Mahnwesen von A bis Z: Mahnstufen, Fristen, Kündigung wegen Zahlungsverzug
Wenn Mieter nicht zahlen: Zwischen Verständnis und Konsequenz
Es gibt Themen in der Hausverwaltung, die niemand gerne anfasst. Das Mahnwesen gehört dazu. Ein Mieter zahlt seine Miete nicht — und plötzlich stehen Sie zwischen wirtschaftlichem Druck des Eigentümers, sozialer Verantwortung gegenüber dem Mieter und einem rechtlichen Rahmen, der wenig Spielraum für Improvisation lässt.
Das Problem ist nicht der einzelne säumige Mieter. Das Problem ist das fehlende System. Verwaltungen, die Mietrückstände manuell verfolgen, verlieren den Überblick. Mahnungen werden zu spät verschickt oder gar nicht. Fristen verstreichen. Und wenn endlich reagiert wird, ist der Rückstand so hoch, dass der Mieter ihn nicht mehr aufholen kann — und der Eigentümer einen fünfstelligen Mietausfall zu verkraften hat.
Ein strukturiertes Mahnwesen verhindert genau das. Es erkennt Rückstände früh, eskaliert systematisch und hält alle Beteiligten handlungsfähig.
Die vollstaendige Checkliste steht als kostenloser Download bereit -- siehe unten.
Verzug nach §286 BGB: Wann der Mieter im Verzug ist
Das Mietrecht macht es bei der Frage des Verzugs überraschend einfach. §286 Abs. 2 Nr. 1 BGB bestimmt: Wenn die Leistung kalendermäßig bestimmt ist, gerät der Schuldner ohne Mahnung in Verzug. Die Miete ist kalendermäßig bestimmt — sie ist zum dritten Werktag des Monats fällig (§556b Abs. 1 BGB, sofern vertraglich nichts anderes vereinbart ist).
Die vollständige Checkliste mit allen Prüfpunkten steht Ihnen als kostenloser Download zur Verfügung — siehe Download-Bereich am Ende dieses Artikels.
Das bedeutet: Zahlt der Mieter die Miete nicht bis zum dritten Werktag des Monats, ist er ab dem vierten Werktag im Verzug — ohne dass Sie mahnen müssen.
Warum trotzdem gemahnt wird
Wenn der Mieter rechtlich bereits im Verzug ist, warum dann überhaupt mahnen? Drei Gründe:
Kaufmännische Fairness: Nicht jeder Zahlungsverzug ist böse Absicht. Manchmal ist es ein vergessener Dauerauftrag, ein Kontowechsel oder ein vorübergehender Engpass. Eine Zahlungserinnerung gibt dem Mieter die Chance, den Fehler zu korrigieren, bevor die Situation eskaliert.
Dokumentation: Im Falle einer späteren Kündigung oder eines Räumungsverfahrens zeigen Mahnungen, dass Sie dem Mieter wiederholt die Möglichkeit zur Zahlung gegeben haben. Das stärkt Ihre Position.
Eigentümer-Pflicht: Als Verwalter sind Sie dem Eigentümer gegenüber verpflichtet, Mietrückstände zeitnah zu verfolgen. Ein lückenloses Mahnprotokoll dokumentiert, dass Sie Ihrer Sorgfaltspflicht nachgekommen sind.
Das 3-Stufen-Mahnwesen: Struktur schafft Handlungsfähigkeit
Nutzen Sie die herunterladbare Checkliste, um keinen Schritt zu uebersehen.
Stufe 1: Zahlungserinnerung
Zeitpunkt: 5 bis 7 Werktage nach Fälligkeit.
Die Zahlungserinnerung ist bewusst freundlich formuliert. Sie weist auf den ausstehenden Betrag hin und bittet um zeitnahe Zahlung. Kein Vorwurf, keine Drohung. Der Ton ist sachlich und lösungsorientiert.
Inhalt:
Angabe des Mietobjekts und des Mieters
Fälligkeitsdatum und offener Betrag
Bitte um Zahlung innerhalb von 7 bis 10 Tagen
Hinweis auf Kontaktmöglichkeit bei Zahlungsschwierigkeiten
Musterformulierung: "Sehr geehrte/r [Name], bei der Überprüfung unserer Konten haben wir festgestellt, dass die Miete für [Monat] in Höhe von [Betrag] bisher nicht eingegangen ist. Fälligkeitsdatum war der [Datum]. Wir bitten Sie, den offenen Betrag bis zum [Datum + 10 Tage] zu überweisen. Sollten Sie Fragen haben oder vorübergehende Zahlungsschwierigkeiten bestehen, wenden Sie sich bitte an uns — gemeinsam finden wir eine Lösung."
Stufe 2: Erste Mahnung
Zeitpunkt: 14 bis 21 Tage nach der Zahlungserinnerung, sofern keine Zahlung eingegangen ist.
Die erste Mahnung ist deutlicher im Ton. Sie benennt den Rückstand konkret, setzt eine verbindliche Zahlungsfrist und weist auf die Konsequenzen bei fortgesetzter Nichtzahlung hin.
Inhalt:
Bezugnahme auf die Zahlungserinnerung
Gesamter offener Betrag (ggf. mehrere Monate)
Verbindliche Zahlungsfrist (10 bis 14 Tage)
Hinweis auf Verzugszinsen
Hinweis auf mögliche weitere Maßnahmen
Verzugszinsen: Als Vermieter können Sie ab Verzugseintritt Zinsen verlangen. Der gesetzliche Verzugszins beträgt fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§288 Abs. 1 BGB). Bei einer ausstehenden Monatsmiete von 900 Euro und einem Basiszinssatz von 2,47 Prozent (Stand Anfang 2026) ergibt das einen Jahreszins von 7,47 Prozent — rund 5,60 Euro pro Monat Verzug. Gering im Einzelfall, aber ein wichtiges Signal.
Stufe 3: Zweite Mahnung / Abmahnung
Zeitpunkt: 14 Tage nach der ersten Mahnung, sofern keine Zahlung eingegangen ist.
Die zweite Mahnung ist gleichzeitig eine Abmahnung. Sie benennt die Vertragsverletzung (Nichtzahlung der Miete), setzt eine letzte Zahlungsfrist und kündigt die Kündigung des Mietverhältnisses an, falls die Zahlung nicht erfolgt.
Inhalt:
Aufstellung aller offenen Beträge mit Fälligkeitsdaten
Letzte Zahlungsfrist (7 bis 10 Tage)
Ausdrücklicher Hinweis, dass die Nichtzahlung zur Kündigung führen wird
Empfehlung, sich an eine Schuldnerberatung zu wenden
Die Abmahnung ist für die ordentliche Kündigung relevant. Für die fristlose Kündigung nach §543 Abs. 2 Nr. 3 BGB ist sie nicht zwingend erforderlich — aber sie stärkt die Dokumentation und zeigt dem Gericht, dass Sie dem Mieter jede Möglichkeit zur Zahlung gegeben haben.
Alle Arbeitshilfen zu diesem Artikel finden Sie gebuendelt im Download-Bereich am Ende.
Fristlose Kündigung: §543 Abs. 2 Nr. 3 BGB
Die fristlose Kündigung wegen Zahlungsverzugs setzt voraus, dass der Mieter:
Alle Prüfpunkte als druckbare PDF-Checkliste finden Sie im Download-Bereich unten.
a) für zwei aufeinanderfolgende Termine mit der Miete oder einem nicht unerheblichen Teil davon in Verzug ist, oder
b) über einen Zeitraum, der sich über mehr als zwei Termine erstreckt, mit einem Betrag in Rückstand geraten ist, der die Miete für zwei Monate erreicht.
Was "nicht unerheblich" bedeutet
Die Rechtsprechung definiert "nicht unerheblich" als einen Rückstand, der eine Monatsmiete übersteigt. Bei einer Nettokaltmiete von 800 Euro ist ein Rückstand von 801 Euro "nicht unerheblich". Liegt der Rückstand bei 400 Euro über zwei Monate, ist die Schwelle für Variante a) nicht erreicht — dann greift aber möglicherweise Variante b), wenn der Rückstand insgesamt zwei Monatsmieten erreicht.
Variante a): Zwei aufeinanderfolgende Monate
Der Mieter zahlt im Januar nicht und im Februar nicht. Wenn der Rückstand jeweils mehr als eine Monatsmiete beträgt (also die volle Miete), liegt ein Kündigungsgrund vor. In der Praxis bedeutet das: Wenn der Mieter im Januar null zahlt und im Februar null zahlt, können Sie ab März fristlos kündigen.
Die passenden Arbeitsmaterialien stehen Ihnen im Download-Bereich kostenlos zur Verfuegung.
Variante b): Auflaufender Rückstand über mehr als zwei Monate
Der Mieter zahlt jeden Monat etwas weniger als geschuldet — zum Beispiel 700 statt 900 Euro. Nach zehn Monaten beträgt der Rückstand 2.000 Euro, also mehr als zwei Monatsmieten. Auch dann liegt ein fristloser Kündigungsgrund vor.
Ordentliche Kündigung bei geringerem Rückstand
Erreicht der Rückstand nicht die Schwelle für die fristlose Kündigung, kommt die ordentliche Kündigung in Betracht. Eine schuldhafte, nicht unerhebliche Verletzung der Zahlungspflicht kann ein berechtigtes Interesse des Vermieters an der Beendigung des Mietverhältnisses begründen (§573 Abs. 2 Nr. 1 BGB).
Die ordentliche Kündigung erfordert:
Einen nachweisbaren, schuldhaften Zahlungsrückstand
Die Einhaltung der gesetzlichen Kündigungsfrist (je nach Mietdauer 3, 6 oder 9 Monate)
Ein Kündigungsschreiben mit Begründung
Praxistipp: Kombinieren Sie in kritischen Fällen die fristlose mit der hilfsweise ordentlichen Kündigung im selben Schreiben. Sollte die fristlose Kündigung unwirksam sein (z.B. weil der Rückstand knapp unter der Schwelle liegt), greift die ordentliche Kündigung als Auffangnetz.
Die Schonfristzahlung: §569 Abs. 3 Nr. 2 BGB
Eine Besonderheit des Mietrechts, die in der Praxis regelmäßig zum Tragen kommt: Der Mieter kann die fristlose Kündigung unwirksam machen, indem er den gesamten Rückstand bis spätestens zwei Monate nach Zustellung der Räumungsklage begleicht. Das ist die sogenannte Schonfristzahlung.
Tipp: Laden Sie sich die Checkliste herunter und haken Sie jeden Punkt bei der nächsten Umsetzung ab.
Wichtig: Die Schonfristzahlung heilt nur die fristlose Kündigung. Die hilfsweise erklärte ordentliche Kündigung bleibt bestehen. Und: Das Recht zur Schonfristzahlung kann der Mieter nur einmal innerhalb von zwei Jahren in Anspruch nehmen.
Was das für Sie als Verwaltung bedeutet:
Rechnen Sie damit, dass der Mieter kurz vor Ablauf der Schonfrist zahlt. Planen Sie nicht mit einer schnellen Räumung.
Wenn der Mieter die Schonfrist nutzt, besteht das Mietverhältnis zunächst fort — aber nur, wenn Sie nicht gleichzeitig ordentlich gekündigt haben.
Auch Zahlungen durch das Sozialamt oder die Schuldnerberatung gelten als Schonfristzahlung.
Tipp: Scrollen Sie zum Download-Bereich fuer alle Vorlagen und Checklisten zu diesem Thema.
Praxisbeispiel: Der stille Rückstand
Eine Düsseldorfer Hausverwaltung betreut 900 Einheiten. Die Mieteingänge wurden monatlich geprüft — aber nur auf Vollständigkeit, nicht auf Pünktlichkeit und nicht auf Teilzahlungen. Ein Mieter zahlte seit acht Monaten jeweils 50 Euro weniger als geschuldet. Bei einer Miete von 750 Euro fielen die fehlenden 50 Euro im Tagesgeschäft nicht auf. Nach acht Monaten betrug der Rückstand 400 Euro. Nach vierzehn Monaten 700 Euro. Nach zwanzig Monaten 1.000 Euro.
Als der Rückstand bemerkt wurde, schrieb die Verwaltung eine Zahlungserinnerung. Der Mieter reagierte nicht. Es folgte eine Mahnung. Der Mieter bot eine Ratenzahlung an: 50 Euro zusätzlich pro Monat. Das hätte bedeutet, dass der Rückstand erst in zwanzig Monaten abgebaut gewesen wäre — während gleichzeitig die Gefahr bestand, dass neue Rückstände auflaufen.
Die Verwaltung einigte sich mit dem Mieter auf eine Ratenzahlung von 100 Euro monatlich zusätzlich zur vollen Miete, mit der Vereinbarung, dass bei Nichteinhaltung einer einzigen Rate der gesamte Restbetrag sofort fällig wird. Der Rückstand war nach zehn Monaten ausgeglichen.
Die Lehre: Ein monatlicher Soll-Ist-Abgleich hätte den Rückstand im ersten Monat erkannt. Das Problem war nicht der Mieter — es war die fehlende Überwachung.
MieterOS-Hinweis: MieterOS erkennt überfällige Zahlungen automatisch und startet den konfigurierbaren Mahnlauf. Unter Finanzen → Mahnwesen definieren Sie Fristen, Eskalationsstufen und Textvorlagen. Das System erkennt auch Teilzahlungen und berechnet den tatsächlichen Rückstand pro Mieter in Echtzeit.
Muster-Mahnschreiben: Aufbau und Tonalität
Ein wirksames Mahnschreiben ist klar, vollständig und angemessen im Ton. Hier die Struktur für die zweite Mahnung / Abmahnung:
Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.
Betreff: Zweite Mahnung — Mietrückstand [Objekt], [Mieter-Nr.]
Absatz 1 — Sachverhalt: "Trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] und unserer ersten Mahnung vom [Datum] ist die ausstehende Miete bisher nicht beglichen worden."
Absatz 2 — Offene Beträge: Tabellarische Aufstellung: Monat, Soll, Ist, Differenz.
Absatz 3 — Zahlungsfrist: "Wir fordern Sie auf, den Gesamtrückstand in Höhe von [Betrag] Euro bis spätestens zum [Datum] auf das Ihnen bekannte Konto zu überweisen."
Absatz 4 — Konsequenz: "Sollte die Zahlung nicht fristgerecht eingehen, sehen wir uns gezwungen, das Mietverhältnis fristlos, hilfsweise ordentlich, zu kündigen und die Forderung gerichtlich geltend zu machen."
Absatz 5 — Beratungshinweis: "Wir empfehlen Ihnen, sich bei Zahlungsschwierigkeiten an eine Schuldnerberatungsstelle zu wenden. Eine frühzeitige Kontaktaufnahme mit uns kann helfen, eine für beide Seiten tragbare Lösung zu finden."
Verzugszinsen und Mahnkosten: Was Sie verlangen dürfen
Verzugszinsen
Ab Verzugseintritt: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§288 Abs. 1 BGB). Der Basiszinssatz wird halbjährlich von der Deutschen Bundesbank veröffentlicht (jeweils zum 01.01. und 01.07.).
Mahnkosten
Die Rechtsprechung akzeptiert Mahnkosten als pauschalierten Verzugsschaden. Die Höhe muss angemessen sein. Gerichte akzeptieren üblicherweise 2,50 bis 5,00 Euro pro Mahnung. Höhere Pauschalen (10 Euro oder mehr) werden regelmäßig als unangemessen verworfen.
Rechtsanwaltskosten
Ab der Stufe, in der Sie einen Rechtsanwalt einschalten, können Sie die Kosten als Verzugsschaden geltend machen — sofern die Einschaltung erforderlich war. Bei einer zweiten Mahnung ohne Reaktion ist die Erforderlichkeit in der Regel gegeben.
Dieser Artikel dient der fachlichen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.
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