Sondereigentumsverwaltung als Zusatzgeschäft: Kalkulation, Vertrag, Abgrenzung z
Das Geschäft, das vor Ihrer Tür liegt
Sie verwalten eine WEG mit 40 Einheiten. 15 dieser Einheiten gehören Kapitalanlegern, die ihre Wohnungen vermietet haben. Jeden Monat rufen diese Eigentümer an: Mieterwechsel, Nebenkostenabrechnung, Mieterhöhung, Mängelbeseitigung in der Wohnung. Sie bearbeiten diese Anfragen — aber vergütet werden Sie dafür nicht. Denn Ihre WEG-Verwaltervergütung deckt nur die gemeinschaftsbezogene Verwaltung, nicht die Sondereigentumsverwaltung.
Sondereigentumsverwaltung — auch Mietverwaltung oder SEV genannt — ist die Verwaltung einzelner Wohneinheiten im Auftrag des jeweiligen Eigentümers. Sie umfasst alles, was die WEG-Verwaltung nicht abdeckt: Mietverträge, Mietinkasso, Betriebskostenabrechnung für die einzelne Einheit, Wohnungsabnahmen, Neuvermietungen.
Für Hausverwaltungen, die bereits WEG-Bestände betreuen, ist die SEV das naheliegendste Zusatzgeschäft. Sie kennen das Objekt. Sie kennen die Eigentümer. Die Infrastruktur ist vorhanden. Was fehlt, ist ein kalkuliertes Angebot und ein sauberer Vertrag.
Was Sondereigentumsverwaltung umfasst — und was nicht
Die Abgrenzung zwischen WEG-Verwaltung und Sondereigentumsverwaltung ist die häufigste Quelle von Missverständnissen. Eigentümer erwarten Leistungen, die nicht im SEV-Vertrag stehen. Verwalter erbringen Leistungen, die nicht vergütet werden. Beides schadet der Geschäftsbeziehung.
Die vollständige Checkliste mit allen Prüfpunkten steht Ihnen als kostenloser Download zur Verfügung — siehe Download-Bereich am Ende dieses Artikels.
Kernleistungen der Sondereigentumsverwaltung:
Abschluss, Änderung und Kündigung von Mietverträgen (im Auftrag des Eigentümers)
Mietinkasso und Sollstellung
Mahnwesen bei Mietrückständen
Erstellung der Betriebskostenabrechnung für die einzelne Einheit
Abwicklung von Mieterwechseln (Abnahme, Übergabe, Kautionsabwicklung)
Kommunikation mit Mietern zu wohnungsbezogenen Anliegen
Beauftragung und Überwachung von Instandhaltungsmaßnahmen am Sondereigentum
Mietanpassungen (Mieterhöhungen, Indexmiete, Staffelmiete)
Typische Zusatzleistungen (separat zu vergüten):
Neuvermietung (Exposé, Besichtigung, Bonitätsprüfung, Vertragserstellung)
Wohnungsübergabe bei Mieterwechsel
Durchsetzung von Mieterhöhungen auf Mietspiegelbasis
Begleitung bei Modernisierungsmaßnahmen
Versicherungsabwicklung bei Schäden am Sondereigentum
Was nicht zur SEV gehört (sondern zur WEG-Verwaltung):
Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums
Verwaltung der Instandhaltungsrücklage
Durchführung der Eigentümerversammlung
Versicherungsmanagement für das Gesamtgebäude
Diese Abgrenzung muss im Vertrag stehen — nicht im Anhang, nicht in den AGB, sondern im Leistungsverzeichnis des SEV-Vertrags.
Kalkulation: Was die Sondereigentumsverwaltung kosten darf
Die Vergütung der Sondereigentumsverwaltung wird pro Einheit und Monat berechnet. Die Spanne am Markt ist groß — von 18 Euro in strukturschwachen Regionen bis über 40 Euro in Ballungsräumen mit hohem Betreuungsaufwand.
Alle Prüfpunkte als druckbare PDF-Checkliste finden Sie im Download-Bereich unten.
Kostenblöcke, die Sie kalkulieren müssen:
| Kostenblock | Beschreibung | Anteil an der Vergütung | |-------------|--------------|------------------------| | Personalkosten | Sachbearbeiterzeit pro Einheit und Monat | 55–65 % | | Softwarekosten | Anteiliger Lizenzaufwand pro Einheit | 5–10 % | | Kommunikation | Porto, Telefon, Druckkosten | 3–5 % | | Overheadkosten | Büro, Versicherung, Fortbildung | 10–15 % | | Gewinnmarge | Ihr unternehmerischer Ertrag | 15–20 % |
Kalkulationsbeispiel für eine Einheit:
Angenommen, Ihr Sachbearbeiter bearbeitet 250 Einheiten im Mischbetrieb (WEG + SEV) bei Vollkosten von 4.200 Euro monatlich (Bruttolohn plus Arbeitgeberanteil plus Arbeitsplatzkosten). Der Personalanteil pro Einheit liegt bei 16,80 Euro. Dazu kommen anteilige Software- und Overheadkosten von ca. 5 Euro. Ergibt Selbstkosten von ca. 22 Euro pro Einheit und Monat.
Bei einer Vergütung von 28 Euro pro Einheit und Monat verbleibt eine Marge von ca. 22 Prozent. Bei 30 Euro sind es 27 Prozent. Diese Marge muss ausreichen, um Sonderaufwand (aufwändige Mieterwechsel, Rechtsstreitigkeiten, Leerstand) abzufedern.
Preismodelle:
Modell 1: Pauschalvergütung. Ein fester Betrag pro Einheit und Monat für das definierte Leistungspaket. Einfach, transparent, planbar. Risiko: Einheiten mit hohem Betreuungsaufwand fressen die Marge.
Modell 2: Basisvergütung plus Einzelleistungen. Ein niedriger Grundbetrag (z. B. 22 Euro) für Standardleistungen, ergänzt um Einzelvergütungen für Neuvermietung (1–2 Monatsmieten), Wohnungsübergabe (150–250 Euro) und Mieterhöhungsdurchsetzung (50–100 Euro). Fairer, aber erklärungsbedürftig.
Empfehlung: Modell 2 ist betriebswirtschaftlich sinnvoller, weil es den Aufwand verursachergerecht abbildet. Für den Einstieg kann Modell 1 einfacher zu kommunizieren sein — aber kalkulieren Sie ausreichend Puffer ein.
Der SEV-Vertrag: Was drinstehen muss
Ein SEV-Vertrag ist kein abgespeckter WEG-Verwaltervertrag. Er regelt ein anderes Rechtsverhältnis — den Auftrag eines einzelnen Eigentümers an Sie, sein Sondereigentum zu verwalten. Rechtsgrundlage sind §§ 611 ff. BGB (Dienstvertrag) oder §§ 675 ff. BGB (Geschäftsbesorgungsvertrag), nicht das WEG-Recht.
Tipp: Laden Sie sich die Checkliste herunter und haken Sie jeden Punkt bei der nächsten Umsetzung ab.
Wesentliche Vertragsbestandteile:
Vertragsparteien: Eigentümer (Auftraggeber) und Verwaltung (Auftragnehmer). Nicht die WEG.
Leistungsumfang: Detailliertes Leistungsverzeichnis mit klarer Abgrenzung zur WEG-Verwaltung
Vergütung: Monatliche Pauschale und/oder Einzelvergütungen, Fälligkeit, Anpassungsklausel
Vollmacht: Umfang der Handlungsvollmacht (Mietverträge abschließen, Handwerker beauftragen, Mahnungen aussprechen). Ohne Vollmacht können Sie nicht handeln.
Kontoführung: Regelung, ob ein Treuhandkonto oder ein eigentümerbezogenes Mietkonto geführt wird
Haftung: Haftungsbeschränkung auf grobe Fahrlässigkeit und Vorsatz (soweit zulässig)
Laufzeit und Kündigung: Übliche Laufzeiten: ein bis zwei Jahre mit drei Monaten Kündigungsfrist zum Vertragsende
Freistellungsklausel: Der Eigentümer stellt die Verwaltung von Ansprüchen Dritter frei, die aus seinen Weisungen resultieren
Häufiger Fehler: Die Vollmacht zu weit oder zu eng fassen. Zu weit: Sie schließen einen Mietvertrag zu Konditionen ab, die der Eigentümer nicht wollte. Zu eng: Sie können keinen Handwerker beauftragen, ohne vorher den Eigentümer zu fragen — bei einem Wasserrohrbruch am Freitagabend fatal. Die Lösung: eine gestufte Vollmacht mit Wertgrenzen (z. B. bis 500 Euro eigenständig, darüber mit Freigabe).
Abgrenzung zur WEG-Verwaltung: Wo die Grauzone liegt
Die sauberste Abgrenzung nützt nichts, wenn im Alltag die Grenzen verschwimmen. Das passiert regelmäßig bei:
Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.
Instandhaltung am Sondereigentum vs. Gemeinschaftseigentum. Ein Mieter meldet einen Wasserschaden. Liegt die Ursache im Gemeinschaftseigentum (Steigleitung) oder im Sondereigentum (Anschlussleitung)? Die Antwort bestimmt, wer zuständig ist und wer zahlt. Als WEG-Verwalter und SEV-Verwalter in Personalunion müssen Sie hier sauber trennen — in der Kommunikation, in der Beauftragung und in der Abrechnung.
Betriebskostenabrechnung. Die WEG erstellt die Jahresabrechnung mit Einzelabrechnungen pro Eigentümer. Der SEV-Verwalter erstellt die Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter. Beide Abrechnungen müssen zusammenpassen, folgen aber unterschiedlichen Rechtsgrundlagen (WEG-Recht vs. Mietrecht). Fehler in der Zuordnung der Kostenarten sind der häufigste Streitpunkt.
Kommunikation mit dem Mieter. Der Mieter kennt nur einen Verwalter — Sie. Ob sein Anliegen die WEG oder das Sondereigentum betrifft, ist ihm gleichgültig. Für Sie bedeutet das: Sie müssen intern sauber zuordnen, auch wenn extern ein Ansprechpartner kommuniziert. Ohne klare interne Prozesse entsteht ein Verantwortungsvakuum.
Praxisbeispiel: Von der WEG-Verwaltung zur kombinierten Betreuung
Eine Verwaltung in Leipzig betreute seit 2021 eine WEG mit 62 Einheiten, davon 28 vermietet. Die Kapitalanleger kontaktierten die Verwaltung regelmäßig mit mieterbezogenen Anliegen — Nebenkostenabrechnungen, Mietanpassungen, Mieterwechsel. Der Aufwand war erheblich, die Vergütung null.
2024 bot die Verwaltung allen Kapitalanlegern ein SEV-Paket an: 28 Euro pro Einheit und Monat für die Grundverwaltung, Neuvermietung separat für eine Monatsmiete (nettokalt). 19 von 28 Eigentümern nahmen das Angebot an.
Ergebnis:
Zusätzlicher monatlicher Umsatz: 532 Euro (19 Einheiten × 28 Euro)
Jährlicher Zusatzumsatz: 6.384 Euro plus Neuvermietungshonorare
Personalaufwand: marginal, da die Anfragen ohnehin bearbeitet wurden — nur jetzt mit klarer Leistungsvereinbarung und Vergütung
Nebeneffekt: Die Betreuungsqualität stieg, weil die Leistungen nun vertraglich definiert und priorisierbar waren
Was die Verwaltung lernte: Viele Eigentümer waren bereit zu zahlen — sie hatten nur nie ein Angebot bekommen. Die größte Hürde war nicht der Preis, sondern die fehlende Initiative der Verwaltung.
So geht es weiter
Die Sondereigentumsverwaltung ist keine Revolution Ihres Geschäftsmodells. Sie ist eine logische Erweiterung. Die Eigentümer sind schon da, die Objekte sind schon in Ihrem System, der Betreuungsaufwand fällt ohnehin an. Der einzige Unterschied: Sie werden dafür bezahlt.
Analysieren Sie diese Woche Ihren WEG-Bestand. Identifizieren Sie die Eigentümer mit vermieteten Einheiten. Erstellen Sie ein Angebot. Und beginnen Sie mit den Eigentümern, die Sie ohnehin schon regelmäßig anrufen — denn genau das ist der Aufwand, den Sie monetarisieren.
In der HV-Akademie finden Sie weiterführende Artikel zur Kombination von WEG- und Mietverwaltung, zu Vertragsgestaltung und zur Kalkulation Ihrer Verwaltervergütung.
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