Eigentümerversammlung rein virtuell: Was seit 2020 möglich ist, was nicht

Eigentümerversammlung rein virtuell: Was seit 2020 möglich ist, was nicht

Vom Notbehelf zum Dauerthema

Die Corona-Pandemie hat die Frage aufgeworfen, die virtuelle Eigentümerversammlung hat sie dauerhaft in die Praxis gebracht. Was 2020 als Notlösung begann — Videokonferenzen statt Präsenzversammlungen, weil Kontaktbeschränkungen physische Treffen unmöglich machten — ist heute ein fester Bestandteil der Diskussion um die Zukunft der WEG-Verwaltung.

Der Gesetzgeber hat mit dem Gesetz zur Förderung der Digitalisierung im Wohnungseigentumsrecht (in Kraft seit Oktober 2024) die Rahmenbedingungen für rein virtuelle Eigentümerversammlungen geschaffen. §23 Abs. 1a WEG erlaubt es der Gemeinschaft, zu beschließen, dass Eigentümerversammlungen rein virtuell — also ohne physischen Versammlungsort — stattfinden. Aber: Dieser Beschluss unterliegt besonderen Anforderungen, und die technische Umsetzung ist anspruchsvoller, als viele Verwaltungen annehmen.

Dieser Artikel zeigt, was rechtlich möglich ist, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und wo die praktischen Fallstricke liegen.

Hybride vs. rein virtuelle Versammlung: Der Unterschied

Bevor es ins Detail geht, eine Begriffsklärung, die in der Praxis ständig für Verwirrung sorgt:

Die vollständige Checkliste mit allen Prüfpunkten steht Ihnen als kostenloser Download zur Verfügung — siehe Download-Bereich am Ende dieses Artikels.

Hybride Versammlung

Die hybride Versammlung hat einen physischen Versammlungsort, an dem Eigentümer persönlich erscheinen können. Zusätzlich wird eine Online-Teilnahme ermöglicht — per Video, Audio oder beides. Eigentümer, die online teilnehmen, können der Versammlung folgen, sich zu Wort melden und abstimmen.

Die hybride Versammlung kann die Gemeinschaft seit der WEG-Reform mit einfacher Mehrheit beschließen. §23 Abs. 1 Satz 2 WEG erlaubt es den Eigentümern, eine Online-Teilnahme zu ermöglichen. Kein qualifiziertes Quorum, keine besonderen Formvorschriften — einfacher Mehrheitsbeschluss genügt.

Rein virtuelle Versammlung

Die rein virtuelle Versammlung hat keinen physischen Versammlungsort. Alle Eigentümer nehmen ausschließlich online teil. Es gibt keinen Ort, an dem man persönlich erscheinen kann.

Für die rein virtuelle Versammlung gelten strengere Anforderungen: Sie erfordert einen Grundbeschluss mit qualifizierter Mehrheit (Dreiviertelmehrheit der abgegebenen Stimmen), und dieser Beschluss ist zeitlich befristet.

Voraussetzungen für die rein virtuelle Versammlung

Der Grundbeschluss: Dreiviertelmehrheit

Die Eigentümer müssen mit einer Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen, dass Eigentümerversammlungen rein virtuell stattfinden dürfen (§23 Abs. 1a Satz 1 WEG). Dieses qualifizierte Quorum soll sicherstellen, dass ein breiter Konsens in der Gemeinschaft besteht.

Wichtig: Die Dreiviertelmehrheit bezieht sich auf die abgegebenen Stimmen — nicht auf alle Eigentümer. Bei einer Versammlung mit 30 anwesenden Eigentümern brauchen Sie 23 Ja-Stimmen. Enthaltungen zählen als abgegebene Stimmen, aber nicht als Ja-Stimmen.

Zeitliche Befristung: Maximal drei Jahre

Der Grundbeschluss gilt maximal drei Jahre. Nach Ablauf muss er erneuert werden. Der Gesetzgeber will damit verhindern, dass eine Gemeinschaft dauerhaft auf Präsenzversammlungen verzichtet, ohne dass die aktuelle Eigentümerstruktur dem noch zustimmt.

In der Praxis bedeutet das: Setzen Sie die Erneuerung des Grundbeschlusses rechtzeitig auf die Tagesordnung — spätestens in der letzten ordentlichen Versammlung vor Ablauf der Drei-Jahres-Frist.

Kein dauerhafter Ausschluss der Präsenz

Auch nach dem Grundbeschluss kann jede einzelne Versammlung weiterhin als Präsenz- oder Hybridveranstaltung durchgeführt werden. Der Grundbeschluss berechtigt den Verwalter, rein virtuelle Versammlungen einzuberufen — er verpflichtet ihn nicht dazu. In der Einladung legt der Verwalter fest, ob die konkrete Versammlung rein virtuell, hybrid oder in Präsenz stattfindet.

Technische Anforderungen: Was die Plattform leisten muss

Der Gesetzgeber hat die technischen Anforderungen bewusst offen formuliert, aber die Rechtsprechung wird hier mit der Zeit Mindeststandards entwickeln. Schon jetzt lassen sich aus den gesetzlichen Vorgaben konkrete Anforderungen ableiten:

Alle Prüfpunkte als druckbare PDF-Checkliste finden Sie im Download-Bereich unten.

Bild- und Tonübertragung

Jeder teilnehmende Eigentümer muss die Versammlung in Echtzeit per Bild und Ton verfolgen können. Die Plattform muss Video- und Audiostreaming in ausreichender Qualität bieten — „ausreichend" bedeutet: verständlich, ohne ständige Unterbrechungen, mit einer Latenz, die eine natürliche Diskussion erlaubt.

Standard-Videokonferenztools (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, WebEx) erfüllen diese Anforderung in der Regel. Spezialisierte WEG-Versammlungssoftware bietet zusätzliche Funktionen (integrierte Abstimmung, Rednerliste, Protokollierung), ist aber nicht vorgeschrieben.

Rederecht und Wortmeldung

Jeder Eigentümer muss sich zu Wort melden und seinen Standpunkt darlegen können. Das klingt selbstverständlich, ist aber technisch nicht trivial: Bei 50 Teilnehmern brauchen Sie eine Moderation, die Wortmeldungen verwaltet, Redezeiten steuert und dafür sorgt, dass niemand übergangen wird.

Implementieren Sie eine digitale Rednerliste. Viele Plattformen bieten eine „Hand heben"-Funktion. Der Versammlungsleiter ruft die Redner in der Reihenfolge der Meldung auf und kann bei Bedarf das Mikrofon stumm schalten.

Abstimmung

Die Abstimmung muss geheim durchgeführt werden können, wenn ein Eigentümer dies verlangt (§23 Abs. 1a Satz 3 WEG). Das ist eine der anspruchsvollsten Anforderungen: Standard-Videokonferenztools bieten keine geheime Abstimmung. Sie brauchen entweder eine spezialisierte Abstimmungssoftware oder ein integriertes Abstimmungsmodul.

Für offene Abstimmungen genügen einfachere Lösungen: Chat-Abstimmung, Abstimmung per Handzeichen im Video, oder ein separates Online-Formular. Aber: Sobald ein Eigentümer geheime Abstimmung verlangt, müssen Sie liefern können.

Identitätsprüfung

Die Plattform muss sicherstellen, dass nur stimmberechtigte Eigentümer (oder deren Bevollmächtigte) an der Abstimmung teilnehmen. Bei einer Präsenzversammlung prüfen Sie den Ausweis am Eingang. Bei einer virtuellen Versammlung brauchen Sie ein digitales Äquivalent.

Mögliche Lösungen:

• Persönliche Zugangscodes. Jeder Eigentümer erhält einen individuellen Zugangscode mit der Einladung. Der Code wird nur einmal verwendet und ist an den Eigentümer gebunden.

• Zwei-Faktor-Authentifizierung. Login mit E-Mail plus Code per SMS oder Authenticator-App.

• Video-Identifikation. Der Versammlungsleiter identifiziert jeden Teilnehmer zu Beginn der Versammlung per Video. Praktikabel bei kleinen Gemeinschaften, nicht bei großen.

Aufzeichnung und Dokumentation

Der Gesetzgeber schreibt keine Aufzeichnung der virtuellen Versammlung vor. Das Protokoll bleibt das maßgebliche Dokument. Aber: Eine Aufzeichnung kann im Streitfall als Beweismittel dienen — insbesondere bei streitigen Abstimmungen oder umstrittenen Redebeiträgen.

Wenn Sie aufzeichnen, beachten Sie die DSGVO: Alle Teilnehmer müssen informiert und einverstanden sein. Ein Widerspruch eines einzelnen Eigentümers kann die Aufzeichnung verhindern. Klären Sie das vorab in der Einladung.

Rechtsrisiken: Worauf Sie achten müssen

Technische Störungen

Was passiert, wenn die Internetverbindung ausfällt — beim Verwalter, bei einem Eigentümer, beim Provider? Ein Beschluss, der gefasst wird, während ein Teil der Eigentümer technisch ausgesperrt ist, ist anfechtbar.

Vorsorgemaßnahmen:

• Testlauf vor der Versammlung (mindestens 48 Stunden vorher, mit allen Eigentümern, die teilnehmen wollen)

• Ersatzkanal definieren (Telefoneinwahl als Fallback, wenn Video ausfällt)

• Unterbrechungsprozedur festlegen: Wenn mehr als drei Eigentümer gleichzeitig die Verbindung verlieren, wird die Versammlung für 15 Minuten unterbrochen

• Bei dauerhafter Störung: Vertagung und Neueinberufung

Digitale Kluft

Nicht jeder Eigentümer ist digital affin. Ältere Eigentümer, Eigentümer ohne stabilen Internetzugang, Eigentümer mit Behinderungen — sie alle müssen trotz rein virtueller Versammlung teilnehmen können. Der Gesetzgeber hat hier bewusst auf die Dreiviertelmehrheit gesetzt, um einen breiten Konsens sicherzustellen. Aber das entbindet die Verwaltung nicht von der Pflicht, technische Unterstützung anzubieten.

Bieten Sie an:

• Individuelle Einführung in die Plattform (telefonisch oder per Video)

• Schriftliche Anleitung mit Screenshots

• Technische Hotline am Tag der Versammlung

• Möglichkeit, per Vollmacht an einen digital affineren Eigentümer zu delegieren

Anfechtbarkeit des Grundbeschlusses

Der Grundbeschluss selbst kann angefochten werden — etwa wenn die Dreiviertelmehrheit nicht erreicht wurde, die Einladung mangelhaft war oder die technischen Voraussetzungen offensichtlich nicht gegeben sind. Ein Eigentümer, der nachweist, dass er keinen Internetanschluss hat und die Gemeinschaft keine Unterstützung angeboten hat, hätte gute Chancen mit einer Anfechtung.

Praxisbeispiel: Erste rein virtuelle Versammlung einer 42-WE-Gemeinschaft

Die WEG „Sonnenallee 30–38" hat 42 Einheiten. 15 Eigentümer leben nicht am Ort der Wohnanlage, davon 6 im Ausland. Die Teilnahmequote bei Präsenzversammlungen lag in den letzten drei Jahren bei durchschnittlich 55 Prozent. Der Verwaltungsbeirat schlägt vor, rein virtuelle Versammlungen zu ermöglichen.

Tipp: Laden Sie sich die Checkliste herunter und haken Sie jeden Punkt bei der nächsten Umsetzung ab.

Schritt 1: Grundbeschluss. In der Jahresversammlung 2026 (noch in Präsenz) wird der Grundbeschluss auf die Tagesordnung gesetzt. 34 von 42 Eigentümern sind anwesend oder vertreten. Abstimmung: 28 Ja, 4 Nein, 2 Enthaltungen. 28 von 34 abgegebenen Stimmen = 82,4 Prozent. Die Dreiviertelmehrheit ist erreicht. Der Beschluss gilt für drei Jahre.

Schritt 2: Plattformwahl. Die Verwaltung testet drei Plattformen: ein Standard-Videokonferenztool, eine spezialisierte WEG-Versammlungssoftware und eine Kombination aus Videokonferenz plus Abstimmungstool. Die Wahl fällt auf die spezialisierte Software — sie bietet integrierte Abstimmung (offen und geheim), Rednerliste, Teilnehmerverifikation und automatische Protokollunterstützung. Kosten: 1.200 Euro pro Jahr.

Schritt 3: Testlauf. Sechs Wochen vor der ersten virtuellen Versammlung lädt die Verwaltung alle Eigentümer zu einem unverbindlichen Testlauf ein. 31 Eigentümer nehmen teil. Drei Eigentümer melden technische Probleme (Browser-Kompatibilität, Mikrofoneinstellung). Die Verwaltung bietet individuelle Unterstützung per Telefon.

Schritt 4: Erste virtuelle Versammlung. Einladung mit Zugangsdaten, Anleitung und der Information, dass eine telefonische Einwahl als Fallback zur Verfügung steht. Am Versammlungstag loggen sich 38 von 42 Eigentümern ein — eine Teilnahmequote von 90 Prozent, deutlich höher als bei Präsenzversammlungen. Zwei Eigentümer nutzen die Telefoneinwahl. Die Versammlung dauert 1 Stunde 45 Minuten (Präsenzversammlungen dauerten im Schnitt 2 Stunden 30 Minuten).

Ergebnis: Alle Beschlüsse werden mit komfortabler Mehrheit gefasst. Zwei Eigentümer, die in den letzten fünf Jahren nie bei einer Versammlung waren (Wohnsitz im Ausland), nehmen erstmals aktiv teil. Kein Eigentümer ficht die Beschlüsse an.

Hybridversammlung als Alternative

Nicht jede Gemeinschaft wird die Dreiviertelmehrheit für rein virtuelle Versammlungen erreichen. In diesem Fall bleibt die Hybridversammlung die pragmatische Alternative.

Vorteile der Hybridversammlung:

• Einfache Mehrheit genügt für den Beschluss

• Kein Eigentümer wird von der Präsenz ausgeschlossen

• Geringere technische Anforderungen (kein Identitätsnachweis nötig, da Präsenzteilnehmer persönlich identifiziert werden)

• Schrittweiser Einstieg in die Digitalisierung

Nachteile:

• Höherer organisatorischer Aufwand (Versammlungsraum plus Technik)

• Zwei-Klassen-Teilnahme: Online-Teilnehmer sind oft weniger präsent als Vor-Ort-Teilnehmer

• Technische Herausforderung: Audio und Video müssen sowohl im Raum als auch online funktionieren

Fazit: Die Zukunft der Versammlung ist digital — aber nicht ausschließlich

Die rein virtuelle Eigentümerversammlung ist ein Fortschritt für Gemeinschaften, in denen viele Eigentümer nicht am Ort leben oder in denen die Teilnahmequote bei Präsenzversammlungen chronisch niedrig ist. Die Praxis zeigt: Die Beteiligung steigt, wenn die Hürde der physischen Anwesenheit wegfällt.

Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.

Gleichzeitig braucht die rein virtuelle Versammlung mehr Vorbereitung, bessere Technik und mehr Moderationskompetenz als eine Präsenzversammlung. Sie ist kein Sparmodell — sie ist ein anderes Format, das eigene Stärken und eigene Grenzen hat.

Die kluge Verwaltung wird beide Formate beherrschen und je nach Gemeinschaft und Anlass das passende wählen. Manchmal ist der persönliche Kontakt im Versammlungsraum nicht zu ersetzen. Manchmal ist die Möglichkeit, vom heimischen Schreibtisch aus teilzunehmen, genau das, was eine Gemeinschaft braucht.

Bei der Einführung rein virtueller Versammlungen empfehlen wir die rechtliche Begleitung durch einen Fachanwalt für WEG-Recht. Besonders die Formulierung des Grundbeschlusses und die datenschutzrechtlichen Aspekte sollten anwaltlich geprüft werden. [→ Fachanwalt-Vermittlung über die HV-Akademie]

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