Heizkostenabrechnung: Was sich 2024+ ändert

Heizkostenabrechnung: Was sich 2024+ ändert

Die Heizkostenabrechnung wird komplexer

Kaum eine Position in der Betriebskostenabrechnung erzeugt so viel Streitpotenzial wie die Heizkostenabrechnung. Und kaum eine hat sich in den letzten Jahren so stark verändert. Drei Regulierungswellen treffen gleichzeitig auf die Hausverwaltung: die novellierte Heizkostenverordnung (HeizkostenV), das CO2-Kostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG) und die Europäische Energieeffizienzrichtlinie (EED), die über das nationale Recht durchschlägt.

Die vollstaendige Checkliste steht als kostenloser Download bereit -- siehe unten.

Was bedeutet das konkret? Mehr Pflichten bei der Erfassung, neue Informationspflichten gegenüber Mietern und eine zusätzliche Berechnungsschicht durch die CO2-Kostenaufteilung. Für Verwaltungen, die bisher einmal im Jahr die Abrechnung vom Messdienst übernommen und durchgereicht haben, ändert sich der Arbeitsablauf grundlegend.

Dieser Artikel gibt einen Überblick über die drei wichtigsten Neuerungen und zeigt, was Sie jetzt vorbereiten sollten.

Fernauslesung: Ab 2027 Pflicht

Die novellierte HeizkostenV setzt eine klare Frist: Bis zum 31. Dezember 2026 müssen alle Erfassungsgeräte für Heizung und Warmwasser fernauslesbar sein. Ab dem 1. Januar 2027 dürfen nur noch fernauslesbare Geräte betrieben werden.

Die vollständige Checkliste mit allen Prüfpunkten steht Ihnen als kostenloser Download zur Verfügung — siehe Download-Bereich am Ende dieses Artikels.

Alle Pruefpunkte als druckbare PDF-Checkliste im Download-Bereich.

Das betrifft Heizkostenverteiler, Wärmemengenzähler und Warmwasserzähler gleichermaßen. Geräte, die bereits vor dem 1. Dezember 2021 installiert wurden und nicht fernauslesbar sind, dürfen noch bis Ende 2026 weitergenutzt werden -- vorausgesetzt, sie sind noch eichgültig. Danach ist Schluss.

Was das für die Hausverwaltung bedeutet:

Prüfen Sie den Gerätebestand Ihrer Objekte. Wie viele Erfassungsgeräte sind bereits fernauslesbar? Welche müssen bis Ende 2026 getauscht werden? Der Austausch selbst liegt in der Regel beim Messdienstleister, aber die Koordination -- Terminabstimmung mit Mietern, Zugangsregelung, Dokumentation -- fällt auf die Verwaltung zurück.

Planen Sie den Austausch nicht auf das letzte Quartal 2026. Die Messdienstleister werden dann überlastet sein. Wer frühzeitig beauftragt, bekommt bessere Konditionen und vermeidet Terminengpässe.

Tipp: Scrollen Sie zum Download-Bereich fuer alle Vorlagen und Checklisten zu diesem Thema.

Die Fernauslesung hat auch einen praktischen Vorteil: Sie ermöglicht die monatliche Verbrauchsinformation, ohne dass Ableser die Wohnung betreten müssen. Das spart Aufwand -- jedenfalls, wenn das System korrekt eingerichtet ist.

Monatliche Verbrauchsinformation: Was Sie liefern müssen

Seit dem 1. Januar 2022 gilt: Wenn fernauslesbare Geräte installiert sind, müssen Mieter monatlich über ihren Heizenergie- und Warmwasserverbrauch informiert werden. Die Pflicht liegt beim Gebäudeeigentümer -- in der Praxis also bei Ihnen als Verwaltung.

Alle Prüfpunkte als druckbare PDF-Checkliste finden Sie im Download-Bereich unten.

Die Verbrauchsinformation muss folgende Angaben enthalten:

• Verbrauch des aktuellen Monats in Kilowattstunden

• Vergleich mit dem Vorjahresmonat (gleicher Zeitraum)

• Vergleich mit einem normierten Durchschnittsnutzer in derselben Gebäudekategorie

• Informationen zum Brennstoffmix und den zugehörigen CO2-Emissionen

• Erläuterung der Steuern, Abgaben und Umlagen auf den Brennstoff

Alle Arbeitshilfen zu diesem Artikel finden Sie gebuendelt im Download-Bereich am Ende.

Die Information muss auf elektronischem Weg bereitgestellt werden -- per E-Mail, über ein Webportal oder eine App. Ein Brief per Post ist ebenfalls zulässig, aber unpraktisch und teuer. Entscheidend ist: Die Information muss den Mieter tatsächlich erreichen.

Die Praxislücke: Viele Messdienstleister bieten eigene Portale an, über die Mieter ihre Verbrauchsdaten einsehen können. Das entlastet die Verwaltung -- aber nur teilweise. Sie bleiben verantwortlich dafür, dass die Information tatsächlich zugestellt wird. Ein Portal, das der Mieter nie aufruft, erfüllt die Pflicht nicht automatisch.

Klären Sie mit Ihrem Messdienstleister, wie der Zustellnachweis funktioniert. Und stellen Sie sicher, dass Sie aktuelle E-Mail-Adressen aller Mieter haben -- klingt trivial, ist es in der Praxis oft nicht.

CO2-Kostenaufteilung: Das Stufenmodell zwischen Vermieter und Mieter

Die passenden Arbeitsmaterialien stehen Ihnen im Download-Bereich kostenlos zur Verfuegung.

Seit dem 1. Januar 2023 gilt das CO2-Kostenaufteilungsgesetz. Es regelt, wie die CO2-Kosten aus der Beheizung zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt werden. Das Prinzip: Je schlechter die energetische Qualität des Gebäudes, desto größer der Anteil, den der Vermieter tragen muss.

Tipp: Laden Sie sich die Checkliste herunter und haken Sie jeden Punkt bei der nächsten Umsetzung ab.

Das Gesetz definiert ein Stufenmodell mit zehn Stufen. Grundlage ist der spezifische CO2-Ausstoß des Gebäudes in Kilogramm CO2 pro Quadratmeter und Jahr, ermittelt aus dem Brennstoffverbrauch.

| CO2-Ausstoß (kg CO2/m²/a) | Mieteranteil | Vermieteranteil | |---|---|---| | < 12 | 100 % | 0 % | | 12 – < 17 | 90 % | 10 % | | 17 – < 22 | 80 % | 20 % | | 22 – < 27 | 70 % | 30 % | | 27 – < 32 | 60 % | 40 % | | 32 – < 37 | 50 % | 50 % | | 37 – < 42 | 40 % | 60 % | | 42 – < 47 | 30 % | 70 % | | 47 – < 52 | 20 % | 80 % | | ≥ 52 | 5 % | 95 % |

So funktioniert die Berechnung in der Praxis:

1. Sie ermitteln den Gesamtbrennstoffverbrauch des Gebäudes (aus der Heizkostenabrechnung oder den Lieferantenrechnungen).

2. Sie rechnen den Verbrauch mit dem Emissionsfaktor des jeweiligen Brennstoffs in CO2-Emissionen um.

3. Sie teilen die Gesamtemissionen durch die beheizte Wohnfläche -- das ergibt den spezifischen CO2-Ausstoß.

4. Sie ordnen das Ergebnis in die passende Stufe ein.

5. Sie verteilen die CO2-Kosten entsprechend dem Stufenmodell auf Vermieter und Mieter.

Die häufigsten Stolperfallen:

• Falscher Emissionsfaktor: Erdgas, Heizöl, Fernwärme und Flüssiggas haben unterschiedliche Emissionsfaktoren. Die Werte sind in der Verordnung über die Emissionsberichterstattung festgelegt und ändern sich mit dem CO2-Preis.

• Falsche Fläche: Das CO2KostAufG bezieht sich auf die Wohnfläche nach Wohnflächenverordnung, nicht auf die beheizte Nutzfläche nach HeizkostenV. Verwechslungen führen zu falschen Stufenzuordnungen.

• Fehlende Berechnung: Wenn der Vermieter die CO2-Kostenaufteilung nicht vornimmt, darf der Mieter seinen Heizkostenanteil pauschal um 3 % kürzen. Bei größeren Objekten summiert sich das schnell.

Weiterführend

Die Details -- Ableseverfahren, Nutzflächenberechnung, Gradtagszahlenverfahren, das CO2-Stufenmodell im Rechenbeispiel und die Warmwasserkostenabrechnung nach §8 HeizkostenV -- finden Sie im Deep Dive: [Heizkostenabrechnung nach HeizkostenV: Ableseverfahren, Nutzflächenberechnung, CO2-Umlage](4-05b-heizkostenabrechnung-deep-dive.md).

Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.

Verwaltungssoftware wie MieterOS integriert die CO2-Kostenaufteilung direkt in die Heizkostenabrechnung. Das Stufenmodell wird automatisch angewandt, Emissionsfaktoren sind hinterlegt und die monatliche Verbrauchsinformation lässt sich über das Mieterportal bereitstellen.

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