Checkliste: 24 Monate vor dem Exit — Was jetzt ansteht

Checkliste: 24 Monate vor dem Exit — Was jetzt ansteht

Warum 24 Monate der richtige Vorlauf sind

Viele Hausverwaltungsinhaber beginnen zu spät mit der Vorbereitung. Wer drei Monate vor dem gewünschten Ausstieg anfängt, verkauft unter Zeitdruck — und Zeitdruck kostet Geld. Immer.

24 Monate geben Ihnen den Spielraum, um das Unternehmen in Ruhe aufzuräumen, den Wert zu steigern, den richtigen Käufer zu finden und den Übergang professionell zu gestalten. Nicht alles in dieser Liste ist für jeden relevant. Aber sie gibt Ihnen einen vollständigen Überblick über das, was zwischen heute und dem Tag des Closings passieren sollte.

Monat 1-3: Standortbestimmung

Finanzen

Die vollständige Checkliste mit allen Prüfpunkten steht Ihnen als kostenloser Download zur Verfügung — siehe Download-Bereich am Ende dieses Artikels.

Der Startpunkt jeder Verkaufsvorbereitung sind die Zahlen. Ohne belastbare Finanzdaten gibt es keine Bewertung — und ohne Bewertung keine Verhandlung.

• [ ] BWA der letzten 3 Geschäftsjahre zusammenstellen und bereinigen

• [ ] Inhaberertrag berechnen (Gehalt + Gewinn + Privatnutzungen - Einmaleffekte)

• [ ] Umsatz nach Geschäftsbereichen aufschlüsseln (WEG, Mietverwaltung, SEV, Gewerbe, Sonderleistungen)

• [ ] Kostenstruktur analysieren und unnötige Ausgaben identifizieren

• [ ] Gesellschafterverrechnungskonten auflösen oder dokumentieren

• [ ] Offene Forderungen bereinigen oder bewerten

• [ ] Steuerberater über Verkaufsabsicht informieren

Mandate

Ihre Mandatsliste ist das Herzstück des Verkaufs. Ein Käufer will auf einen Blick sehen, was er kauft.

• [ ] Vollständige Mandatsliste erstellen (Objekt, Typ, WE, Honorar, Vertragslaufzeit, Bestellungsdatum)

• [ ] Mandatskonzentration berechnen (Anteil Top-5-Mandate am Gesamtertrag)

• [ ] Verwalterverträge auf Sonderkündigungsklauseln prüfen

• [ ] Mandatsverluste und -gewinne der letzten 3 Jahre dokumentieren

• [ ] Honorarniveau mit Marktpreisen vergleichen

Selbstanalyse

• [ ] Inhaberabhängigkeit ehrlich bewerten (Der Urlaubstest: 3 Wochen ohne Firma?)

• [ ] Digitalisierungsgrad einschätzen

• [ ] Prozessdokumentation prüfen (Welche Kernprozesse sind schriftlich dokumentiert?)

• [ ] Mitarbeiterstruktur bewerten (Qualifikation, Fluktuation, Wissenskonzentration)

Monat 4-6: Quick Wins und Grundlagen

Ertrag steigern

• [ ] Erste Honoraranpassungen bei anstehenden Vertragsverlängerungen durchführen

• [ ] Sonderleistungskatalog erstellen und kommunizieren

• [ ] Nicht-rentable Mandate identifizieren und ggf. trennen

• [ ] Wiederkehrende Erträge sichern (Indexierungsklauseln in Verwalterverträgen)

Risiko senken

• [ ] Versicherungsschutz prüfen (VSH, D&O, Cyber)

• [ ] Offene Rechtsstreitigkeiten bewerten und wenn möglich bereinigen

• [ ] DSGVO-Compliance prüfen (AVV, Löschkonzept, Einwilligungen)

• [ ] Verwalterverträge auf rechtliche Aktualität prüfen

Buchhaltung bereinigen

• [ ] Private Kosten aus der Firma eliminieren

• [ ] Rückstellungen realistisch bilden

• [ ] Verrechnungskonten auflösen

• [ ] Kontenplan aufräumen

Monat 7-12: Strukturen aufbauen

Inhaberabhängigkeit reduzieren

Alle Prüfpunkte als druckbare PDF-Checkliste finden Sie im Download-Bereich unten.

• [ ] Mandatsverantwortung schrittweise an Mitarbeiter übertragen

• [ ] Teamleiter oder Prokurist bestimmen und einarbeiten

• [ ] Bankvollmachten und Freigabekompetenzen definieren und übertragen

• [ ] Eigentümerversammlungen von Mitarbeitern leiten lassen

• [ ] Eigentümer und Beiräte an neue Ansprechpartner gewöhnen

Prozesse dokumentieren

• [ ] 10 Kernprozesse schriftlich dokumentieren (Mieterwechsel, WEG-Abrechnung, Versammlung, Schadensmeldung, Mahnwesen, Handwerkerbeauftragung, Neuvermietung, BK-Abrechnung, Wirtschaftsplan, Mandatsaufnahme)

• [ ] Stellvertretungsmatrix erstellen (Wer vertritt wen?)

• [ ] Notfallplan dokumentieren (Was passiert bei Ausfall des Inhabers?)

Team und Software

• [ ] Software auf aktuellen Stand bringen oder Migration anstoßen

• [ ] Datenqualität in der Verwaltungssoftware prüfen und bereinigen

• [ ] DMS einrichten oder optimieren

• [ ] Schlüsselmitarbeiter identifizieren und über Bindungsmaßnahmen nachdenken

• [ ] Weiterbildung für künftige Verantwortungsträger planen

Monat 13-18: Verkaufsreife herstellen

Operative Unabhängigkeit

• [ ] Inhaber-Zeitanteil im Tagesgeschäft auf unter 30% reduziert

• [ ] Teamleiter führt das operative Geschäft eigenständig

• [ ] Dreiwöchiger Urlaubstest bestanden (ohne Rückfragen)

• [ ] Alle Eigentümer und Beiräte kennen und akzeptieren das Team

Datenraum vorbereiten

• [ ] Gesellschaftsrechtliche Unterlagen zusammenstellen (Gesellschaftsvertrag, Handelsregister, Gesellschafterbeschlüsse)

• [ ] Finanzunterlagen aufbereiten (Jahresabschlüsse, BWA, bereinigte Ertragsrechnung)

• [ ] Mandatsunterlagen zusammenstellen (Mandatsliste, Musterverträge, Bestellungsbeschlüsse)

• [ ] Personalunterlagen anonymisiert aufbereiten (Organigramm, Gehaltsübersicht, Qualifikationen)

• [ ] IT-Dokumentation erstellen (Software, Lizenzen, Kosten)

• [ ] Versicherungspolicen zusammenstellen

• [ ] Mietvertrag Büroräume prüfen und ggf. verlängern

Weitere Honoraranpassungen

• [ ] Zweite Runde der Honoraranpassungen durchführen

• [ ] Marktvergleich aktualisieren

• [ ] Sonderleistungsabrechnung konsequent umsetzen

Monat 19-21: Bewertung und Käufersuche

Bewertung

Tipp: Laden Sie sich die Checkliste herunter und haken Sie jeden Punkt bei der nächsten Umsetzung ab.

• [ ] Professionelle Unternehmensbewertung beauftragen (M&A-Berater oder Wirtschaftsprüfer)

• [ ] Ergebnis plausibilisieren (Ertragswert, Multiplikator, Preis pro WE)

• [ ] Steuerliche Netto-Betrachtung durchführen (Was bleibt nach Steuern?)

• [ ] Preisvorstellung festlegen (Untergrenze und Zielpreis)

Berater beauftragen

• [ ] M&A-Berater mit Branchenerfahrung auswählen

• [ ] Rechtsanwalt mit M&A-Spezialisierung identifizieren

• [ ] Steuerberater für transaktionsbezogene Beratung einbinden

• [ ] Beraterverträge abschließen

Käufersuche starten

• [ ] Teaser-Dokument erstellen (anonymisiert)

• [ ] NDA-Vorlage vorbereiten

• [ ] Zielkäufer identifizieren (strategische Käufer, Finanzinvestoren, MBO-Kandidaten)

• [ ] Erste diskrete Ansprachen über Berater

• [ ] Kommunikationsstrategie für den Fall, dass der Verkauf bekannt wird

Monat 22-24: Verhandlung und Closing

Verhandlung

• [ ] Erstgespräche mit qualifizierten Interessenten

• [ ] LOI verhandeln und unterschreiben (Preis, Struktur, Exklusivität, Zeitplan)

• [ ] Datenraum für Due Diligence freigeben

• [ ] Due-Diligence-Fragen zügig und vollständig beantworten

• [ ] Kaufvertragsverhandlung mit Anwalt führen

Vertrag und Closing

• [ ] Kaufvertrag finalisieren (Garantien, Haftung, Earn-Out, Übergangsregelung)

• [ ] Notartermin vereinbaren (bei Share Deal)

• [ ] Closing-Bedingungen erfüllen

• [ ] Treuhandkonto einrichten

• [ ] Geldeingang bestätigen

Kommunikation und Übergang

• [ ] Mitarbeiter informieren (§613a-Schreiben, Teammeeting)

• [ ] Beiräte und Schlüsseleigentümer persönlich informieren

• [ ] Anschreiben an alle Mandanten versenden

• [ ] Mieter informieren (falls Bankverbindungsänderung)

• [ ] Handwerker und Dienstleister informieren

• [ ] Beratervertrag für Übergangsphase unterschreiben

• [ ] Übergabeplan aktivieren

Der Zeitstrahl auf einen Blick

| Monat | Schwerpunkt | Wichtigster Meilenstein | |-------|-------------|------------------------| | 1-3 | Standortbestimmung | Inhaberertrag berechnet, Mandatsliste vollständig | | 4-6 | Quick Wins | Erste Honoraranpassungen, Buchhaltung bereinigt | | 7-9 | Prozesse | 10 Kernprozesse dokumentiert | | 10-12 | Team | Teamleiter eingearbeitet, Software aktuell | | 13-15 | Loslösung | Inhaberabhängigkeit unter 30% | | 16-18 | Datenraum | Alle Unterlagen verkaufsfertig zusammengestellt | | 19-21 | Bewertung | Professionelle Bewertung abgeschlossen, Käufersuche gestartet | | 22-24 | Abschluss | LOI, Due Diligence, Kaufvertrag, Closing |

Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.

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