Aufbewahrungsfristen: Was Sie wann vernichten dürfen — und was Sie aufbewahren müssen

Aufbewahrungsfristen: Was Sie wann vernichten dürfen — und was Sie aufbewahren m

Das Paradox der Aufbewahrung: Zu viel ist fast so schlecht wie zu wenig

Hausverwaltungen erzeugen und empfangen jeden Tag Dokumente: Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen, Eigentümerbeschlüsse, Rechnungen, Kontoauszüge, Schriftverkehr. Nach einigen Jahren füllen sich Aktenräume, Serverfestplatten und Cloud-Speicher. Irgendwann stellt sich die Frage: Was davon muss aufbewahrt werden — und was darf vernichtet werden?

Die Antwort ist nicht trivial. Es gibt keine einheitliche Aufbewahrungsfrist für alle Dokumente. Stattdessen greifen verschiedene Gesetze mit unterschiedlichen Fristen: das Handelsgesetzbuch, die Abgabenordnung, das Mietrecht, die GoBD, das WEG-Recht und die DSGVO. Und die DSGVO dreht das Prinzip sogar um: Sie verlangt, dass personenbezogene Daten gelöscht werden, sobald kein Aufbewahrungsgrund mehr besteht.

Wer zu früh vernichtet, riskiert Beweismittelverlust in laufenden Rechtsstreitigkeiten, Beanstandungen bei Betriebsprüfungen oder Haftungsansprüche. Wer zu spät vernichtet, verstößt gegen den Datenschutz. Dieser Artikel bringt Ordnung in das Thema.

Die drei Zeiträume, die Sie kennen müssen

6 Jahre: Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich relevante Unterlagen

Die vollständige Checkliste mit allen Prüfpunkten steht Ihnen als kostenloser Download zur Verfügung — siehe Download-Bereich am Ende dieses Artikels.

Nach §257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB und §147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO sind Handelsbriefe (empfangene und Kopien versandter Geschäftsbriefe) sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.

Was fällt darunter?

• Allgemeiner Schriftverkehr mit Mietern, Eigentümern, Behörden, Dienstleistern

• Angebote und Auftragsbestätigungen

• Mahnschreiben (soweit sie keine Buchungsbelege sind)

• Versicherungsschriftverkehr

• Behördliche Korrespondenz (Bauamt, Finanzamt, Ordnungsamt)

Fristbeginn: Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde. Ein Brief vom 15. März 2025 muss bis zum 31. Dezember 2031 aufbewahrt werden.

10 Jahre: Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Handelsbücher

Nach §257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 HGB und §147 Abs. 1 Nr. 1 und 4 AO sind Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Buchungsanweisungen und Handelsbücher zehn Jahre aufzubewahren.

Was fällt darunter?

• Alle Ein- und Ausgangsrechnungen

• Kontoauszüge und Zahlungsbelege

• Betriebskostenabrechnungen (als Buchungsgrundlage)

• Hausgeldabrechnungen und WEG-Jahresabrechnungen

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen

• Buchungsjournal und Sachkonten

• Kassenberichte und Kassenbelege

• Steuererklärungen und Steuerbescheide

Fristbeginn: Wie bei der 6-Jahres-Frist: Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt oder empfangen wurde. Eine Rechnung vom 20. November 2025 ist bis zum 31. Dezember 2035 aufzubewahren.

Mietrechtlich: 3 Jahre nach Vertragsende (plus Sicherheitszuschlag)

Das Mietrecht kennt keine eigene Aufbewahrungsvorschrift. Die relevante Frist ergibt sich aus der regelmäßigen Verjährungsfrist des §195 BGB: drei Jahre. Die meisten mietrechtlichen Ansprüche (Nachforderungen aus Betriebskostenabrechnungen, Schadensersatz bei Rückgabe, Kautionsrückzahlung) verjähren drei Jahre nach Kenntnis bzw. nach dem Ereignis, das den Anspruch begründet.

Daraus folgt: Mietvertragsbezogene Unterlagen sollten mindestens drei Jahre nach Ende des Mietverhältnisses aufbewahrt werden. In der Praxis empfiehlt sich ein Sicherheitszuschlag: Bewahren Sie mietrechtliche Unterlagen fünf Jahre nach Vertragsende auf. Das berücksichtigt verzögerte Abrechnungen, Nachforderungen und mögliche Rechtsstreitigkeiten.

Die Übersichtstabelle: Fristen auf einen Blick

| Dokumentenart | Frist | Rechtsgrundlage | Fristbeginn | |--------------|-------|----------------|-------------| | Mietverträge (laufend) | Gesamte Laufzeit + 5 Jahre | §195 BGB | Ende des Mietverhältnisses | | Mietverträge (beendet) | 5 Jahre nach Vertragsende | §195 BGB | Rückgabe der Mietsache | | Betriebskostenabrechnungen | 10 Jahre | §257 HGB, §147 AO | Ende des Kalenderjahres der Erstellung | | Heizkostenabrechnungen | 10 Jahre | §257 HGB, §147 AO | Ende des Kalenderjahres der Erstellung | | Eigentümerbeschlüsse (WEG) | Unbefristet | §24 Abs. 7 WEG (analog) | — | | WEG-Jahresabrechnungen | 10 Jahre | §257 HGB, §147 AO | Ende des Kalenderjahres | | WEG-Wirtschaftspläne | 10 Jahre | §257 HGB, §147 AO | Ende des Kalenderjahres | | Eingangsrechnungen | 10 Jahre | §257 HGB, §147 AO | Ende des Kalenderjahres | | Ausgangsrechnungen | 10 Jahre | §257 HGB, §147 AO | Ende des Kalenderjahres | | Kontoauszüge | 10 Jahre | §257 HGB, §147 AO | Ende des Kalenderjahres | | Lohn-/Gehaltsabrechnungen | 10 Jahre | §257 HGB, §147 AO | Ende des Kalenderjahres | | Geschäftsbriefe (allgemein) | 6 Jahre | §257 HGB, §147 AO | Ende des Kalenderjahres | | Angebote und Aufträge | 6 Jahre | §257 HGB | Ende des Kalenderjahres | | Versicherungsunterlagen | 6 Jahre nach Vertragsende | §257 HGB | Ende des Versicherungsjahres | | Bauunterlagen, Genehmigungen | Lebensdauer des Gebäudes | Bauordnungsrecht | — | | Energieausweise | 10 Jahre (Gültigkeit) + 2 Jahre | EnEV/GEG | Ausstellungsdatum | | Wartungsprotokolle | 6 Jahre | §257 HGB | Ende des Kalenderjahres | | Personalakten | 3 Jahre nach Ausscheiden | §195 BGB | Ende des Beschäftigungsverhältnisses |

GoBD: Die digitale Aufbewahrung richtig umsetzen

Was die GoBD verlangen

Alle Prüfpunkte als druckbare PDF-Checkliste finden Sie im Download-Bereich unten.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) gelten seit 2015 und wurden 2019 aktualisiert. Sie regeln, wie digitale Buchführungsunterlagen aufbewahrt werden müssen.

Die wichtigsten Anforderungen:

Unveränderbarkeit: Einmal gespeicherte Belege dürfen nicht nachträglich verändert werden können. Das schließt simple Dateisysteme (z.B. eine Ordnerstruktur auf dem Desktop) als alleiniges Archiv aus. Es braucht ein System mit Versionierung oder Schreibschutz — ein DMS (Dokumentenmanagement-System) oder eine revisionssichere Archivierung.

Nachvollziehbarkeit: Jeder Beleg muss einem Geschäftsvorfall zugeordnet werden können. Die Verknüpfung zwischen Beleg und Buchung muss nachvollziehbar sein.

Verfügbarkeit: Die archivierten Daten müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar sein. Das bedeutet: Formate, die in zehn Jahren nicht mehr lesbar sein könnten (proprietäre Formate, verschlüsselte Dateien ohne Schlüsselmanagement), sind problematisch.

Verfahrensdokumentation: Die Verwaltung muss dokumentieren, wie sie ihre Buchführung organisiert, welche Software sie nutzt, wie Belege erfasst und archiviert werden und welche Zugriffsrechte bestehen.

Digitalisierung von Papierbelegen

Papierbelege dürfen digitalisiert und anschließend vernichtet werden, wenn:

• Die Digitalisierung bildlich übereinstimmt (korrekte Wiedergabe)

• Das digitale Dokument unveränderbar archiviert wird

• Die Verfahrensdokumentation die Digitalisierungsprozesse beschreibt

Nach der Digitalisierung nach GoBD-konformem Verfahren darf das Papieroriginal vernichtet werden. Ausnahme: Urkunden und notarielle Verträge sollten im Original aufbewahrt werden, auch wenn eine digitale Kopie existiert.

DSGVO: Wann Sie löschen müssen

Löschpflicht nach Art. 17 DSGVO

Die DSGVO verpflichtet Verantwortliche, personenbezogene Daten zu löschen, sobald sie für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind — es sei denn, eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht steht dem entgegen.

Für Hausverwaltungen bedeutet das: Solange eine steuerliche oder handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht besteht, darf nicht gelöscht werden. Erst nach Ablauf aller Aufbewahrungsfristen greift die Löschpflicht.

Praxis: Das Löschkonzept

Jede Verwaltung sollte ein Löschkonzept haben, das festlegt:

• Welche Datenkategorien existieren (Mieter, Eigentümer, Dienstleister, Bewerber)

• Welche Aufbewahrungsfristen für jede Kategorie gelten

• Wann und wie die Löschung erfolgt (automatisch durch Software, manuell durch Mitarbeiter)

• Wer für die Löschung verantwortlich ist

Ein fehlendes Löschkonzept ist einer der häufigsten Datenschutzmängel bei Hausverwaltungen. Er fällt spätestens bei einer Datenschutzprüfung auf.

Sonderfälle, die in der Praxis auftreten

Verwalterwechsel: Herausgabe- und Aufbewahrungspflicht

Tipp: Laden Sie sich die Checkliste herunter und haken Sie jeden Punkt bei der nächsten Umsetzung ab.

Bei einem Verwalterwechsel muss der bisherige Verwalter alle Unterlagen an den neuen Verwalter herausgeben — nicht an den Eigentümer, sondern an den neuen Verwalter (§ 26 Abs. 3 WEG). Kopien darf der alte Verwalter behalten, soweit er sie für eigene Aufbewahrungspflichten benötigt (z.B. steuerliche Belege, die er als Auftragnehmer gebucht hat).

Eigentümerbeschlüsse

WEG-Eigentümerbeschlüsse sollten unbefristet aufbewahrt werden. Sie wirken dauerhaft und können auch Jahre später noch relevant sein — etwa wenn ein Beschluss über die Kostenverteilung angefochten wird oder ein Sondernutzungsrecht streitig ist. Es gibt keine gesetzliche Frist, die zur Vernichtung berechtigt.

Laufende Rechtsstreitigkeiten

Sobald ein Rechtsstreit droht oder anhängig ist, dürfen Unterlagen, die für den Rechtsstreit relevant sein könnten, nicht vernichtet werden — auch wenn die reguläre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Dieses Prinzip der Beweismittelsicherung hat Vorrang vor dem Löschkonzept.

Praxisbeispiel: Jährliche Aktenvernichtung planen

Eine Hausverwaltung in Stuttgart betreut 400 Wohneinheiten und hat seit 2012 keine systematische Aktenvernichtung durchgeführt. Der Aktenraum ist voll, die digitale Archivierung erfolgt in einer Ordnerstruktur auf dem Server.

Schritt 1 — Bestandsaufnahme (2 Tage): Systematische Erfassung aller physischen und digitalen Aktenbestände nach Dokumentenart und Erstellungsdatum. Ergebnis: 14 Regalmeter Papier und 280 GB digitale Akten.

Schritt 2 — Fristenzuordnung (1 Tag): Jede Dokumentenart wird der zutreffenden Aufbewahrungsfrist zugeordnet. Die Verwaltung verwendet die Übersichtstabelle dieses Artikels als Grundlage und ergänzt sie um unternehmensspezifische Dokumentenarten.

Schritt 3 — Vernichtungsliste erstellen (1 Tag): Alle Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist zum 31. Dezember 2025 abgelaufen ist und die nicht von laufenden Rechtsstreitigkeiten betroffen sind, werden auf eine Vernichtungsliste gesetzt.

Ergebnis: Geschäftsbriefe aus 2018 und früher (6-Jahres-Frist abgelaufen), Buchungsbelege aus 2014 und früher (10-Jahres-Frist abgelaufen), Mietvertragsunterlagen von Mietern, die vor 2020 ausgezogen sind (5-Jahres-Sicherheitsfrist abgelaufen).

Schritt 4 — Vernichtung durchführen: Papier: Vernichtung durch zertifizierten Aktenvernichter (DIN 66399, Sicherheitsstufe P-4 für personenbezogene Daten). Digital: Löschung der identifizierten Dateien mit Löschprotokoll.

Schritt 5 — Prozess verstetigen: Die Verwaltung richtet einen jährlichen Termin im Januar ein: Prüfung der abgelaufenen Fristen, Erstellung der Vernichtungsliste, Beauftragung der Vernichtung. Zeitaufwand pro Jahr: ein bis zwei Arbeitstage.

Was Sie ab dem 1. Januar 2026 vernichten dürfen

| Dokumentenart | Frist | Erstellt/empfangen vor... | Vernichtbar ab | |--------------|-------|--------------------------|----------------| | Geschäftsbriefe (6 J.) | 6 Jahre | 31.12.2019 | 01.01.2026 | | Buchungsbelege (10 J.) | 10 Jahre | 31.12.2015 | 01.01.2026 | | BK-Abrechnungen (10 J.) | 10 Jahre | 31.12.2015 | 01.01.2026 | | Kontoauszüge (10 J.) | 10 Jahre | 31.12.2015 | 01.01.2026 | | Personalakten (3 J.) | 3 Jahre | Ausscheiden vor 31.12.2022 | 01.01.2026 |

Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.

Aufbewahrungsfristen klingen trocken, aber sie sind die Grundlage für eine ordentliche Verwaltung. Wer weiß, was er wie lange aufbewahren muss, schafft Platz — im Aktenraum und auf dem Server. Wer weiß, wann er löschen darf, erfüllt seine Datenschutzpflichten. Und wer beides in einen jährlichen Prozess überführt, hat das Thema dauerhaft im Griff. Fangen Sie dieses Jahr damit an.

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