§35a EStG: Haushaltsnahe Dienstleistungen korrekt in der Abrechnung ausweisen

§35a EStG: Haushaltsnahe Dienstleistungen korrekt in der Abrechnung ausweisen

Warum der §35a für Ihre Mieter bares Geld bedeutet

Einmal im Jahr taucht dieselbe Frage auf: „Kann ich die Betriebskosten von der Steuer absetzen?" Die Antwort lautet ja — zumindest teilweise. §35a EStG gewährt Mietern eine Steuerermäßigung von 20 % auf den Lohnkostenanteil haushaltsnaher Dienstleistungen und Handwerkerleistungen. Für den Mieter kann das mehrere Hundert Euro im Jahr ausmachen. Für Sie als Hausverwaltung bedeutet es: eine zusätzliche Bescheinigung, die Sie korrekt erstellen müssen.

Die Bescheinigung nach §35a EStG gehört heute zum Standardrepertoire professioneller Hausverwaltungen. Wer sie nicht liefert, bekommt Nachfragen. Wer sie fehlerhaft ausstellt, beschert seinen Mietern Ärger mit dem Finanzamt — und sich selbst einen Reputationsschaden, der in keinem Verhältnis zum Aufwand steht.

Dabei ist die Materie überschaubarer, als viele befürchten. Die Schwierigkeit liegt nicht in der Berechnung, sondern in der sauberen Trennung von Lohn- und Materialkosten. Genau hier passieren die meisten Fehler.

Die Rechtsgrundlage: §35a EStG im Überblick

§35a EStG unterscheidet drei Kategorien, von denen zwei für die Betriebskostenabrechnung relevant sind:

Die vollständige Checkliste mit allen Prüfpunkten steht Ihnen als kostenloser Download zur Verfügung — siehe Download-Bereich am Ende dieses Artikels.

Haushaltsnahe Dienstleistungen (§35a Abs. 2 S. 1 Alt. 2 EStG)

Hierunter fallen Tätigkeiten, die üblicherweise ein Haushaltsmitglied selbst erledigen könnte: Reinigung, Gartenpflege, Winterdienst. Die Steuerermäßigung beträgt 20 % der Aufwendungen, maximal 4.000 Euro pro Jahr und Haushalt.

Handwerkerleistungen (§35a Abs. 3 EStG)

Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen am Gebäude: Aufzugswartung, Heizungswartung, Schornsteinfeger. Die Steuerermäßigung beträgt ebenfalls 20 %, hier aber maximal 1.200 Euro pro Jahr und Haushalt.

Entscheidend: Nur der Lohnanteil

Was viele übersehen — und was den zentralen Unterschied zu einer normalen Betriebskostenabrechnung ausmacht: Absetzbar ist ausschließlich der Lohnkostenanteil (einschließlich Fahrtkosten und Maschinenkosten), nicht die Materialkosten. Wenn der Hausmeister im Winter streut, ist sein Stundenlohn absetzbar, das Streusalz nicht. Wenn der Aufzugstechniker den Antrieb wartet, zählt seine Arbeitszeit, nicht das Schmieröl.

Das BMF-Schreiben vom 9. November 2016 (BStBl I 2016, 1213) hat die Verwaltungspraxis hierzu konkretisiert und ist bis heute die maßgebliche Anwendungsrichtlinie.

Welche Betriebskostenpositionen fallen unter §35a?

Nicht jede Position Ihrer BK-Abrechnung ist §35a-fähig. Die folgende Zuordnung orientiert sich an der Rechtsprechung des BFH und dem genannten BMF-Schreiben:

Haushaltsnahe Dienstleistungen

• Gebäudereinigung (Treppenhaus, Flure, Fenster): Lohnanteil des Reinigungsdienstes

• Gartenpflege: Lohnanteil des Gärtners, nicht Pflanzen oder Dünger

• Winterdienst: Lohnanteil, nicht Streumaterial

• Hauswart/Hausmeister: Lohnanteil — hier liegt die Tücke, denn der Hausmeistervertrag enthält oft Material- und Gerätekosten als Pauschale

• Ungezieferbekämpfung: Lohnanteil des Schädlingsbekämpfers

Handwerkerleistungen

• Aufzugswartung: Lohnanteil der regelmäßigen Wartung (nicht die Reparatur defekter Teile, soweit Materialkosten)

• Heizungswartung: Lohnanteil der Wartung der Heizungsanlage

• Schornsteinfeger: Hier ist die Besonderheit, dass die Rechnung in der Regel fast ausschließlich Arbeitsleistung enthält — der Materialanteil ist vernachlässigbar

• Dachrinnenreinigung: Lohnanteil

• Rauchwarnmelderprüfung: Prüfleistung (nicht die Miete der Geräte)

Nicht begünstigt

• Grundsteuer: Öffentliche Last, keine Dienstleistung

• Versicherungen: Keine Dienstleistung

• Wasser/Abwasser: Verbrauchskosten, keine Dienstleistung

• Müllabfuhr: Entsorgungsgebühren (strittig, das BMF lehnt eine Begünstigung ab)

• Kabelanschluss/Antenne: Kein Dienstleistungscharakter

Die Bescheinigung: Form, Inhalt, Frist

Keine gesetzlich vorgeschriebene Form

Alle Prüfpunkte als druckbare PDF-Checkliste finden Sie im Download-Bereich unten.

Es gibt kein amtliches Formular. Die Bescheinigung kann als separates Schreiben oder als Anlage zur Betriebskostenabrechnung erstellt werden. Viele Verwaltungen integrieren die Aufstellung direkt in die BK-Abrechnung — das ist zulässig und spart Aufwand.

Pflichtangaben

Die Bescheinigung muss folgende Angaben enthalten:

1. Name und Anschrift des Mieters (Steuerpflichtiger)

2. Anschrift der Wohnung (Ort der Leistungserbringung)

3. Art der Leistung (z. B. „Gebäudereinigung — Lohnanteil", „Aufzugswartung — Lohnanteil")

4. Anteil des Mieters an den Lohnkosten (in Euro, auf den Cent genau)

5. Abrechnungszeitraum

Trennung nach Kategorien

Für die Steuererklärung des Mieters ist es hilfreich, wenn Sie die Beträge getrennt ausweisen: haushaltsnahe Dienstleistungen einerseits, Handwerkerleistungen andererseits. Der Mieter trägt die Beträge in unterschiedliche Zeilen seiner Steuererklärung ein.

Frist

Die Bescheinigung ist an keine eigene gesetzliche Frist gebunden. Praktisch sinnvoll ist die Zustellung zusammen mit der Betriebskostenabrechnung. Bedenken Sie: Die Steuererklärungsfrist für das Vorjahr endet regulär am 31. Juli (bei Steuerberater-Mandaten am 28./29. Februar des Folgejahres). Wenn Sie die BK-Abrechnung erst im November versenden, hat der Mieter die Bescheinigung rechtzeitig. Versenden Sie sie erst im darauffolgenden Jahr, kann der Mieter unter Umständen keine Berücksichtigung mehr erreichen — ein vermeidbares Ärgernis.

Praxisbeispiel: Wohnanlage mit 12 Einheiten

Die Hausverwaltung Bergmann betreut eine Wohnanlage mit 12 Wohneinheiten in Düsseldorf. Für das Abrechnungsjahr 2025 fallen folgende Kosten an:

| Position | Gesamtkosten | davon Lohnanteil | Kategorie §35a | |---|---|---|---| | Hausmeister | 14.400 € | 12.600 € (87,5 %) | Haushaltsnahe DL | | Gebäudereinigung | 6.000 € | 5.400 € (90 %) | Haushaltsnahe DL | | Gartenpflege | 3.600 € | 2.880 € (80 %) | Haushaltsnahe DL | | Aufzugswartung | 2.400 € | 1.680 € (70 %) | Handwerkerleistung | | Schornsteinfeger | 480 € | 460 € (96 %) | Handwerkerleistung | | Heizungswartung | 1.200 € | 840 € (70 %) | Handwerkerleistung |

Mieterin Frau Keller bewohnt eine 65-m²-Wohnung. Die Gesamtwohnfläche beträgt 780 m². Ihr Anteil: 65/780 = 8,33 %.

Bescheinigung für Frau Keller:

• Haushaltsnahe Dienstleistungen: (12.600 + 5.400 + 2.880) × 8,33 % = 1.739,30 €

• Handwerkerleistungen: (1.680 + 460 + 840) × 8,33 % = 248,17 €

Frau Keller kann in ihrer Steuererklärung geltend machen:

• 20 % von 1.739,30 € = 347,86 € Steuerermäßigung (haushaltsnahe DL)

• 20 % von 248,17 € = 49,63 € Steuerermäßigung (Handwerkerleistungen)

Gesamtersparnis: 397,49 €. Das ist kein Kleingeld — und der Grund, warum Mieter diese Bescheinigung einfordern.

Die fünf häufigsten Fehler in der Praxis

1. Materialkosten nicht abgegrenzt

Tipp: Laden Sie sich die Checkliste herunter und haken Sie jeden Punkt bei der nächsten Umsetzung ab.

Der Klassiker. Der Hausmeistervertrag weist eine Monatspauschale von 1.200 Euro aus, ohne Lohn- und Materialanteil zu trennen. Sie setzen die volle Pauschale an. Das Finanzamt kürzt — oder lehnt die gesamte Position ab.

Lösung: Fordern Sie von Ihren Dienstleistern Rechnungen, die Lohn- und Materialkosten getrennt ausweisen. Bei Pauschalverträgen lassen Sie sich den Lohnanteil schriftlich bestätigen. Das BMF akzeptiert eine prozentuale Aufteilung, wenn sie nachvollziehbar ist.

2. Fehlende Bescheinigung

Die BK-Abrechnung enthält keinen §35a-Ausweis. Der Mieter fragt nach. Sie erstellen die Bescheinigung nachträglich — mit Zeitverzug und Mehraufwand.

Lösung: Integrieren Sie den §35a-Ausweis standardmäßig in jede BK-Abrechnung. Auch wenn nicht jeder Mieter danach fragt — der Aufwand für die generelle Erstellung ist geringer als die Bearbeitung einzelner Nachfragen.

3. Falsche Zuordnung der Kategorien

Gartenarbeit wird als Handwerkerleistung ausgewiesen, Aufzugswartung als haushaltsnahe Dienstleistung. Die Unterscheidung ist steuerlich relevant, weil die Höchstbeträge getrennt gelten.

Lösung: Faustregel — alles, was mit der Pflege und dem laufenden Betrieb des Gebäudes und der Außenanlagen zu tun hat, sind haushaltsnahe Dienstleistungen. Was Handwerkerwissen erfordert und der Erhaltung oder Modernisierung dient, sind Handwerkerleistungen.

4. Barzahlung des Dienstleisters

§35a EStG setzt voraus, dass die Zahlung auf das Konto des Leistungserbringers erfolgt. Barzahlungen sind ausgeschlossen — auch wenn eine Quittung vorliegt. Das gilt nicht für den Mieter direkt (der zahlt an Sie als Verwalter), sondern für die Zahlung zwischen Verwaltung und Dienstleister.

Lösung: Zahlen Sie alle Dienstleister per Überweisung. Barzahlung an den Hausmeister mag bequem sein, macht den Lohnanteil aber steuerlich wertlos.

5. Reparaturkosten einbezogen

Reparaturkosten sind keine Betriebskosten und daher nicht umlagefähig — und folglich auch nicht in der §35a-Bescheinigung auf Basis der BK-Abrechnung enthalten. Verwechslungsgefahr besteht bei Wartungsverträgen, die Wartung und Reparatur kombinieren.

Lösung: Trennen Sie in Wartungsverträgen die regelmäßige Wartung (umlagefähig, §35a-fähig) von der Reparatur (nicht umlagefähig).

Die Rolle des Steuerberaters

Die Bescheinigung nach §35a EStG ist eine Zuarbeit für die Steuererklärung des Mieters. Sie als Hausverwaltung stellen die Daten bereit — die steuerliche Beratung obliegt dem Steuerberater des Mieters. Diese Abgrenzung ist wichtig: Sie dürfen und sollen keine steuerliche Beratung leisten. Ihre Aufgabe beschränkt sich auf die korrekte Aufschlüsselung der Lohnkostenanteile.

Bei Sonderfällen — etwa wenn ein Mieter einen häuslichen Pflegedienst beschäftigt und dessen Kosten ebenfalls über §35a geltend machen will — empfehlen Sie den Steuerberater. Gleiches gilt für die Frage, ob und wie Eigentümer in einer WEG die §35a-Bescheinigung nutzen können (hier gelten die gleichen Grundsätze, die Bescheinigung wird durch den WEG-Verwalter ausgestellt).

Weiterführend

Die §35a-Bescheinigung gehört zum Pflichtprogramm einer professionellen BK-Abrechnung. In MieterOS wird der §35a-Ausweis automatisch auf Basis der hinterlegten Lohnkostenanteile erstellt und der Betriebskostenabrechnung beigefügt.

Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.

Für steuerrechtliche Detailfragen zur Anwendung des §35a EStG im Einzelfall empfehlen wir die Konsultation eines Steuerberaters.

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