Hausgeldrückstände: Vom Mahnschreiben bis zum Titel in 5 Schritten

Hausgeldrückstände: Vom Mahnschreiben bis zum Titel in 5 Schritten

Das Problem, über das niemand gern spricht

In jeder Eigentümergemeinschaft gibt es Eigentümer, die nicht pünktlich zahlen. Die Gründe sind so vielfältig wie die Gemeinschaften selbst: vorübergehende Liquiditätsengpässe, Streit mit der Verwaltung, grundsätzlicher Unwille, schlichte Vergesslichkeit. Die Zahlen sprechen eine klare Sprache: Branchenumfragen zeigen regelmäßig, dass zwischen 5 und 15 Prozent der Eigentümer mindestens einmal jährlich mit dem Hausgeld in Verzug geraten.

Für die Gemeinschaft ist das mehr als ein Ärgernis. Hausgeldrückstände gefährden die Liquidität, verzögern Erhaltungsmaßnahmen und belasten die zahlungstreuen Eigentümer. Wenn die Verwaltung einen Handwerker nicht bezahlen kann, weil drei Eigentümer seit Monaten nicht zahlen, trifft das alle.

Für den Verwalter ist der Umgang mit Rückständen eine Pflichtaufgabe — keine Kür. Die Verwaltung schuldet der Gemeinschaft ein konsequentes Forderungsmanagement. Wer Rückstände laufen lässt, riskiert nicht nur die Liquidität der Gemeinschaft, sondern auch die eigene Haftung.

Dieser Artikel beschreibt den Weg vom ersten Zahlungsverzug bis zum vollstreckbaren Titel — in fünf klar definierten Schritten.

Schritt 1: Zahlungserinnerung — freundlich, aber klar

Die Zahlungserinnerung ist keine Mahnung im Rechtssinne, aber der wichtigste erste Schritt. Sie gibt dem Eigentümer die Chance, einen Fehler zu korrigieren — ohne dass sofort die juristische Maschinerie anläuft.

Die vollständige Checkliste mit allen Prüfpunkten steht Ihnen als kostenloser Download zur Verfügung — siehe Download-Bereich am Ende dieses Artikels.

Wann versenden?

Sobald ein Hausgeldvorschuss am Fälligkeitstag (in der Regel der 3. Werktag des Monats) nicht eingegangen ist, prüfen Sie zunächst: Ist der Betrag vielleicht auf einem Weg, der ein paar Tage dauert? Gibt es eine Dauerauftragsänderung, die noch nicht greift? Liegt ein Bankfeiertag dazwischen?

Nach fünf Werktagen ohne Zahlungseingang versenden Sie die Zahlungserinnerung. Nicht nach drei Wochen, nicht „wenn Sie mal dazu kommen". Fünf Werktage — dann geht der Brief raus.

Form und Inhalt

Die Zahlungserinnerung ist sachlich und präzise. Sie enthält:

• Name des Eigentümers und Einheitennummer

• den offenen Betrag mit Angabe des betreffenden Monats

• die Kontoverbindung der Gemeinschaft

• eine Frist von 10 Werktagen zur Zahlung

• den Hinweis, dass bei ausbleibender Zahlung eine förmliche Mahnung folgt

Verzichten Sie auf Drohungen, Vorwürfe und Belehrungen. Die Zahlungserinnerung ist ein Serviceschreiben, kein Kampfbrief. Viele Rückstände klären sich auf dieser Stufe — weil der Dauerauftrag tatsächlich nicht umgestellt war, weil der Kontostand kurzfristig nicht reichte, weil schlicht vergessen wurde.

Schritt 2: Mahnung — jetzt wird es förmlich

Zahlt der Eigentümer trotz Zahlungserinnerung nicht, folgt die Mahnung. Die Mahnung hat eine doppelte Funktion: Sie setzt den Eigentümer in Verzug (§286 BGB) und dokumentiert, dass die Verwaltung ihrer Pflicht zum Forderungseinzug nachkommt.

Verzug und Verzugszinsen

Mit Zugang der Mahnung gerät der Eigentümer in Verzug — sofern die Forderung fällig und der Eigentümer nicht schon durch die kalendermäßig bestimmte Fälligkeit in Verzug geraten ist. Seit der WEG-Reform regelt §28 Abs. 3 WEG, dass Vorschüsse nach Beschlussfassung über den Wirtschaftsplan fällig werden. Das monatliche Fälligkeitsdatum ergibt sich aus dem Wirtschaftsplan oder einem gesonderten Beschluss.

Ab Verzugseintritt schuldet der Eigentümer Verzugszinsen in Höhe von 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§288 Abs. 1 BGB). Bei einem aktuellen Basiszinssatz von 2,27 Prozent (Stand: März 2026) ergibt das 7,27 Prozent Verzugszinsen pro Jahr.

Zusätzlich kann die Gemeinschaft den Verzugsschaden geltend machen — also die Kosten, die durch den Verzug entstehen: Mahnkosten, Bankgebühren für Rücklastschriften, anteilige Personalkosten. In der Praxis sind diese Beträge gering, aber sie addieren sich bei Wiederholungstätern.

Form der Mahnung

Die Mahnung geht per Einschreiben — nicht per einfachem Brief, nicht per E-Mail. Im Streitfall müssen Sie den Zugang nachweisen können. Das Einschreiben mit Rückschein ist die sicherste Variante. Einwurfeinschreiben genügt in der Praxis, ist aber im Streitfall weniger beweiskräftig.

Die Mahnung enthält:

• die genaue Bezifferung der Forderung (Hauptforderung, ggf. aufgelaufene Verzugszinsen, Mahnkosten)

• eine Zahlungsfrist von 14 Tagen

• den Hinweis, dass bei fruchtlosem Fristablauf gerichtliche Schritte eingeleitet werden

• die Aufforderung, bei Zahlungsschwierigkeiten Kontakt aufzunehmen

Der letzte Punkt ist wichtig. Ein Eigentümer, der vorübergehend nicht zahlen kann, braucht ein Gesprächsangebot, keine Mauer. Eine Ratenzahlungsvereinbarung ist für die Gemeinschaft in vielen Fällen besser als ein Gerichtsverfahren — vorausgesetzt, die Vereinbarung ist verbindlich und der Eigentümer hält sich daran.

Schritt 3: Anwalt einschalten — die vorletzte Eskalationsstufe

Bleibt die Mahnung ohne Ergebnis, wird es Zeit für anwaltliche Hilfe. Die Verwaltung kann und sollte nicht selbst den Rechtsweg beschreiten. Ein Rechtsanwalt mit Erfahrung im WEG-Recht übernimmt das weitere Verfahren professionell und beweissicher.

Alle Prüfpunkte als druckbare PDF-Checkliste finden Sie im Download-Bereich unten.

Beschluss erforderlich?

Grundsätzlich benötigt die Verwaltung für die Einleitung gerichtlicher Maßnahmen einen Beschluss der Eigentümerversammlung. In vielen Gemeinschaftsordnungen ist die Verwaltung allerdings ermächtigt, Hausgeldrückstände bis zu einem bestimmten Betrag ohne gesonderten Beschluss gerichtlich geltend zu machen. Prüfen Sie die Gemeinschaftsordnung und die bestehenden Beschlüsse.

Falls keine Ermächtigung vorliegt, holen Sie einen Beschluss ein — gegebenenfalls im Umlaufverfahren (siehe Artikel 2-04). Ein Beschluss in der Art: „Die Verwaltung wird ermächtigt, Hausgeldrückstände ab einem Rückstand von zwei Monatsvorschüssen gerichtlich geltend zu machen" schafft eine dauerhafte Handlungsgrundlage.

Anwaltliches Schreiben

Das anwaltliche Mahnschreiben wirkt in vielen Fällen als letzter Weckruf. Die Kombination aus Briefkopf einer Kanzlei, konkreter Forderungsaufstellung und angekündigtem Mahnbescheid bringt einen erheblichen Teil der säumigen Eigentümer zur Zahlung.

Die Kosten für das anwaltliche Mahnschreiben (in der Regel eine 1,3-Geschäftsgebühr nach RVG) trägt der säumige Eigentümer als Verzugsschaden — sofern er sich bei Beauftragung des Anwalts bereits in Verzug befand.

Schritt 4: Mahnbescheid — der gerichtliche Weg

Bleibt auch das anwaltliche Schreiben erfolglos, folgt der gerichtliche Mahnbescheid. Das Mahnverfahren ist schnell, kostengünstig und in den meisten Fällen erfolgreich.

So funktioniert das Mahnverfahren

Der Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids wird beim zuständigen Mahngericht gestellt — in den meisten Bundesländern zentral (in NRW etwa beim Amtsgericht Hagen, in Bayern beim Amtsgericht Coburg). Der Antrag kann online über das Portal mahngerichte.de eingereicht werden.

Die Gerichtskosten sind gering: Bei einer Forderung von 3.000 Euro betragen sie 36 Euro. Der Mahnbescheid wird dem Schuldner zugestellt. Ab Zustellung hat er 14 Tage Zeit, Widerspruch einzulegen.

Mögliche Reaktionen

Zahlung. Der Eigentümer zahlt die Gesamtforderung (Hauptforderung plus Verzugszinsen plus Kosten). Das Verfahren ist erledigt.

Widerspruch. Der Eigentümer widerspricht dem Mahnbescheid. Das Verfahren wird an das zuständige Amtsgericht abgegeben und geht ins streitige Verfahren über (Schritt 5).

Keine Reaktion. Der Eigentümer reagiert nicht innerhalb der 14-Tage-Frist. Die Verwaltung bzw. der Anwalt beantragt den Vollstreckungsbescheid. Gegen diesen hat der Eigentümer nochmals 14 Tage Einspruchsfrist. Bleibt auch diese ungenutzt, ist der Vollstreckungsbescheid ein vollstreckbarer Titel — gleichwertig mit einem Urteil.

Warum das Mahnverfahren so effektiv ist

In der Praxis widerspricht nur ein kleiner Teil der Schuldner dem Mahnbescheid, wenn die Forderung berechtigt ist. Die meisten zahlen entweder nach Zustellung des Mahnbescheids oder lassen die Fristen verstreichen, sodass der Vollstreckungsbescheid ergeht. Das Verfahren dauert in der Regel vier bis sechs Wochen vom Antrag bis zum Titel — ohne mündliche Verhandlung, ohne Anwaltskosten für das Gericht (der Anwalt ist im Mahnverfahren nicht vorgeschrieben, aber empfehlenswert).

Schritt 5: Klage und Vollstreckung — wenn alles andere scheitert

Widerspricht der Eigentümer dem Mahnbescheid oder legt er Einspruch gegen den Vollstreckungsbescheid ein, geht das Verfahren ins streitige Verfahren über. Jetzt wird vor dem Amtsgericht verhandelt.

Tipp: Laden Sie sich die Checkliste herunter und haken Sie jeden Punkt bei der nächsten Umsetzung ab.

Das Klageverfahren

Die Klage auf Zahlung rückständigen Hausgeldes ist in den meisten Fällen eine klare Angelegenheit. Die Forderungsgrundlage ist der Wirtschaftsplan (§28 Abs. 1 WEG) bzw. die Jahresabrechnung. Die Verwaltung muss nachweisen:

• dass ein wirksamer Wirtschaftsplan oder eine wirksame Jahresabrechnung beschlossen wurde

• dass der Eigentümer seinen Anteil nicht gezahlt hat

• dass der Eigentümer gemahnt wurde und sich in Verzug befindet

Das Gericht prüft nicht, ob der Wirtschaftsplan inhaltlich korrekt ist — nur ob er wirksam beschlossen wurde. Das ist ein wesentlicher Vorteil: Solange der Beschluss nicht angefochten und aufgehoben wurde, ist er verbindlich.

Vollstreckung

Mit dem rechtskräftigen Urteil oder dem Vollstreckungsbescheid kann die Gemeinschaft vollstrecken. Die Vollstreckungsmöglichkeiten:

Kontopfändung. Die Gemeinschaft lässt die Bankkonten des Eigentümers pfänden. Schnell, effektiv — sofern der Eigentümer ein Konto mit Guthaben hat.

Gehalts-/Rentenpfändung. Bei Arbeitnehmern oder Rentnern eine zuverlässige Variante, allerdings mit monatlichen Pfändungsbeträgen je nach Einkommenshöhe.

Zwangshypothek. Die Gemeinschaft lässt eine Zwangshypothek auf das Sondereigentum des säumigen Eigentümers eintragen (§10 Abs. 1 Nr. 2 ZVG). Das sichert die Forderung grundbuchlich — wichtig, wenn der Eigentümer insolvent wird oder die Einheit verkauft.

Zwangsversteigerung. Das schärfste Schwert. Die Gemeinschaft kann die Zwangsversteigerung der Einheit betreiben. Seit der WEG-Reform 2007 haben Hausgeldforderungen im Rang 2 des §10 ZVG ein Vorrecht gegenüber der finanzierenden Bank — begrenzt auf die letzten sechs Monate vor dem Zuschlag. Dieses Vorrecht kann in der Praxis den Unterschied zwischen voller und teilweiser Befriedigung ausmachen.

Praxisbeispiel: Rückstand in einer 16-WE-Gemeinschaft

Eigentümer Herr K. zahlt seit Januar kein Hausgeld mehr. Sein monatlicher Vorschuss beträgt 380 Euro. Die Verwaltung handelt:

Februar, Woche 2: Zahlungserinnerung per Brief. Keine Reaktion.

März, Woche 1: Mahnung per Einschreiben. Frist 14 Tage. Rückstand: 760 Euro (Januar + Februar). Verzugszinsen beginnen zu laufen.

März, Woche 4: Frist abgelaufen. Kein Eingang, kein Kontakt. Verwaltung informiert den Verwaltungsbeirat und beauftragt den Anwalt.

April, Woche 2: Anwaltliches Mahnschreiben. Rückstand: 1.140 Euro (Januar–März). Herr K. meldet sich beim Anwalt und erklärt, er habe berufliche Schwierigkeiten. Angebot einer Ratenzahlungsvereinbarung: 500 Euro sofort, den Rest in drei Monatsraten ab Mai zusätzlich zum laufenden Hausgeld.

April, Woche 4: Herr K. zahlt die vereinbarten 500 Euro. Die Verwaltung überwacht die weiteren Raten.

Mai–Juli: Herr K. zahlt das laufende Hausgeld und die vereinbarten Raten pünktlich. Ende Juli ist der Rückstand ausgeglichen.

Gesamtdauer: sechs Monate. Gesamtkosten für die Gemeinschaft: Portokosten für Einschreiben (ca. 5 Euro) plus Anwaltskosten (ca. 200 Euro), die Herr K. als Verzugsschaden erstattet.

Fazit: Konsequenz schützt die Gemeinschaft

Hausgeldrückstände sind kein Kavaliersdelikt und kein Problem, das sich von selbst löst. Jeder Euro, der nicht eingeht, fehlt der Gemeinschaft — für Reparaturen, Wartung, Versicherung, Rücklagenbildung. Wer als Verwaltung konsequent mahnt, zügig eskaliert und transparent dokumentiert, schützt die zahlungstreuen Eigentümer und die Liquidität der Gemeinschaft.

Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.

Gleichzeitig ist ein gewisses Augenmaß gefragt. Nicht jeder Rückstand ist böswillig. Ein strukturierter Prozess mit Gesprächsangeboten auf jeder Stufe bewahrt die professionelle Haltung — und bringt in den meisten Fällen schneller zum Ergebnis als sofortige juristische Eskalation.

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