gewerbeflächen mindestens 30 Prozent über dem Wohntarif.

Entfernung: Objekte, die mehr als 30 Minuten Fahrzeit von Ihrem Büro entfernt liegen, erzeugen zusätzliche Wegekosten. Kalkulieren Sie einen Entfernungszuschlag oder lehnen Sie das Mandat ab.

Preismatrix (Beispiel)

| Objektkategorie | WEG-Verwaltung | Mietverwaltung | |----------------|----------------|----------------| | Neubau, >30 WE | 26,00 EUR | 30,00 EUR | | Neubau, 10-30 WE | 30,00 EUR | 34,00 EUR | | Neubau, <10 WE | 36,00 EUR | 40,00 EUR | | Altbau, >30 WE | 30,00 EUR | 36,00 EUR | | Altbau, 10-30 WE | 34,00 EUR | 42,00 EUR | | Altbau, <10 WE | 40,00 EUR | 48,00 EUR | | Zuschlag Aufzug | +2,00 EUR | +2,00 EUR | | Zuschlag TG | +1,50 EUR | +1,50 EUR | | Zuschlag Gewerbe | — | +30 % |

5. Preiserhöhung durchsetzen: Strategie und Kommunikation

Die Ausgangslage

Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.

Eine Preiserhöhung in der WEG-Verwaltung ist kein einseitiger Akt. Sie muss entweder über den neuen Verwaltervertrag (bei Neubestellung) oder als Vertragsanpassung (mit Zustimmung der WEG durch Beschluss) erfolgen. In der Mietverwaltung ist die Anpassung einfacher, weil nur ein Vertragspartner — der Eigentümer — zustimmen muss.

Zeitpunkt und Frequenz

Erhöhen Sie regelmäßig, nicht einmalig drastisch. Verwaltungen, die fünf Jahre lang nicht erhöht haben und dann 30 Prozent auf einmal durchsetzen wollen, scheitern. Die richtige Frequenz sind Anpassungen alle 18 bis 24 Monate.

Idealer Zeitpunkt: Drei bis vier Monate vor der ordentlichen Eigentümerversammlung. So hat der Beirat Zeit, die Erhöhung vorzuprüfen, und die WEG kann den neuen Verwaltervertrag mit der angepassten Vergütung beschließen.

Begründung: Was wirkt

Eigentümer und Beiräte akzeptieren Preiserhöhungen, wenn sie nachvollziehbar begründet sind. Das bedeutet konkret:

Kostensteigerungen beziffern: „Die Personalkosten sind im Zeitraum 2023 bis 2025 um 18 Prozent gestiegen. Die IT-Kosten durch neue DSGVO-Anforderungen und die Einführung des Eigentümerportals um 22 Prozent. Die Vermögensschadenhaftpflicht-Prämie hat sich verdoppelt."

Marktvergleich anführen: „Die durchschnittliche WEG-Verwaltungsvergütung in unserer Region liegt laut VDIV bei 31 Euro pro Einheit. Unser aktueller Satz von 26 Euro liegt 16 Prozent unter dem Markt."

Leistungserweiterungen darstellen: „Seit der letzten Vergütungsanpassung haben wir das Eigentümerportal eingeführt, die Erreichbarkeit auf 45 Stunden pro Woche erweitert und die Abrechnungserstellung um vier Wochen beschleunigt."

Was nicht wirkt

• Allgemeine Verweise auf „gestiegene Kosten" ohne Zahlen

• Vergleiche mit Verwaltungen in anderen Städten

• Drohungen mit Mandatsrückgabe

• Übertrieben hohe Forderungen als Verhandlungstaktik

Muster-Anschreiben (Struktur)

Ein professionelles Anschreiben zur Preiserhöhung folgt dieser Struktur:

1. Sachliche Einleitung: Bezugnahme auf den bestehenden Verwaltervertrag und den Zeitpunkt der letzten Anpassung.

2. Kostendarstellung: Konkrete Zahlen zu den gestiegenen Kostenblöcken.

3. Markteinordnung: Vergleich des bisherigen Preises mit dem regionalen Durchschnitt.

4. Leistungsbilanz: Was hat sich seit der letzten Anpassung verbessert?

5. Neue Vergütung: Klare Nennung des neuen WE-Preises und des Zeitpunkts.

6. Nächster Schritt: Hinweis auf die Beschlussfassung in der kommenden Versammlung.

Umgang mit Widerstand

Beiräte werden nachfragen. Eigentümer werden vergleichen. Das ist legitim. Bereiten Sie sich vor:

• Halten Sie Ihre Vollkostenrechnung griffbereit (aber zeigen Sie sie nur auf Nachfrage)

• Bringen Sie zwei bis drei Vergleichsangebote anderer Verwaltungen mit (anonymisiert)

• Bieten Sie bei großem Widerstand eine gestufte Erhöhung an (50 % sofort, 50 % nach 12 Monaten)

• Signalisieren Sie Verständnis, aber weichen Sie nicht unter die Vollkosten zurück

6. Sondervergütungen richtig kalkulieren

Warum Sondervergütungen entscheidend sind

Den Rechner für diese Berechnung finden Sie als Excel-Download am Ende des Artikels.

Die laufende WE-Vergütung ist die Basis. Aber die Wirtschaftlichkeit einer Verwaltung steht und fällt mit den Sondervergütungen. Bei gut aufgestellten Betrieben machen sie 15 bis 25 Prozent des Gesamtumsatzes aus.

Sondervergütungskatalog (Richtwerte)

| Leistung | Vergütung | |----------|-----------| | Wohnungsabnahme/-übergabe | 120 bis 200 EUR pro Vorgang | | Begleitung Sanierungsmaßnahmen (>10.000 EUR Volumen) | 3 bis 5 % der Bausumme | | Begleitung Sanierungsmaßnahmen (<10.000 EUR) | Pauschal 250 bis 500 EUR | | Eigentümerwechsel (Umschreibung) | 150 bis 250 EUR pro Vorgang | | Außerordentliche Eigentümerversammlung | 300 bis 600 EUR | | Mahnwesen (ab 2. Mahnung) | 15 bis 25 EUR pro Mahnschreiben | | Maklertätigkeit (WE-Neuvermietung) | 1,5 bis 2 Nettokaltmieten | | Bearbeitung Versicherungsschaden | 80 bis 150 EUR pro Vorgang | | Zwischenablesung bei Mieterwechsel | 50 bis 100 EUR | | Erstellung §35a-Bescheinigung | 10 bis 20 EUR pro WE |

Vertragsgestaltung

Sondervergütungen müssen im Verwaltervertrag (WEG) oder Verwaltungsvertrag (Mietverwaltung) klar geregelt sein. In der WEG bedarf die Vergütungsregelung eines Beschlusses. Formulieren Sie den Sondervergütungskatalog als Anlage zum Verwaltervertrag und lassen Sie ihn mit dem Vertrag beschließen.

7. Kalkulationstool: Schritt für Schritt zur eigenen Berechnung

Anleitung

Diese Übersicht steht Ihnen auch als druckbares PDF zur Verfügung — siehe Download-Bereich.

Nutzen Sie die folgende Methodik, um Ihren individuellen Mindestpreis pro WE zu berechnen:

Schritt 1 — Personalkosten ermitteln: Addieren Sie alle Personalkosten (brutto + AG-Anteil SV + Nebenkosten). Teilen Sie durch die Anzahl verwalteter Einheiten und durch 12 Monate.

Schritt 2 — Sachkosten ermitteln: Erfassen Sie alle nicht-personalbezogenen Kosten: IT, Büro, Versicherung, Beratung, Sonstiges. Teilen Sie analog.

Schritt 3 — Vollkosten pro WE berechnen: Personalkosten/WE/Monat + Sachkosten/WE/Monat = Vollkosten/WE/Monat

Schritt 4 — Zielrendite aufschlagen: Vollkosten x 1,10 (für 10 % Rendite) bis 1,15 (für 15 % Rendite) = Mindestpreis

Schritt 5 — Marktabgleich: Liegt Ihr Mindestpreis über dem Marktpreis? Dann müssen Sie entweder Kosten senken oder Ihren Leistungsumfang so differenzieren, dass der höhere Preis gerechtfertigt ist.

Schritt 6 — Differenzierung: Verteilen Sie die Kosten nicht gleichmäßig, sondern gewichtet: kleine WEGs höher, große niedriger. Altbau höher, Neubau niedriger. Passen Sie Ihre Preismatrix entsprechend an.

Kontrollrechnung

Prüfen Sie das Ergebnis mit der Rückrechnung:

(Anzahl WE x Monatspreis x 12) + erwartete Sondervergütungen = Jahresumsatz

Jahresumsatz - Gesamtkosten = Jahresergebnis

Jahresergebnis / Jahresumsatz = Umsatzrendite

Zielwert: 10 bis 15 Prozent Umsatzrendite. Verwaltungen unter 8 Prozent haben keinen Puffer für unvorhergesehene Belastungen. Verwaltungen über 20 Prozent sind entweder außergewöhnlich effizient oder unterschätzen ihren Geschäftsführergehalt.

8. Verlustbringer identifizieren und handeln

Die 80/20-Regel in der Hausverwaltung

Alle Details als strukturierte Checkliste zum Abhaken: siehe Downloads unten.

In den meisten Verwaltungen folgt die Profitabilität der Mandate einem vorhersagbaren Muster: 20 Prozent der Mandate erzeugen 80 Prozent des Gewinns. Am anderen Ende stehen 10 bis 15 Prozent der Mandate, die Verlust erzeugen — entweder weil der Preis zu niedrig ist, das Objekt zu aufwendig oder die Eigentümergemeinschaft zu konflikthaft.

Identifikation

Für jedes Mandat berechnen Sie:

Erlös pro WE (laufende Vergütung + anteilige Sondervergütungen) minus Kosten pro WE (Zeitaufwand des Objektbetreuers x Stundensatz + anteilige Gemeinkosten) gleich Deckungsbeitrag pro WE

Mandate mit negativem Deckungsbeitrag sind Verlustbringer.

Handlungsoptionen

1. Preisanpassung: Erhöhen Sie den Preis auf mindestens Vollkostenniveau.

2. Leistungsreduktion: Reduzieren Sie den Service auf das vertraglich geschuldete Minimum.

3. Prozessoptimierung: Automatisieren Sie repetitive Aufgaben (z. B. durch Mieterportal, automatisiertes Mahnwesen).

4. Mandatsrückgabe: Wenn Preisanpassung scheitert und Optimierung ausgeschöpft ist, geben Sie das Mandat ab. Ein Verlustmandat bindet Ressourcen, die in profitablen Mandaten besser eingesetzt sind.

Verwaltungssoftware wie MieterOS liefert die Datengrundlage für Ihre Vollkostenrechnung: Zeiterfassung pro Objekt, Kostenauswertung pro Einheit und automatisierte Reportings für Eigentümer.

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