WEG-Reform: Was nach 2020 in der Praxis noch immer falsch gemacht wird

WEG-Reform: Was nach 2020 in der Praxis noch immer falsch gemacht wird

Fünf Jahre WEG-Reform — und immer noch Altlasten

Am 1. Dezember 2020 trat das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) in Kraft. Es war die tiefgreifendste Reform des WEG seit seiner Entstehung 1951. Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer wurde zum vollrechtsfähigen Verband, die Rolle des Verwalters wurde geschärft, die Beschlusskompetenz erweitert, das Kostenverteilungssystem flexibilisiert.

Fünf Jahre später hat sich die Praxis vielerorts angepasst. Aber bei weitem nicht überall. Viele Verwaltungen arbeiten noch mit Vorlagen, Formulierungen und Abläufen, die aus der Zeit vor dem WEMoG stammen. Manche Fehler sind offensichtlich, andere schleichen sich ein, weil die alte Praxis so vertraut ist, dass niemand hinterfragt, ob sie noch stimmt.

Dieser Artikel benennt die zehn häufigsten Fehler, die uns in der Beratungspraxis immer wieder begegnen — und zeigt, wie es richtig geht.

Fehler 1: Verwaltervertrag und Bestellung nicht getrennt

Vor dem WEMoG waren Bestellung und Vertrag des Verwalters untrennbar verbunden. Seit Dezember 2020 gilt: Die Bestellung ist ein Beschluss der Eigentümerversammlung, der Verwaltervertrag ist ein separater Schuldvertrag zwischen Verband und Verwalter. Beides kann und muss getrennt beschlossen werden.

Die vollständige Checkliste mit allen Prüfpunkten steht Ihnen als kostenloser Download zur Verfügung — siehe Download-Bereich am Ende dieses Artikels.

Der Fehler: Viele Verwaltungen legen der Versammlung nach wie vor einen einzigen Beschluss vor — "Herr/Frau X wird zum Verwalter bestellt und der beigefügte Verwaltervertrag wird genehmigt." Das ist nicht per se unwirksam, aber es erzeugt Probleme: Wird der Beschluss angefochten, fällt beides. Wird der Vertrag inhaltlich beanstandet, kann die Bestellung gefährdet sein.

Richtig: Zwei getrennte Beschlüsse — ein Beschluss über die Bestellung, ein zweiter über den Verwaltervertrag. So kann die Bestellung bestehen bleiben, selbst wenn der Vertrag nachverhandelt wird.

Fehler 2: Keine zertifizierte Verwaltung trotz Verlangen

§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG gibt jedem einzelnen Eigentümer einen Anspruch auf Bestellung eines zertifizierten Verwalters. Die Zertifizierung nach § 26a WEG und der ZertVerwV ist seit dem 1. Dezember 2023 verpflichtend, wenn auch nur ein Eigentümer dies verlangt. Ausnahme: Kleinanlagen mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, bei denen ein Eigentümer selbst verwaltet.

Der Fehler: Verwaltungen ignorieren das Verlangen oder verweisen darauf, dass die Zertifizierung "noch nicht umgesetzt" sei. Manche argumentieren, die Übergangsfrist laufe noch. Das ist falsch — die Übergangsfrist endete am 1. Dezember 2023.

Richtig: Wenn ein Eigentümer die Zertifizierung verlangt, muss der amtierende Verwalter die IHK-Prüfung ablegen oder die Verwaltung muss einen zertifizierten Verwalter bestellen. Eine Verweigerung ist ein Verstoß gegen ordnungsmäßige Verwaltung und kann zur Abberufung führen.

Fehler 3: Beschlüsse über bauliche Veränderungen nach altem Recht

Vor dem WEMoG brauchten bauliche Veränderungen die Zustimmung aller beeinträchtigten Eigentümer. Das war in der Praxis eine Blockade — jeder einzelne Betroffene hatte ein Vetorecht.

Seit Dezember 2020 genügt ein einfacher Mehrheitsbeschluss nach § 20 Abs. 1 WEG. Die Kosten tragen grundsätzlich nur die Eigentümer, die zugestimmt haben — es sei denn, die Maßnahme wird mit mehr als zwei Dritteln der abgegebenen Stimmen und mehr als der Hälfte aller Miteigentumsanteile beschlossen. Dann werden die Kosten auf alle verteilt (§ 21 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 WEG).

Der Fehler: Verwaltungen formulieren Beschlussanträge noch immer so, als sei Einstimmigkeit oder qualifizierte Mehrheit für jede bauliche Veränderung erforderlich. Oder sie versäumen es, die Kostentragungsregelung im Beschluss klar zu benennen.

Richtig: Der Beschlussantrag nennt die Maßnahme, die voraussichtlichen Kosten und die Kostentragungsregelung. Bei einfacher Mehrheit: Kosten nur für Zustimmende. Bei qualifizierter Mehrheit: Kosten für alle. Halten Sie die Abstimmungsverhältnisse im Protokoll exakt fest.

Fehler 4: Kostenverteilung nicht per Beschluss geändert, sondern per Vereinbarung

§ 16 Abs. 2 Satz 2 WEG erlaubt es der Eigentümergemeinschaft seit dem WEMoG, die Kostenverteilung für einzelne Kosten oder Kostenarten durch einfachen Mehrheitsbeschluss zu ändern. Vor der Reform brauchte das eine Vereinbarung — also die Zustimmung aller Eigentümer.

Alle Prüfpunkte als druckbare PDF-Checkliste finden Sie im Download-Bereich unten.

Der Fehler: Verwaltungen erklären Eigentümern immer noch, dass eine Änderung der Kostenverteilung nur einstimmig möglich sei. Oder sie nehmen eine Änderung per Vereinbarung vor, obwohl ein Beschluss genügen würde. Das verzögert sinnvolle Anpassungen um Jahre.

Richtig: Die Kostenverteilung kann für einzelne Kosten oder Kostenarten mit einfacher Mehrheit beschlossen werden. Nur die generelle Änderung des Verteilungsschlüssels für alle Kosten erfordert weiterhin eine Vereinbarung. Differenzieren Sie im Beschlussantrag präzise.

Fehler 5: Versammlungsprotokolle ohne die neuen Pflichtangaben

§ 24 Abs. 6 WEG wurde durch das WEMoG geändert. Das Protokoll muss die gefassten Beschlüsse im Wortlaut enthalten. Zusätzlich verlangt die Rechtsprechung nach dem WEMoG, dass die Abstimmungsergebnisse (Ja/Nein/Enthaltung) exakt protokolliert werden — insbesondere, um die qualifizierte Mehrheit nach § 21 Abs. 2 WEG nachweisen zu können.

Der Fehler: Protokolle enthalten nur "wurde mit Mehrheit beschlossen" ohne genaue Zahlen. Bei baulichen Veränderungen fehlt die Angabe der Miteigentumsanteile. Das macht den Beschluss zwar nicht nichtig, aber anfechtbar — und im Streitfall nicht nachprüfbar.

Richtig: Jeder Beschluss enthält das exakte Abstimmungsergebnis nach Stimmen und Miteigentumsanteilen. Bei baulichen Veränderungen wird zusätzlich dokumentiert, ob die Schwelle des § 21 Abs. 2 WEG erreicht wurde.

Fehler 6: Einsichtsrecht nur in der Verwalterkanzlei

§ 18 Abs. 4 WEG gibt jedem Eigentümer das Recht auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen. Vor dem WEMoG war dieses Recht in der Praxis eingeschränkt — Verwaltungen boten Einsicht nur vor Ort in ihren Büroräumen an, oft nach Terminvereinbarung und mit eng begrenztem Zeitfenster.

Der Fehler: Manche Verwaltungen handhaben das Einsichtsrecht immer noch so restriktiv wie vor 2020. Sie verweigern die Übersendung von Kopien oder den digitalen Zugang. Die Rechtsprechung hat aber inzwischen klargestellt, dass das Einsichtsrecht auch die Übersendung von Kopien umfassen kann, wenn die Einsichtnahme vor Ort unzumutbar ist.

Richtig: Bieten Sie digitale Einsicht über ein Eigentümerportal an. Das erfüllt das Einsichtsrecht komfortabel und reduziert Ihren Aufwand. Wenn Eigentümer Kopien verlangen, stellen Sie diese gegen Kostenerstattung bereit.

Fehler 7: Abberufung des Verwalters nur aus wichtigem Grund

Vor dem WEMoG konnte der Verwalter nur aus wichtigem Grund abberufen werden, sofern die Teilungserklärung nichts anderes vorsah. Seit Dezember 2020 kann die Eigentümerversammlung den Verwalter jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen — ohne Angabe von Gründen (§ 26 Abs. 3 WEG). Abweichende Vereinbarungen sind unwirksam.

Tipp: Laden Sie sich die Checkliste herunter und haken Sie jeden Punkt bei der nächsten Umsetzung ab.

Der Fehler: Verwalterverträge enthalten nach wie vor Klauseln, die die Abberufung an einen wichtigen Grund knüpfen. Solche Klauseln sind seit dem WEMoG unwirksam. Aber sie erzeugen Verunsicherung bei Eigentümern, die glauben, der Verwalter könne nicht ohne Weiteres ausgetauscht werden.

Richtig: Streichen Sie derartige Klauseln aus Ihren Vertragsmustern. Informieren Sie Eigentümer proaktiv über ihr Recht zur jederzeitigen Abberufung — das schafft Vertrauen, nicht Unsicherheit.

Fehler 8: Fehlende Vertretungsbefugnis des Verwalters nach außen

§ 9b WEG regelt seit dem WEMoG die Vertretung der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Der Verwalter vertritt die Gemeinschaft gerichtlich und außergerichtlich. Seine Vertretungsmacht ist im Außenverhältnis unbeschränkt — interne Beschränkungen (z.B. Wertgrenzen in der Teilungserklärung) wirken nicht gegenüber Dritten.

Der Fehler: Verwaltungen handeln zögerlich, weil sie sich an interne Beschränkungen gebunden fühlen. Oder umgekehrt: Sie schließen Verträge ab, die die Eigentümergemeinschaft binden, ohne vorherigen Beschluss — im Vertrauen auf die unbeschränkte Außenvertretungsmacht.

Richtig: Im Innenverhältnis brauchen Sie für wesentliche Maßnahmen weiterhin einen Eigentümerbeschluss. Im Außenverhältnis können Sie handeln — aber Sie haften der Gemeinschaft, wenn Sie ohne Beschluss tätig werden. Dokumentieren Sie die Beschlusslage sorgfältig.

Fehler 9: Online-Teilnahme ohne Beschlussgrundlage

§ 23 Abs. 1a WEG ermöglicht es den Eigentümern, die Online-Teilnahme an der Eigentümerversammlung per Beschluss zuzulassen. Seit dem WEMoG kann das mit einfacher Mehrheit beschlossen werden. Eine reine Online-Versammlung ohne Präsenzanteil ist aber weiterhin nur per Vereinbarung möglich.

Der Fehler: Verwaltungen bieten hybride Versammlungen an, ohne dass ein Ermächtigungsbeschluss gefasst wurde. Oder sie führen reine Online-Versammlungen durch, obwohl die Teilungserklärung das nicht vorsieht und kein Allstimmigkeitsbeschluss vorliegt.

Richtig: Lassen Sie die Online-Teilnahme in der Versammlung per Beschluss ermächtigen, bevor Sie sie einsetzen. Der Beschluss kann auch für künftige Versammlungen gelten. Reine Online-Versammlungen erfordern eine Vereinbarung aller Eigentümer.

Fehler 10: Wirtschaftsplan noch als Einzelwirtschaftsplan

§ 28 Abs. 1 WEG wurde durch das WEMoG grundlegend geändert. Beschlossen wird nicht mehr der Wirtschaftsplan als Gesamtdokument, sondern die Vorschüsse zur Kostentragung und zur Erhaltungsrücklage. Der Wirtschaftsplan dient nur noch als Rechenwerk, das den Beschluss vorbereitet.

Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.

Der Fehler: Verwaltungen legen der Versammlung noch immer den gesamten Wirtschaftsplan zur Beschlussfassung vor — inklusive aller Einzelpositionen. Wird der Beschluss angefochten, weil eine Position fehlerhaft ist, fällt der gesamte Plan.

Richtig: Der Beschluss lautet auf die zu leistenden Vorschüsse. Der Wirtschaftsplan wird als Erläuterung und Berechnungsgrundlage beigefügt, ist aber nicht selbst Beschlussgegenstand.

Praxisbeispiel: Der Beschluss, der drei Jahre später fiel

Eine WEG in Frankfurt hatte 2021 eine umfangreiche Sanierung der Tiefgarage per einfachem Mehrheitsbeschluss beschlossen — korrekt nach neuem Recht. Die Kosten von 380.000 Euro sollten nach Miteigentumsanteilen auf alle Eigentümer verteilt werden. Allerdings hatte die Verwaltung versäumt, das Abstimmungsergebnis nach Miteigentumsanteilen zu protokollieren. Ein Eigentümer focht den Beschluss an mit der Begründung, die qualifizierte Mehrheit nach § 21 Abs. 2 WEG sei nicht nachgewiesen.

Das Gericht gab dem Anfechtungskläger recht: Ohne dokumentierte Miteigentumsanteile lasse sich nicht feststellen, ob die Kosten auf alle verteilt werden durften. Der Beschluss wurde für ungültig erklärt. Die Verwaltung musste die Maßnahme drei Jahre später erneut beschließen lassen — mit exakter Protokollierung. In der Zwischenzeit waren die Baukosten um 15 Prozent gestiegen.

Fazit: Das WEMoG ist kein Projekt, sondern der neue Standard

Die WEG-Reform war kein Feinschliff am Detail. Sie hat die Grundstruktur des Wohnungseigentumsrechts verändert — die Rechtsfähigkeit des Verbands, die Rolle des Verwalters, die Beschlusskompetenz. Wer nach fünf Jahren noch mit alten Mustern arbeitet, riskiert anfechtbare Beschlüsse, Haftungsansprüche und Vertrauensverlust bei den Eigentümern.

MieterOS bildet die aktuellen WEG-Anforderungen in Beschlussvorlagen und Protokollierung ab. Für die rechtliche Prüfung Ihrer individuellen Teilungserklärung und Beschlusspraxis empfehlen wir einen auf WEG spezialisierten Fachanwalt. Sprechen Sie uns an — wir stellen den Kontakt her.

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