Due Diligence beim Mandatskauf: Vertragsqualität, Mieterstruktur, Technik — 60-P
1. Due Diligence: Was der Begriff in der Hausverwaltung bedeutet
Due Diligence — wörtlich „gebotene Sorgfalt" — ist ein Begriff aus der Unternehmenstransaktion. Wer ein Unternehmen oder einen Bestand kauft, prüft ihn vor dem Kauf auf Herz und Nieren. In der Immobilienbranche ist das Verfahren bei Objekttransaktionen längst Standard. Beim Kauf von Verwaltungsbeständen wird es dagegen oft sträflich vernachlässigt.
Das hat Gründe. Verwaltungsbestände werden häufig unter Kollegen gehandelt, oft ohne Makler oder Berater. Man kennt sich, man vertraut sich, man schüttelt sich die Hand. Die Prüfung beschränkt sich auf „Wie viele Einheiten?" und „Was zahlst du pro WE?"
Das reicht nicht. Denn ein Verwaltungsbestand ist kein homogenes Produkt. Er besteht aus Dutzenden oder Hunderten von Einzelmandaten, jedes mit eigener Vertragshistorie, eigener Eigentümerstruktur, eigener Problemlage. Wer diese Komplexität nicht systematisch prüft, kauft blind.
Dieser Artikel liefert die Methodik für eine vollständige Due Diligence — aufgeteilt in fünf Prüfbereiche mit insgesamt 60 Prüfpunkten.
2. Prüfbereich I: Vertragswerk (Punkte 1-15)
Verwalterverträge
Die vollständige Checkliste mit allen Prüfpunkten steht Ihnen als kostenloser Download zur Verfügung — siehe Download-Bereich am Ende dieses Artikels.
Der Verwaltervertrag ist die wirtschaftliche Grundlage jedes Mandats. Seine Qualität bestimmt, ob das Mandat profitabel ist oder zum Zuschussgeschäft wird.
Punkt 1 — Vergütungshöhe: Vergleichen Sie den aktuellen WE-Preis jedes Mandats mit Ihren Vollkosten. Mandate, die unter Ihren Vollkosten liegen, sind Verlustbringer — es sei denn, Sie können den Preis kurzfristig anpassen.
Punkt 2 — Sondervergütungen: Gibt es einen Sondervergütungskatalog? Sind die Sätze marktüblich? Oder erledigt der Verkäufer alles zum Pauschalpreis — einschließlich Wohnungsübergaben, Sanierungsbegleitung und außerordentlichen Versammlungen?
Punkt 3 — Vertragslaufzeit WEG: Wann wurden die aktuellen Verwalterverträge beschlossen? Wie lange laufen sie noch? Ein Verwaltervertrag in der WEG wird auf maximal fünf Jahre geschlossen (§26 Abs. 2 WEG). Ein Verwalterwechsel durch Bestandskauf ändert daran nichts — der Vertrag läuft mit dem neuen Verwalter weiter, sofern die WEG zustimmt.
Punkt 4 — Kündigungsrechte: Gibt es Sonderkündigungsrechte bei Verwalterwechsel? Manche Verwalterverträge enthalten Klauseln, die bei einem Inhaberwechsel ein außerordentliches Kündigungsrecht der WEG vorsehen. Solche Klauseln entwerten den Bestand erheblich.
Punkt 5 — Mietverwaltungsverträge: In der Mietverwaltung besteht der Vertrag mit dem Eigentümer. Prüfen Sie Laufzeit, Kündigungsfrist und Vergütungsregelung jedes einzelnen Vertrags.
Punkt 6 — Vertragskonforme Leistungserbringung: Hat der Verkäufer alle vertraglich geschuldeten Leistungen erbracht? Offene Abrechnungen, nicht durchgeführte Versammlungen oder versäumte Wartungsfristen können nach der Übernahme auf Sie zurückfallen.
Punkt 7 — Haftungsaltlasten: Gibt es Ansprüche gegen den bisherigen Verwalter, die auf den Bestand durchschlagen könnten? Schadensersatzforderungen, Regressansprüche, ungeklärte Versicherungsfälle.
Mietverträge
Punkt 8 — Mietvertragsbestand: Liegt ein vollständiger Satz aller Mietverträge vor? Fehlen Verträge, fehlt die Grundlage für die Verwaltung.
Punkt 9 — Mietvertragstypen: Welche Vertragstypen sind vertreten? Unbefristete Mietverträge, Zeitmietverträge, Indexmietverträge, Staffelmietverträge — jeder Typ hat unterschiedliche Anforderungen.
Punkt 10 — Mietanpassungspotenzial: Liegen die aktuellen Mieten unter dem Mietspiegel? Dann gibt es Anpassungspotenzial. Liegen sie darüber (z. B. durch Indexierung), prüfen Sie die Rechtskonformität.
Punkt 11 — Kautionen: Sind alle Kautionen ordnungsgemäß angelegt? Auf separaten Konten, insolvenzfest? Stimmen die Beträge mit den Mietverträgen überein?
Beschlusslage (WEG)
Punkt 12 — Beschlusssammlung: Liegt eine vollständige Beschlusssammlung vor? Seit der WEG-Reform 2020 ist der Verwalter zur Führung verpflichtet (§24 Abs. 7 WEG a.F., jetzt §26 Abs. 4 WEG n.F.). Fehlende Beschlusssammlungen sind ein Warnsignal.
Punkt 13 — Offene Beschlüsse: Gibt es Beschlüsse, die gefasst, aber nicht umgesetzt wurden? Sanierungsbeschlüsse ohne Ausführung, Sonderumlagen ohne Einzug, beauftragte Gutachten ohne Ergebnis.
Punkt 14 — Angefochtene Beschlüsse: Laufen Anfechtungsklagen gegen Beschlüsse? Das bindet Kapazitäten und erzeugt Unsicherheit.
Punkt 15 — Wirtschaftspläne und Abrechnungen: Sind die Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen der letzten drei Jahre vollständig und beschlossen?
3. Prüfbereich II: Finanzen (Punkte 16-27)
Punkt 16 — Umsatzentwicklung: Wie hat sich der Umsatz des Verwaltungsbestands in den letzten drei Jahren entwickelt? Stabil, steigend, fallend?
Alle Prüfpunkte als druckbare PDF-Checkliste finden Sie im Download-Bereich unten.
Punkt 17 — Ergebnis je Mandat: Berechnen Sie den Deckungsbeitrag pro Mandat: Erlös minus anteilige Kosten. Wie viele Mandate sind profitabel, wie viele defizitär?
Punkt 18 — Mietrückstände: Wie hoch ist der offene Forderungsbestand in den Mietverwaltungsobjekten? Rückstände über drei Monatsmieten deuten auf strukturelle Probleme hin.
Punkt 19 — Hausgeldausfälle (WEG): Gibt es Eigentümer, die ihr Hausgeld nicht zahlen? Wie hoch sind die Ausfälle? Wird konsequent gemahnt und beigetrieben?
Punkt 20 — Bankkonten: Wie viele Bankkonten gibt es? Sind sie sauber getrennt nach Eigentümergemeinschaften? Gibt es Treuhandkonten?
Punkt 21 — Instandhaltungsrücklagen: Wie hoch sind die Rücklagen der WEGs? Liegen sie im branchenüblichen Rahmen (7 bis 12 Euro pro Quadratmeter und Jahr als Zuführung)?
Punkt 22 — Offene Abrechnungen: Gibt es WEGs, deren Jahresabrechnung noch nicht erstellt oder beschlossen ist? Offene Abrechnungen bedeuten Nacharbeit nach der Übernahme.
Punkt 23 — BK-Abrechnungen (Mietverwaltung): Sind alle Betriebskostenabrechnungen fristgerecht erstellt und versandt? Ausstehende Abrechnungen gefährden Nachforderungsansprüche.
Punkt 24 — Sonderumlagen: Laufen aktuell Sonderumlagen? Wie hoch? Werden sie vollständig bedient?
Punkt 25 — Darlehen und Kredite: Haben WEGs Darlehen aufgenommen (z. B. für Sanierungen)? Wie sind die Rückzahlungsmodalitäten?
Punkt 26 — Versicherungen: Welche Versicherungen bestehen für die Objekte? Sind die Deckungssummen aktuell? Gibt es offene Schadensfälle?
Punkt 27 — Steuerliche Situation: Gibt es Besonderheiten bei der Umsatzsteuer-Option (§9 UStG)? Werden §35a-Bescheinigungen erstellt?
4. Prüfbereich III: Mieter- und Eigentümerstruktur (Punkte 28-39)
Punkt 28 — Leerstandsquote: Wie hoch ist der Leerstand in den Mietverwaltungsobjekten? Über 5 Prozent erfordert eine Ursachenanalyse.
Tipp: Laden Sie sich die Checkliste herunter und haken Sie jeden Punkt bei der nächsten Umsetzung ab.
Punkt 29 — Mieterfluktuation: Wie viele Mieterwechsel gab es in den letzten 12 Monaten im Verhältnis zum Gesamtbestand? Über 15 Prozent ist auffällig.
Punkt 30 — Mieterzufriedenheit: Gibt es Hinweise auf systematische Unzufriedenheit? Gehäufte Beschwerden, schlechte Bewertungen, Mieterbeiratsbeschwerden?
Punkt 31 — Sozialstruktur: Wie setzt sich der Mieterbestand zusammen? Familien, Singles, Senioren, WG-Bewohner? Das beeinflusst den Kommunikationsaufwand.
Punkt 32 — Eigentümerstruktur (WEG): Wie ist das Verhältnis von Selbstnutzern zu Kapitalanlegern? Reine Kapitalanleger-WEGs sind oft leichter zu verwalten, weil die emotionale Distanz größer ist.
Punkt 33 — Beiratsarbeit: Sind die Beiräte in den WEGs aktiv und kooperativ? Oder gibt es Gemeinschaften ohne Beirat oder mit dauerhaft blockierendem Beirat?
Punkt 34 — Eigentümerwechsel: Wie häufig finden Eigentümerwechsel statt? Jeder Wechsel erzeugt Verwaltungsaufwand (Umschreibung, neue Lastschrift, neue Kontaktdaten).
Punkt 35 — Größe der WEGs: Wie verteilen sich die WEGs nach Einheitenzahl? Viele kleine WEGs (unter 10 WE) sind überproportional aufwendig.
Punkt 36 — Konfliktpotenzial: Gibt es bekannte Dauerkonflikte innerhalb von Eigentümergemeinschaften? Zerstrittene Gemeinschaften binden Verwaltungskapazitäten unverhältnismäßig.
Punkt 37 — Sondereigentumsnutzung: Gibt es Sondereigentum, das zweckentfremdet genutzt wird? Gewerbe im Wohnungseigentum, Ferienwohnungen, Untervermietung?
Punkt 38 — Barrierefreiheit: Gibt es Eigentümer mit Umbauanträgen zur Barrierefreiheit? Das ist ein wachsendes Thema mit rechtlichem Hintergrund.
Punkt 39 — Kommunikationsverhalten: Wie kommuniziert der bisherige Verwalter mit Eigentümern und Mietern? E-Mail, Brief, Portal? Gibt es Erwartungen an Erreichbarkeit, die von Ihren Standards abweichen?
5. Prüfbereich IV: Technik und Objekte (Punkte 40-51)
Punkt 40 — Objektliste mit Baujahr: Vollständige Liste aller Objekte mit Baujahr, Einheitenzahl, Fläche und Sonderbauteilen.
Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.
Punkt 41 — Energieausweise: Liegen für alle Objekte gültige Energieausweise vor? Seit Mai 2021 müssen bei Verkauf und Neuvermietung Energieausweise vorgelegt werden.
Punkt 42 — GEG-Pflichten: Welche Pflichten ergeben sich aus dem Gebäudeenergiegesetz? Heizungsaustauschfristen, hydraulischer Abgleich, oberste Geschossdecke?
Punkt 43 — Heizungsanlagen: Alter, Typ und Zustand der Heizungsanlagen. Anlagen über 20 Jahre stehen potenziell vor dem Austausch.
Punkt 44 — Aufzugsanlagen: Wartungsverträge, TÜV-Prüfungen, Modernisierungsbedarf. Aufzüge sind einer der größten Kostentreiber in der Instandhaltung.
Punkt 45 — Elektroinstallation: Alter der Elektrik, Zustand der Unterverteilungen, E-Check-Dokumentation.
Punkt 46 — Dach und Fassade: Letzter Sanierungszeitpunkt, erkennbare Mängel, geplante Maßnahmen.
Punkt 47 — Wasserleitungen: Alter der Steigleitungen, Legionellenprüfungen, bekannte Rohrbrüche.
Punkt 48 — Brandschutz: Brandschutzkonzept, Rauchwarnmelder, Flucht- und Rettungswege, Feuerlöscher-Prüffristen.
Punkt 49 — Verkehrssicherungspflichten: Sind alle Verkehrssicherungspflichten dokumentiert und erfüllt? Winterdienst, Baumkontrolle, Spielplatzprüfung?
Punkt 50 — Wartungsverträge: Welche Wartungsverträge bestehen? Heizung, Aufzug, Lüftung, Brandschutz, Grünpflege. Laufzeiten, Konditionen, Kündigungsfristen.
Punkt 51 — Instandhaltungsplanung: Gibt es eine mittel- oder langfristige Instandhaltungsplanung? Oder wird nur reaktiv gehandelt?
6. Prüfbereich V: Daten und Systeme (Punkte 52-60)
Punkt 52 — Verwaltungssoftware: Welche Software nutzt der Verkäufer? Ist ein Datenexport in Standardformaten möglich?
Den Rechner für diese Berechnung finden Sie als Excel-Download am Ende des Artikels.
Punkt 53 — Datenqualität: Wie vollständig und aktuell sind die Stammdaten? Adressen, Bankverbindungen, Mietverträge, Beschlüsse — stimmen die Daten mit der Realität überein?
Punkt 54 — Dokumentenbestand: Wie sind die Dokumente archiviert? Digital, analog, gemischt? Sind die Akten vollständig und auffindbar?
Punkt 55 — DSGVO-Konformität: Liegt ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten vor? Gibt es Auftragsverarbeitungsverträge mit Dienstleistern? Ist die Datenweitergabe an Sie als Käufer datenschutzrechtlich abgesichert?
Punkt 56 — Buchhaltungsdaten: Können die Buchhaltungsdaten in Ihr System übernommen werden? Ist eine lückenlose Übernahme der Buchungsjahre möglich?
Punkt 57 — Bankverbindungen und SEPA-Mandate: Sind die SEPA-Lastschriftmandate auf den bisherigen Verwalter ausgestellt? Bei einem Wechsel müssen neue Mandate eingeholt werden — ein erheblicher Aufwand bei großen Beständen.
Punkt 58 — Passwörter und Zugänge: Gibt es eine Liste aller Zugänge — Versorgungsportale, Versicherungsportale, Handwerker-Plattformen, E-Mail-Postfächer?
Punkt 59 — Laufende Korrespondenz: Gibt es offene Vorgänge, die nach der Übernahme sofortige Bearbeitung erfordern? Fristen, Termine, offene Anfragen?
Punkt 60 — Übergabeprotokoll: Ist der Verkäufer bereit, ein strukturiertes Übergabeprotokoll zu unterzeichnen und für einen definierten Zeitraum (z. B. drei Monate) für Rückfragen zur Verfügung zu stehen?
7. Bewertung: Was der Bestand wirklich wert ist
Methode 1: Umsatzmultiplikator
Diese Übersicht steht Ihnen auch als druckbares PDF zur Verfügung — siehe Download-Bereich.
Formel: Kaufpreis = Jahresumsatz x Multiplikator
| Bestandsqualität | Multiplikator | |-------------------|---------------| | Erstklassig (marktgerechte Vergütung, lange Laufzeiten, guter Zustand) | 2,0 bis 2,5 | | Gut (überwiegend marktgerecht, durchschnittlicher Zustand) | 1,5 bis 2,0 | | Mittel (gemischt, Anpassungsbedarf bei Vergütung und Prozessen) | 1,0 bis 1,5 | | Schwach (unterdurchschnittliche Vergütung, kurze Laufzeiten, hoher Aufwand) | 0,5 bis 1,0 |
Methode 2: Ertragswert
Realistischer, aber aufwendiger: Berechnen Sie den erwarteten Ertrag des Bestands über die nächsten fünf Jahre, abzüglich Integrationskosten und erwarteter Mandatsverluste.
Formel: Ertragswert = Summe der erwarteten Jahreserträge (Jahre 1-5) abzgl. Integrationskosten abzgl. Wert der voraussichtlich verlorenen Mandate
Integrationskosten (Richtwerte):
Datenmigration: 5 bis 15 Euro pro WE
Neumandatierung SEPA: 3 bis 8 Euro pro WE
Kommunikation (Anschreiben, Vorstellung): 5 bis 10 Euro pro WE
Personalaufbau (anteilig): je nach Umfang
Einarbeitung und Doppelbearbeitung: 1 bis 3 Monate Sonderpersonalkosten
Mandatsverluste einplanen
Rechnen Sie damit, dass 10 bis 20 Prozent der WEG-Mandate innerhalb der ersten zwei Jahre nach einer Bestandsübernahme abwandern. In der Mietverwaltung ist die Quote niedriger (5 bis 10 Prozent), weil die Entscheidung beim einzelnen Eigentümer liegt.
Gründe für Mandatsverluste:
WEGs nutzen den Verwalterwechsel als Anlass für einen Neuanfang
Persönliche Bindung an den bisherigen Verwalter war der einzige Grund für das Mandat
Preisanpassungen im Zuge der Übernahme stoßen auf Ablehnung
Qualitätsunterschiede zwischen Ihrem und dem bisherigen Standard werden negativ wahrgenommen
8. Kaufvertrag: Die zehn wichtigsten Klauseln
Klausel 1: Gegenstand des Kaufs
Alle Details als strukturierte Checkliste zum Abhaken: siehe Downloads unten.
Präzise Definition, welche Mandate, Verträge und Vermögenswerte übergehen. Nicht „der Verwaltungsbestand", sondern eine abschließende Liste als Anlage.
Klausel 2: Kaufpreis und Zahlungsmodalitäten
Gesamtpreis, Ratenzahlung oder Einmalzahlung, Fälligkeitszeitpunkt, Sicherheiten.
Klausel 3: Earn-out
Ein Teil des Kaufpreises wird an die tatsächliche Mandatserhaltung geknüpft. Beispiel: 70 Prozent bei Übergabe, 30 Prozent nach 12 Monaten — aber nur für die Mandate, die dann noch bestehen. Das schützt den Käufer vor überhöhten Preisen bei hoher Abwanderung.
Klausel 4: Garantien des Verkäufers
Der Verkäufer garantiert: Vollständigkeit der übergebenen Unterlagen, Richtigkeit der Finanzangaben, keine verschwiegenen Rechtsstreitigkeiten, ordnungsgemäße Buchhaltung.
Klausel 5: Wettbewerbsverbot
Der Verkäufer verpflichtet sich, für einen definierten Zeitraum (üblicherweise 24 bis 36 Monate) und in einem definierten Radius keine Verwaltungsmandate zu akquirieren.
Klausel 6: Übergabeprozess
Konkreter Zeitplan für die Datenübergabe, Kontenübergabe, Schlüsselübergabe und Mitarbeiterüberleitung.
Klausel 7: Rücktrittsrecht
Bedingungen, unter denen der Käufer vom Vertrag zurücktreten kann — insbesondere bei nachträglich aufgedeckten wesentlichen Mängeln.
Klausel 8: Haftungsabgrenzung
Klare Regelung, wer für Fehler und Versäumnisse aus der Zeit vor der Übernahme haftet. Grundsatz: Der Verkäufer haftet für seine Verwaltungsperiode, der Käufer für seine.
Klausel 9: Mitarbeiterübergang
Falls Mitarbeiter des Verkäufers übernommen werden: Regelung nach §613a BGB (Betriebsübergang) oder individuelle Vereinbarung.
Klausel 10: Geheimhaltung
Beide Parteien verpflichten sich, die Transaktionsdetails vertraulich zu behandeln — insbesondere gegenüber Eigentümern und Mietern, bis die Übernahme kommuniziert wird.
9. Übernahmefahrplan: Die ersten 90 Tage
Phase 1: Vorbereitung (Tag -30 bis Tag 0)
Datenmigration vorbereiten
Anschreiben an alle Eigentümer und Mieter entwerfen
SEPA-Umstellungsprozess planen
Team informieren und Verantwortlichkeiten zuweisen
Schlüsselübergabe organisieren
Phase 2: Übernahme (Tag 1 bis Tag 14)
Anschreiben versenden
Bankkonten umstellen
SEPA-Mandate einholen
Daten in eigenes System importieren
Erste Kontaktaufnahme mit Beiräten und Eigentümern
Phase 3: Stabilisierung (Tag 15 bis Tag 60)
Offene Vorgänge des Vorgängers abarbeiten
Wartungsverträge prüfen und ggf. umstellen
Versorgermeldungen durchführen
Erste Eigentümerversammlungen vorbereiten (falls im Zeitraum)
Rückfragen von Mietern und Eigentümern bearbeiten
Phase 4: Integration (Tag 61 bis Tag 90)
Alle Mandate sind in der eigenen Software
SEPA-Mandate sind vollständig umgestellt
Wartungsverträge laufen auf den neuen Verwalter
Erste eigene Abrechnungen/Wirtschaftspläne sind in Arbeit
Feedback von Eigentümern und Mietern einholen
Vertragswerk (1-15)
[ ] Vergütungshöhe je Mandat
[ ] Sondervergütungsregelungen
[ ] Vertragslaufzeiten WEG
[ ] Kündigungsrechte bei Verwalterwechsel
[ ] Mietverwaltungsverträge
[ ] Vertragskonforme Leistungserbringung
[ ] Haftungsaltlasten
[ ] Vollständigkeit Mietverträge
[ ] Mietvertragstypen
[ ] Mietanpassungspotenzial
[ ] Kautionsanlage
[ ] Beschlusssammlung
[ ] Offene Beschlüsse
[ ] Angefochtene Beschlüsse
[ ] Wirtschaftspläne und Abrechnungen
Finanzen (16-27)
[ ] Umsatzentwicklung
[ ] Ergebnis je Mandat
[ ] Mietrückstände
[ ] Hausgeldausfälle
[ ] Bankkonten und Treuhandkonten
[ ] Instandhaltungsrücklagen
[ ] Offene Abrechnungen
[ ] BK-Abrechnungen Mietverwaltung
[ ] Sonderumlagen
[ ] Darlehen und Kredite
[ ] Versicherungen
[ ] Steuerliche Besonderheiten
Mieter- und Eigentümerstruktur (28-39)
[ ] Leerstandsquote
[ ] Mieterfluktuation
[ ] Mieterzufriedenheit
[ ] Sozialstruktur
[ ] Eigentümerstruktur WEG
[ ] Beiratsarbeit
[ ] Eigentümerwechsel-Frequenz
[ ] WEG-Größenverteilung
[ ] Konfliktpotenzial
[ ] Sondereigentumsnutzung
[ ] Barrierefreiheit
[ ] Kommunikationsverhalten
Technik und Objekte (40-51)
[ ] Objektliste mit Baujahr
[ ] Energieausweise
[ ] GEG-Pflichten
[ ] Heizungsanlagen
[ ] Aufzugsanlagen
[ ] Elektroinstallation
[ ] Dach und Fassade
[ ] Wasserleitungen
[ ] Brandschutz
[ ] Verkehrssicherungspflichten
[ ] Wartungsverträge
[ ] Instandhaltungsplanung
Daten und Systeme (52-60)
[ ] Verwaltungssoftware und Exportfähigkeit
[ ] Datenqualität
[ ] Dokumentenbestand
[ ] DSGVO-Konformität
[ ] Buchhaltungsdaten
[ ] SEPA-Mandate
[ ] Passwörter und Zugänge
[ ] Laufende Korrespondenz
[ ] Übergabeprotokoll
Verwaltungssoftware wie MieterOS unterstützt die Bestandsübernahme durch standardisierte Importschnittstellen, automatisierte SEPA-Mandatsverwaltung und einen strukturierten Onboarding-Prozess für neue Objekte.
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