Umlaufbeschluss nach neuem Recht: Wann er klappt, wann er scheitert

Umlaufbeschluss nach neuem Recht: Wann er klappt, wann er scheitert

Warum der Umlaufbeschluss jetzt praxistauglich wird

Jahrelang führte der Umlaufbeschluss ein Schattendasein in der WEG-Praxis. Die alte Regelung war eindeutig: Allstimmigkeit oder nichts. Jeder einzelne Eigentümer musste zustimmen — schriftlich, auf Papier, ohne Ausnahme. Schon ein einziger Nicht-Reagierer torpedierte das gesamte Verfahren. Bei Gemeinschaften mit 30, 50 oder 100 Einheiten war das Instrument damit faktisch unbrauchbar.

Mit der WEG-Reform 2020 hat der Gesetzgeber das geändert. §23 Abs. 3 WEG eröffnet einen zweiten Weg: Wenn die Gemeinschaft per Grundbeschluss entscheidet, dass Umlaufbeschlüsse künftig auch mit Mehrheit gefasst werden dürfen, fällt das Allstimmigkeitserfordernis. Das klingt nach einer kleinen Änderung, ist aber ein Paradigmenwechsel.

Für Verwalter bedeutet das: Der Umlaufbeschluss wird vom Notbehelf zum regulären Verwaltungsinstrument. Eilige Reparaturen, saisonale Entscheidungen, Vertragsabschlüsse, die nicht bis zur nächsten Eigentümerversammlung warten können — all das lässt sich jetzt effizient per Umlaufbeschluss regeln.

Aber die neue Flexibilität bringt auch neue Fehlerquellen. Wer die Formalien nicht beherrscht, produziert anfechtbare Beschlüsse. Dieser Artikel zeigt, worauf es ankommt.

Allstimmigkeit vs. Grundbeschluss: Die zwei Wege

Der klassische Weg: Allstimmigkeit nach §23 Abs. 3 Satz 1 WEG

Die vollständige Checkliste mit allen Prüfpunkten steht Ihnen als kostenloser Download zur Verfügung — siehe Download-Bereich am Ende dieses Artikels.

Der erste Satz des §23 Abs. 3 WEG bleibt unverändert: Ein Umlaufbeschluss kann gefasst werden, wenn alle Eigentümer ihre Zustimmung in Textform erklären. Alle meint hier wirklich alle — nicht nur die anwesenden oder vertretenen, sondern sämtliche im Grundbuch eingetragenen Eigentümer.

Dieser Weg funktioniert bei kleinen Gemeinschaften mit fünf oder sechs Einheiten, bei denen alle Eigentümer bekannt und erreichbar sind. Er funktioniert nicht bei größeren Gemeinschaften, bei Gemeinschaften mit Eigentümern im Ausland, bei Erbengemeinschaften ohne klaren Ansprechpartner oder bei schlicht desinteressierten Eigentümern.

Der neue Weg: Mehrheitsbeschluss nach §23 Abs. 3 Satz 2 WEG

Seit Dezember 2020 gibt es den zweiten Satz: Die Eigentümer können beschließen, dass für einen Umlaufbeschluss die einfache Mehrheit genügt. Dieser Ermächtigungsbeschluss — in der Praxis Grundbeschluss genannt — muss selbst in einer ordentlichen Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit gefasst werden.

Wichtig: Der Grundbeschluss kann generell gefasst werden (für alle zukünftigen Umlaufbeschlüsse) oder für den Einzelfall. Die generelle Variante spart Zeit und ist in der Praxis die sinnvollere Lösung. Einmal beschlossen, gilt sie dauerhaft — bis die Gemeinschaft den Grundbeschluss aufhebt.

Was der Grundbeschluss nicht kann

Auch mit Grundbeschluss unterliegt der Umlaufbeschluss Grenzen:

Beschlusskompetenz bleibt bestehen. Die Gemeinschaft kann im Umlaufverfahren nur das beschließen, was sie auch in der Versammlung beschließen könnte. Vereinbarungen (die nach altem Recht Allstimmigkeit erforderten) sind weiterhin nicht im Umlaufverfahren möglich.

Qualifizierte Mehrheiten bleiben erhalten. Wenn für einen Beschluss eine qualifizierte Mehrheit erforderlich ist — etwa die Dreiviertelmehrheit für den Beschluss zur rein virtuellen Eigentümerversammlung — muss diese Mehrheit auch im Umlaufverfahren erreicht werden. Der Grundbeschluss ersetzt nur die Allstimmigkeit, nicht die für den konkreten Beschlussgegenstand vorgeschriebene Mehrheit.

Informationspflichten gelten weiter. Die Eigentümer müssen vor der Abstimmung ausreichend informiert werden — mindestens so umfassend wie durch eine Einladung zur Eigentümerversammlung mit Tagesordnung und Beschlussvorlagen.

Digitale Durchführung: Per E-Mail, Portal oder App

Die WEG-Reform hat nicht nur die Mehrheitsverhältnisse geändert, sondern auch die Formvorschrift gelockert. §23 Abs. 3 WEG verlangt Textform — nicht Schriftform. Der Unterschied ist entscheidend:

Alle Prüfpunkte als druckbare PDF-Checkliste finden Sie im Download-Bereich unten.

Schriftform (§126 BGB): Eigenhändige Unterschrift auf einem körperlichen Dokument. Brief, Fax mit Original-Unterschrift, handschriftlich unterzeichnetes PDF.

Textform (§126b BGB): Eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist und die auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird. E-Mail genügt. Eine Nachricht über ein Eigentümerportal genügt. Sogar eine SMS oder WhatsApp-Nachricht genügt — wenn sie den Erklärenden eindeutig erkennen lässt.

E-Mail als Standard

In der Praxis hat sich die E-Mail als Standardkanal für Umlaufbeschlüsse etabliert. Der Verwalter versendet die Beschlussvorlage mit allen relevanten Unterlagen und setzt eine Frist. Die Eigentümer antworten per E-Mail mit ihrer Stimmabgabe.

Klingt einfach, ist es im Grundsatz auch. Aber drei Punkte müssen stimmen:

Eindeutige Zuordnung. Die E-Mail muss von einer Adresse kommen, die dem Eigentümer zugeordnet werden kann. Eine gemeinsame Familienadresse (familie.mueller@beispiel.de) reicht nur, wenn klar ist, wer antwortet. Bei Bruchteilsgemeinschaften (Ehepaare mit gemeinsamem Eigentum) müssen beide Miteigentümer erklären.

Dokumentation. Jede Stimmabgabe muss revisionssicher archiviert werden. Drucken Sie die E-Mails aus oder speichern Sie sie in einem dedizierten Ordner. Im Streitfall müssen Sie nachweisen können, wer wann wie abgestimmt hat.

Fristsetzung. Setzen Sie eine angemessene Frist. Zwei Wochen sind bei einfachen Beschlüssen üblich, bei komplexeren Themen (Sanierungsmaßnahmen, Verwalterbestellung) sollten Sie drei bis vier Wochen einräumen. Machen Sie klar, was passiert, wenn jemand nicht reagiert: Keine Antwort ist keine Zustimmung.

Eigentümerportal als Profivariante

Hausverwaltungssoftware mit integriertem Eigentümerportal bietet die elegantere Lösung. Die Beschlussvorlage wird im Portal veröffentlicht, Eigentümer stimmen per Klick ab, die Software protokolliert Zeitstempel und Identität automatisch. Die Auswertung erfolgt in Echtzeit — der Verwalter sieht jederzeit den aktuellen Abstimmungsstand.

Vorteile: Automatische Dokumentation, Erinnerungsfunktionen bei ausstehenden Stimmen, keine verlorenen E-Mails, kein Zuordnungsproblem. Nachteil: Das Portal muss von allen Eigentümern genutzt werden. Eigentümer, die keinen digitalen Zugang haben oder wollen, müssen weiterhin auf einem analogen Weg (Brief, Fax) abstimmen können.

Typische Fehler — und wie Sie sie vermeiden

Fehler 1: Kein Grundbeschluss vorhanden

Tipp: Laden Sie sich die Checkliste herunter und haken Sie jeden Punkt bei der nächsten Umsetzung ab.

Der häufigste Fehler: Der Verwalter führt einen Umlaufbeschluss mit einfacher Mehrheit durch, obwohl kein Grundbeschluss nach §23 Abs. 3 Satz 2 WEG existiert. Das Ergebnis ist ein nichtiger oder zumindest anfechtbarer Beschluss.

Lösung: Stellen Sie den Grundbeschluss als Tagesordnungspunkt auf die nächste Eigentümerversammlung. Die Formulierung kann schlicht sein: „Die Eigentümer beschließen, dass Umlaufbeschlüsse nach §23 Abs. 3 Satz 2 WEG künftig mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst werden können." Einmal gefasst, gilt dieser Beschluss bis auf Widerruf.

Fehler 2: Nicht alle Eigentümer angeschrieben

Im Umlaufverfahren müssen alle stimmberechtigten Eigentümer die Möglichkeit zur Teilnahme erhalten — unabhängig davon, ob Allstimmigkeit oder einfache Mehrheit gilt. Wer einen Eigentümer vergisst, weil dessen Adresse veraltet ist oder weil er erst kürzlich erworben hat, riskiert die Anfechtung.

Lösung: Vor jedem Umlaufbeschluss die Eigentümerliste abgleichen. Grundbuchstand prüfen, Adress- und E-Mail-Daten aktualisieren. Besonders bei Eigentümerwechseln innerhalb der letzten sechs Monate genau hinsehen.

Fehler 3: Frist zu kurz oder unklar

Wenn Sie die Frist zu knapp bemessen, können Eigentümer argumentieren, sie hätten keine ausreichende Gelegenheit zur Prüfung gehabt. Eine Woche ist bei Routinebeschlüssen das absolute Minimum — und selbst das wird im Streitfall kritisch gesehen.

Lösung: Mindestens zwei Wochen, bei komplexen Themen drei bis vier Wochen. Die Frist muss kalendermäßig bestimmt sein: „Bitte geben Sie Ihre Stimme bis zum 15. November 2026 ab." Nicht: „innerhalb von 14 Tagen."

Fehler 4: Beschlussvorlage unvollständig

Ein Umlaufbeschluss, der nur aus dem Beschlusstext besteht, ohne Begründung und Unterlagen, ist ein Einladung zur Anfechtung. Die Eigentümer müssen sich ein Bild machen können — genauso wie in einer Versammlung.

Lösung: Jede Beschlussvorlage enthält: den vollständigen Beschlusstext, eine Begründung, relevante Unterlagen (Angebote, Gutachten, Kostenaufstellungen) und die Abstimmungsmodalitäten (Frist, Rücksendeadresse, Stimmzettel).

Fehler 5: Schweigen als Zustimmung werten

Das ist ein gravierender Fehler. Im Umlaufverfahren gilt: Wer nicht antwortet, hat nicht zugestimmt. Schweigen ist weder Ja noch Nein — es ist keine Stimmabgabe. Bei der Berechnung der Mehrheit zählen nur die tatsächlich abgegebenen Stimmen.

Lösung: Machen Sie in der Beschlussvorlage unmissverständlich klar, dass Nichtteilnahme keine Zustimmung ist. Und kalkulieren Sie die Rücklaufquote realistisch: Bei 40 Eigentümern werden erfahrungsgemäß 25 bis 30 antworten. Die einfache Mehrheit muss aus den abgegebenen Stimmen erreicht werden.

Praxisbeispiel: Heizungswartung im Umlaufverfahren

Die WEG „Parkresidenz Am See" hat 28 Einheiten. Im September fällt die jährliche Heizungswartung an. Der bisherige Wartungsvertrag ist ausgelaufen. Die Verwaltung hat drei Angebote eingeholt: 4.200 Euro, 4.800 Euro und 5.100 Euro jährlich. Die nächste Eigentümerversammlung ist erst im März des Folgejahres — zu spät, die Heizperiode beginnt in vier Wochen.

Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.

Die Gemeinschaft hat in der letzten Versammlung einen Grundbeschluss nach §23 Abs. 3 Satz 2 WEG gefasst. Die Verwaltung nutzt das Umlaufverfahren:

Tag 1: Versand der Beschlussvorlage per E-Mail an alle 28 Eigentümer. Beigefügt: die drei Angebote, eine Vergleichstabelle, die Empfehlung der Verwaltung (mittleres Angebot, 4.800 Euro, wegen besserem Leistungsumfang). Frist: 14 Tage.

Tag 5: 18 Eigentümer haben abgestimmt. 15 für das mittlere Angebot, 2 für das günstigste, 1 Enthaltung.

Tag 10: Erinnerungs-E-Mail an die verbleibenden 10 Eigentümer.

Tag 14: 24 von 28 Eigentümern haben abgestimmt. 19 Stimmen für das mittlere Angebot, 3 für das günstigste, 2 Enthaltungen. 4 Eigentümer haben nicht reagiert.

Ergebnis: 19 von 24 abgegebenen Stimmen für den Beschlussvorschlag. Der Beschluss ist mit einfacher Mehrheit gefasst. Die Verwaltung dokumentiert das Ergebnis, trägt es in die Beschlusssammlung ein und beauftragt den Wartungsbetrieb.

Gesamtdauer: 14 Tage statt sechs Monate Wartezeit bis zur nächsten Versammlung. Die Heizung ist rechtzeitig zur Heizperiode gewartet.

Umlaufbeschluss und Beschlusssammlung

Jeder Umlaufbeschluss muss in die Beschlusssammlung aufgenommen werden (§24 Abs. 7 WEG). Die Aufnahme umfasst:

• den vollständigen Beschlusstext

• das Datum der Beschlussfassung (letzter Tag der Abstimmungsfrist oder Tag des Erreichens der erforderlichen Mehrheit)

• das Abstimmungsergebnis (Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen, nicht abgegebene Stimmen)

• die Information, dass der Beschluss im Umlaufverfahren gefasst wurde

Die Dokumentation der einzelnen Stimmabgaben (wer hat wie gestimmt) gehört nicht in die Beschlusssammlung, muss aber in den Verwaltungsunterlagen revisionssicher archiviert werden. Im Fall einer Anfechtungsklage müssen Sie nachweisen können, dass jeder Eigentümer ordnungsgemäß beteiligt wurde und dass die Stimmabgaben form- und fristgerecht eingegangen sind.

Fazit: Ein Instrument mit Zukunft

Der Umlaufbeschluss hat durch die WEG-Reform 2020 seinen Platz im Werkzeugkasten der professionellen Verwaltung gefunden. Die Kombination aus Grundbeschluss und digitaler Durchführung macht ihn zum effizienten Werkzeug für alle Entscheidungen, die nicht bis zur nächsten Eigentümerversammlung warten können.

Entscheidend bleibt die Sorgfalt bei der Durchführung: vollständige Information der Eigentümer, klare Fristen, lückenlose Dokumentation. Wer diese Grundsätze beachtet, gewinnt Handlungsfähigkeit, ohne Rechtssicherheit zu verlieren.

Bei streitigen oder wirtschaftlich bedeutsamen Umlaufbeschlüssen empfehlen wir die Prüfung durch einen Fachanwalt für WEG-Recht. Gerade bei Sanierungsbeschlüssen, Verwalterbestellungen oder Änderungen der Gemeinschaftsordnung lohnt sich die anwaltliche Begleitung. [→ Fachanwalt-Vermittlung über die HV-Akademie]

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