Due Diligence aus Verkäufersicht: Was Käufer prüfen und wie Sie vorbereitet sind

Due Diligence aus Verkäufersicht: Was Käufer prüfen und wie Sie vorbereitet sind

Wenn der Käufer seine Buchprüfer schickt

Due Diligence klingt nach Großkonzern und Investmentbank. Tatsächlich ist es nichts anderes als eine systematische Prüfung — und sie findet bei jeder seriösen Transaktion statt, auch beim Verkauf einer Hausverwaltung mit 400 Einheiten.

Der Käufer will wissen: Stimmt das, was der Verkäufer erzählt? Sind die Zahlen belastbar? Gibt es verborgene Risiken? Und lässt sich das Unternehmen in die eigene Struktur integrieren?

Für Sie als Verkäufer ist die Due Diligence der Moment der Wahrheit. Was Sie in den Monaten vor dem Verkauf vorbereitet haben — oder eben nicht —, wird jetzt sichtbar.

Die fünf Prüfbereiche einer Due Diligence

1. Financial Due Diligence

Die vollständige Checkliste mit allen Prüfpunkten steht Ihnen als kostenloser Download zur Verfügung — siehe Download-Bereich am Ende dieses Artikels.

Was geprüft wird:

• Jahresabschlüsse oder EÜR der letzten 3-5 Jahre

• Monatliche BWA des laufenden Jahres

• Umsatz- und Ertragsstruktur nach Mandaten und Geschäftsbereichen

• Normalisierung des Ertrags (Einmaleffekte, Inhaberleistungen)

• Forderungsbestand und Ausfallrisiken

• Verbindlichkeiten und Rückstellungen

Typische Stolperfallen: Vermischung privater und geschäftlicher Ausgaben. Ungeklärte Gesellschafterverrechnungskonten. Schwankende Erträge ohne nachvollziehbare Erklärung.

2. Legal Due Diligence

Was geprüft wird:

• Gesellschaftsvertrag und Handelsregister

• Verwalterverträge (Laufzeiten, Kündigungsklauseln, Haftungsbegrenzungen)

• Bestellungsbeschlüsse der WEGs

• Arbeitsverträge aller Mitarbeiter

• Mietvertrag Büroräume

• Versicherungspolicen und Deckungsumfang

• Laufende oder drohende Rechtsstreitigkeiten

• DSGVO-Dokumentation

Typische Stolperfallen: Verwalterverträge mit Sonderkündigungsrecht bei Inhaberwechsel. Fehlende oder veraltete Bestellungsbeschlüsse. Lücken in der Vermögensschadenhaftpflicht.

3. Operational Due Diligence

Was geprüft wird:

• Organisationsstruktur und Verantwortlichkeiten

• Kernprozesse und deren Dokumentation

• IT-Infrastruktur und Softwarelandschaft

• Datenqualität in den Verwaltungssystemen

• Inhaberabhängigkeit und Stellvertreterregelungen

Typische Stolperfallen: Kein dokumentierter Prozess für irgendwas. Wissen nur in den Köpfen einzelner Personen. Veraltete Software ohne Migrationspfad.

4. Commercial Due Diligence

Was geprüft wird:

• Mandatsstruktur und Mandatsstabilität

• Kundenkonzentration (Klumpenrisiko)

• Honorarniveau im Marktvergleich

• Wachstumsdynamik der letzten Jahre

• Wettbewerbsumfeld und Marktposition

Typische Stolperfallen: Wenige große Mandate, die den Ertrag dominieren. Honorare deutlich unter Markt (gut für den Käufer als Potenzial — schlecht, wenn es Mandatsverlust bei Anpassung riskiert). Kein erkennbares Wachstum.

5. Tax Due Diligence

Was geprüft wird:

• Steuerbescheide und Betriebsprüfungen

• Umsatzsteuerliche Behandlung der Verwalterhonorare

• Lohnsteuerliche Korrektheit (Minijobs, Dienstwagen)

• Steuerliche Risiken aus der Vergangenheit

Typische Stolperfallen: Noch offene Betriebsprüfungszeiträume. Unsaubere Abgrenzung zwischen privater und geschäftlicher Nutzung von Firmeneigentum.

Wie Sie sich als Verkäufer vorbereiten

Der Datenraum

Alle Prüfpunkte als druckbare PDF-Checkliste finden Sie im Download-Bereich unten.

Stellen Sie alle relevanten Unterlagen in einem strukturierten Datenraum zusammen — physisch oder digital. Die Struktur sollte den fünf Prüfbereichen folgen.

Praktischer Tipp: Nutzen Sie einen cloudbasierten Datenraum mit Zugriffsprotokoll. So wissen Sie, welche Dokumente der Käufer wann angesehen hat — das gibt Ihnen Einblick in seine Schwerpunkte und mögliche Bedenken.

Vendor Due Diligence

Die professionellste Variante: Sie beauftragen selbst eine Due Diligence — bevor der Käufer es tut. Ein Wirtschaftsprüfer oder M&A-Berater prüft Ihr Unternehmen und erstellt einen Bericht, den Sie dem Käufer zur Verfügung stellen.

Vorteile:

• Sie kennen alle Schwachstellen, bevor der Käufer sie findet

• Sie können Probleme vorab beheben

• Der Käufer erhält ein professionelles Bild — das beschleunigt den Prozess

• Sie kontrollieren die Darstellung

Kosten: Typisch 8.000 bis 20.000 EUR, je nach Umfang. Bei Transaktionen ab 200.000 EUR Kaufpreis eine sinnvolle Investition.

Probleme proaktiv adressieren

Kein Unternehmen ist perfekt. Wenn es offene Rechtsstreitigkeiten gibt, wenn ein Großmandat wackelt, wenn die Software veraltet ist — dann sprechen Sie das selbst an, bevor der Käufer es entdeckt. Proaktive Transparenz schafft Vertrauen. Verstecken schafft Misstrauen — und Misstrauen tötet Deals.

Was den Deal zum Scheitern bringt

In der Praxis scheitern Due-Diligence-Prüfungen selten an einzelnen Problemen. Sie scheitern an Vertrauensverlust. Wenn der Käufer das Gefühl bekommt, dass Informationen zurückgehalten, geschönt oder falsch dargestellt wurden, steigt er aus — auch wenn das Problem an sich lösbar wäre.

Tipp: Laden Sie sich die Checkliste herunter und haken Sie jeden Punkt bei der nächsten Umsetzung ab.

Die häufigsten Deal-Killer:

• Wesentlich abweichende Ertragszahlen (der Inhaberertrag war übertrieben)

• Nicht offengelegte Rechtsstreitigkeiten

• Verwalterverträge, die bei Inhaberwechsel automatisch enden

• Mitarbeiter, die ankündigen zu gehen

• Massive IT-Altlasten, die den Integrationaufwand vervielfachen

Der Zeitfaktor

Eine Due Diligence bei einer Hausverwaltung dauert typischerweise vier bis acht Wochen. Bei gut vorbereiteten Verkäufern: vier Wochen. Bei unvorbereiteten: acht Wochen und mehr — mit dem Risiko, dass der Käufer die Geduld verliert.

Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.

Je besser Ihr Datenraum vorbereitet ist, desto schneller geht es. Und Geschwindigkeit ist im Verkaufsprozess ein Wert an sich: Jede Woche, die verstreicht, erhöht das Risiko, dass etwas dazwischenkommt — ein Mandatsverlust, eine Mitarbeiterkündigung, ein Zinsanstieg.

Finanzen

• [ ] Jahresabschlüsse/EÜR der letzten 3-5 Jahre aufbereitet

• [ ] Bereinigte Ertragsrechnung erstellt (Inhaberertrag dokumentiert)

• [ ] Monatliche BWA des laufenden Jahres aktuell

• [ ] Offene Forderungen und Verbindlichkeiten geklärt

• [ ] Gesellschafterverrechnungskonten aufgelöst

Recht

• [ ] Gesellschaftsvertrag und Handelsregisterauszug aktuell

• [ ] Alle Verwalterverträge zusammengestellt und auf Kündigungsklauseln geprüft

• [ ] Bestellungsbeschlüsse aller WEGs vorliegend

• [ ] Arbeitsverträge vollständig und aktuell

• [ ] Mietvertrag Büroräume mit Laufzeit dokumentiert

• [ ] Versicherungspolicen zusammengestellt

• [ ] Offene Rechtsstreitigkeiten dokumentiert mit Risikoeinschätzung

Betrieb

• [ ] Organigramm erstellt

• [ ] Kernprozesse dokumentiert

• [ ] IT-Landschaft beschrieben (Software, Lizenzen, Verträge)

• [ ] Datenqualität geprüft

• [ ] Stellvertreterregelungen schriftlich fixiert

Mandate

• [ ] Vollständige Mandatsliste (WE, Typ, Honorar, Vertragslaufzeit)

• [ ] Mandatskonzentration berechnet

• [ ] Mandatsverluste der letzten 3 Jahre dokumentiert

• [ ] Wachstumsentwicklung dargestellt

Steuern

• [ ] Steuerbescheide der letzten 3 Jahre vorliegend

• [ ] Keine offenen Betriebsprüfungen (oder dokumentiert)

• [ ] Umsatzsteuerliche Behandlung klar

• [ ] Lohnsteuerliche Risiken geprüft

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