Eigentümerversammlung digital: Ladung, Tagesordnung, Abstimmung und Protokoll na
1. Die ETV nach WEG-Reform: Rechtlicher Rahmen
Die WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 hat die Eigentümerversammlung grundlegend modernisiert. Für die digitale Durchführung sind vor allem drei Normen relevant:
§23 Abs. 1 Satz 2 WEG: Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass Wohnungseigentümer an einer Versammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können.
§24 WEG: Regelt die Einberufung der Versammlung (Ladungsfrist, Form, Inhalt).
§23 Abs. 3 WEG: Regelt die Beschlussfassung (Mehrheitserfordernisse).
Diese drei Normen bilden den Rahmen, in dem sich die digitale ETV bewegt. Alles, was technisch möglich ist, muss an diesen Normen gemessen werden. Denn: Ein formal fehlerhafter Beschluss ist anfechtbar -- unabhängig davon, ob die Technik funktioniert hat.
2. Die Ladung: §24 WEG im Detail
2.1 Wer lädt ein?
Die vollständige Checkliste mit allen Prüfpunkten steht Ihnen als kostenloser Download zur Verfügung — siehe Download-Bereich am Ende dieses Artikels.
Der Verwalter beruft die Versammlung ein (§24 Abs. 1 WEG). Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats einberufen (§24 Abs. 3 WEG). Die Einberufung durch einen einzelnen Eigentümer ist grundsätzlich nicht vorgesehen -- sie führt zur Nichtigkeit der dort gefassten Beschlüsse.
2.2 Ladungsfrist
Die Einladung muss mindestens drei Wochen vor dem Versammlungstermin zugehen (§24 Abs. 4 Satz 2 WEG). Maßgeblich ist der Zugang, nicht der Versand. Bei Postversand rechnen Sie zwei bis drei Werktage für die Zustellung.
Rechenbeispiel:
Versammlungstermin: Mittwoch, 15. Oktober
Ladungsfrist: 3 Wochen = Zugang spätestens Mittwoch, 24. September
Versand per Post: Spätestens Freitag, 20. September (Zustelldauer einrechnen)
Empfehlung: Versenden Sie mindestens vier Wochen vor dem Termin. Der Puffer kostet nichts und schützt vor Fristproblemen.
2.3 Form der Einladung
Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form vor. Die Einladung kann schriftlich (Brief), per E-Mail oder sogar mündlich erfolgen -- sofern die Gemeinschaftsordnung nichts Abweichendes bestimmt.
Praxisempfehlung: Versenden Sie die Einladung per Brief und zusätzlich per E-Mail (an alle Eigentümer, deren E-Mail-Adresse vorliegt). Der Brief dient als Nachweis, die E-Mail als schneller Informationsweg.
2.4 Inhalt der Einladung
Die Einladung muss enthalten:
Pflichtangaben:
Ort der Versammlung (physischer Standort)
Datum und Uhrzeit
Tagesordnung mit allen Beschlussgegenständen
Zusatzangaben bei hybrider ETV:
Link oder Zugangsdaten zur Videokonferenz
Technische Voraussetzungen (Browser, App, Bandbreite)
Hinweis auf die Möglichkeit der Online-Teilnahme gemäß Beschluss der Gemeinschaft
Kontaktmöglichkeit bei technischen Problemen (Telefonnummer, E-Mail)
Anmeldefrist für Online-Teilnahme (optional, aber empfohlen -- erleichtert die Planung)
2.5 Anlagen zur Einladung
Bei hybrider ETV empfiehlt sich, folgende Anlagen beizufügen:
Kurzanleitung zur Online-Teilnahme (max. 1 Seite: Link, Login, Abstimmung)
Tagesordnung mit Beschlussvorschlägen
Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan (falls Beschlussgegenstand)
Vollmachtsformular (für Eigentümer, die weder vor Ort noch online teilnehmen können)
3. Die Tagesordnung: Pflichten und Gestaltungsspielraum
3.1 Bestimmtheitsgrundsatz
Alle Prüfpunkte als druckbare PDF-Checkliste finden Sie im Download-Bereich unten.
Jeder Beschlussgegenstand muss in der Tagesordnung so konkret bezeichnet sein, dass die Eigentümer erkennen können, worüber abgestimmt wird. Das ist bei der digitalen ETV nicht anders als bei der Präsenz-ETV, aber die Konsequenz ist eine andere: Online-Teilnehmer können weniger spontan nachfragen. Umso wichtiger ist eine präzise Tagesordnung.
Zu unbestimmt: "Verschiedenes" als Tagesordnungspunkt, unter dem Beschlüsse gefasst werden. Bestimmt: "Beschlussfassung über die Beauftragung der Firma Müller GmbH mit der Sanierung der Fassade zum Angebotspreis von 85.000 EUR gemäß Angebot vom 15.08.2026."
3.2 Nachträgliche Ergänzung
Eigentümer haben kein Recht, Tagesordnungspunkte nachträglich aufnehmen zu lassen -- es sei denn, die Gemeinschaftsordnung sieht ein entsprechendes Recht vor. Der Verwalter kann von sich aus ergänzen, muss aber die Ladungsfrist einhalten. In der Praxis bedeutet das: Ergänzungen sind nur möglich, wenn die Frist noch läuft.
3.3 Muster-Tagesordnung (hybride ETV)
Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit
Wahl des Versammlungsleiters und des Protokollführers
Genehmigung des Protokolls der letzten ETV
Bericht des Verwalters über das abgelaufene Wirtschaftsjahr
Beschlussfassung über die Jahresabrechnung 2025
Beschlussfassung über die Entlastung des Verwalters
Beschlussfassung über den Wirtschaftsplan 2026/2027
Beschlussfassung über die Sanierung [konkretes Gewerk, konkreter Anbieter, konkreter Preis]
Verschiedenes (keine Beschlussfassung)
4. Durchführung der hybriden ETV
4.1 Vorbereitung am Versammlungstag
Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.
Vor Ort (ab 60 Minuten vor Beginn):
Raum einrichten: Sitzordnung, Namensschilder, Getränke
Technik aufbauen und testen: Laptop, Kamera, Mikrofon, Lautsprecher, Beamer
Internetverbindung prüfen (Speedtest: mindestens 10 Mbit/s Upload)
Videokonferenz starten und Warteraum aktivieren
Online (ab 15 Minuten vor Beginn):
Teilnehmer im Warteraum überprüfen und einzeln einlassen
Identität prüfen (Name, Einheitennummer, ggf. Ausweiskontrolle)
Mikrofon-/Kamerafunktion testen
Teilnehmern die Abstimmungsfunktion erklären
4.2 Eröffnung und Feststellung der Beschlussfähigkeit
Der Versammlungsleiter eröffnet die Versammlung und stellt die Beschlussfähigkeit fest. Dafür muss er wissen:
Wie viele Eigentümer anwesend sind (vor Ort)
Wie viele Eigentümer online teilnehmen
Wie viele Eigentümer per Vollmacht vertreten sind
Wie viele Miteigentumsanteile auf die anwesenden/vertretenen Eigentümer entfallen
Beschlussfähigkeit: Das WEG sieht seit der Reform 2020 keine Mindestanwesenheit mehr vor. Jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung ist beschlussfähig, unabhängig von der Teilnehmerzahl. Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst (§25 Abs. 1 WEG), sofern das Gesetz oder die Gemeinschaftsordnung nichts anderes vorsehen.
4.3 Diskussion und Rederecht
Online-Teilnehmer haben die gleichen Rechte wie Präsenz-Teilnehmer: Rede-, Frage- und Stimmrecht. Der Versammlungsleiter muss sicherstellen, dass Online-Teilnehmer:
Gehört werden (Mikrofon funktioniert, Redezeit wird gewährt)
Andere hören (Tonübertragung aus dem Raum ist verständlich)
Sich zu Wort melden können (Hand heben -- physisch oder digital)
Praxistipp: Führen Sie eine Rednerliste. Wer sich meldet, kommt in der Reihenfolge dran -- egal ob vor Ort oder online. Das verhindert, dass Online-Teilnehmer systematisch übergangen werden.
4.4 Abstimmung
Die Abstimmung ist der sensibelste Moment der hybriden ETV. Fehler hier führen direkt zur Anfechtbarkeit.
Ablauf:
Versammlungsleiter formuliert den Beschlussantrag wörtlich
Letzte Rückfragen
Abstimmung wird eröffnet (gleichzeitig für Präsenz und Online)
Präsenz-Teilnehmer stimmen per Handzeichen ab
Online-Teilnehmer stimmen per Abstimmungstool ab (oder per Handzeichen in der Kamera)
Versammlungsleiter zählt die Stimmen (getrennt nach Präsenz und Online)
Ergebnis wird verkündet und protokolliert
Abstimmungsmethoden:
| Methode | Vorteile | Nachteile | |---|---|---| | Handzeichen (Kamera) | Einfach, keine Zusatz-Software | Schwer zählbar bei > 10 Teilnehmern | | Integrierte Abstimmung (Zoom/Teams) | Schnell, automatische Zählung | Nicht alle Plattformen bieten Ja/Nein/Enthaltung | | Spezialisierte ETV-Software | Rechtssicher, dokumentiert, archivierbar | Kosten, Einarbeitungsaufwand | | Chat-Abstimmung | Nachvollziehbar, dokumentiert | Langsam, fehleranfällig |
Empfehlung: Für Gemeinschaften bis 20 Einheiten reicht Handzeichen per Kamera. Ab 20 Einheiten lohnt sich eine spezialisierte Software mit integrierter Abstimmung.
4.5 Umgang mit Technikausfällen
Technikausfälle sind der größte Risikofaktor der hybriden ETV. Wenn die Verbindung während einer Abstimmung abbricht, stellt sich die Frage: Ist der Beschluss gültig?
Rechtliche Einordnung: Wenn ein Online-Teilnehmer aufgrund eines Technikausfalls an der Abstimmung nicht teilnehmen konnte, ist der Beschluss anfechtbar -- nicht nichtig. Das Anfechtungsrisiko hängt davon ab, ob die Stimme des ausgefallenen Teilnehmers das Ergebnis hätte ändern können.
Prävention:
Stabile Internetverbindung (kabelgebunden, nicht WLAN)
Backup-Verbindung (z.B. Mobilfunk-Hotspot)
Teilnehmern eine Telefonnummer mitteilen, unter der sie sich bei Ausfall melden können
Bei Ausfall während der Abstimmung: Abstimmung unterbrechen, Verbindung wiederherstellen, erneut abstimmen
5. Das Versammlungsprotokoll
5.1 Pflichtinhalt nach §24 Abs. 6 WEG
Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.
Das Protokoll muss enthalten:
Ort und Datum der Versammlung
Name des Versammlungsleiters und des Protokollführers
Teilnehmerliste (mit Unterscheidung: Präsenz / Online / Vollmacht)
Die gefassten Beschlüsse im Wortlaut
Das Abstimmungsergebnis (Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen -- getrennt nach Präsenz und Online)
Unterschrift des Versammlungsleiters, eines Eigentümers und ggf. des Verwaltungsbeirats
5.2 Besonderheiten bei der hybriden ETV
Teilnehmerliste: Dokumentieren Sie für jeden Teilnehmer:
Name
Einheitennummer / Miteigentumsanteil
Teilnahmeart: Präsenz / Online / Vollmacht
Bei Vollmacht: Name des Bevollmächtigten
Abstimmungsergebnis: Für jeden Beschluss:
Anzahl der Ja-Stimmen (davon X Präsenz, Y Online)
Anzahl der Nein-Stimmen (davon X Präsenz, Y Online)
Anzahl der Enthaltungen (davon X Präsenz, Y Online)
Miteigentumsanteile der jeweiligen Gruppen
Technische Störungen: Dokumentieren Sie im Protokoll, ob und wann technische Störungen aufgetreten sind, wie lange sie dauerten und ob sie die Abstimmung beeinflusst haben. Diese Transparenz schützt vor Anfechtung.
5.3 Unterschrift und Versand
Das Protokoll muss vom Versammlungsleiter unterschrieben werden. Die Unterschrift eines Eigentümers ist seit der WEG-Reform 2020 nicht mehr zwingend, aber weiterhin empfehlenswert -- sie stärkt die Beweiskraft.
Versand: Das Protokoll soll "unverzüglich" nach der Versammlung an alle Eigentümer versandt werden. "Unverzüglich" bedeutet: ohne schuldhaftes Zögern, in der Praxis innerhalb von zwei bis drei Wochen.
Aufbewahrung: Protokolle sind Teil der Beschlusssammlung und dauerhaft aufzubewahren (§24 Abs. 7 WEG). Bewahren Sie auch die technischen Nachweise auf: Teilnehmerliste der Videokonferenz, Screenshots der Abstimmungsergebnisse, ggf. Chat-Protokolle.
6. Vollmachten bei Online-Teilnahme
6.1 Wer braucht eine Vollmacht?
Den Rechner für diese Berechnung finden Sie als Excel-Download am Ende des Artikels.
Eigentümer, die weder vor Ort noch online teilnehmen können oder wollen, können eine Vollmacht erteilen. Die Vollmacht berechtigt den Bevollmächtigten, im Namen des Eigentümers abzustimmen.
6.2 Form der Vollmacht
Die Vollmacht bedarf der Textform (§126b BGB), sofern die Gemeinschaftsordnung nichts anderes bestimmt. Textform bedeutet: schriftlich oder per E-Mail, nicht mündlich. Eine per E-Mail übersandte Vollmacht ist grundsätzlich ausreichend.
6.3 Vollmacht vs. Online-Teilnahme
Die Möglichkeit der Online-Teilnahme reduziert den Bedarf an Vollmachten erheblich. Eigentümer, die bisher eine Vollmacht ausstellen mussten, weil sie nicht anreisen konnten, können jetzt selbst teilnehmen. Das stärkt die demokratische Legitimation der Beschlüsse und reduziert das Risiko von Vollmachtsmissbrauch.
7. Anfechtungsrisiken minimieren
7.1 Die häufigsten Anfechtungsgründe bei hybrider ETV
Diese Übersicht steht Ihnen auch als druckbares PDF zur Verfügung — siehe Download-Bereich.
Ladungsmangel: Online-Zugangsdaten fehlen in der Einladung oder sind falsch.
Identifizierungsmangel: Online-Teilnehmer wurden nicht identifiziert; es ist unklar, wer abgestimmt hat.
Technikausfall während Abstimmung: Ein Eigentümer konnte aufgrund eines Ausfalls nicht abstimmen.
Ungleichbehandlung: Online-Teilnehmer konnten sich nicht zu Wort melden oder wurden bei der Abstimmung übergangen.
Protokollmangel: Die Teilnahmeart (Präsenz/Online) ist nicht dokumentiert.
7.2 Schutzmaßnahmen
Einladung mit vollständigen Zugangsdaten mindestens 4 Wochen vor der ETV versenden
Identifizierung aller Online-Teilnehmer zu Beginn der Versammlung dokumentieren
Technische Generalprobe durchführen und dokumentieren
Rednerliste führen, Online-Teilnehmer aktiv einbeziehen
Protokoll mit allen Pflichtangaben erstellen, technische Störungen dokumentieren
Abstimmungsergebnisse getrennt nach Teilnahmeart dokumentieren
7.3 Anfechtungsfrist
Die Anfechtungsfrist beträgt einen Monat ab Beschlussfassung (§45 WEG). Die Anfechtung muss beim zuständigen Amtsgericht eingereicht werden. Die kurze Frist bedeutet: Fehler, die nicht innerhalb eines Monats gerügt werden, heilen -- der Beschluss wird bestandskräftig.
8. Kosten der digitalen ETV
8.1 Einmalige Kosten
Alle Details als strukturierte Checkliste zum Abhaken: siehe Downloads unten.
| Position | Kosten (ca.) | |---|---| | Konferenzmikrofon (z.B. Jabra Speak) | 150-300 EUR | | Webcam (falls nicht im Laptop) | 50-150 EUR | | Beamer oder Monitor für Raum | 200-500 EUR | | Spezialisierte ETV-Software (Einrichtung) | 0-500 EUR |
8.2 Laufende Kosten
| Position | Kosten pro ETV (ca.) | |---|---| | Videokonferenz-Plattform (Zoom Pro o.ä.) | 15-20 EUR/Monat | | Spezialisierte ETV-Software | 5-15 EUR/Einheit/Jahr | | Zusätzlicher Zeitaufwand Verwalter (Erstjahr) | 1-2 Stunden/ETV |
8.3 Umlagefähigkeit
Die Kosten der Versammlungsdurchführung sind Verwaltungskosten und damit nicht auf die Eigentümer umlagefähig -- sie sind mit der Verwaltervergütung abgegolten. Ausnahme: Wenn die Gemeinschaft die Anschaffung besonderer Technik beschließt (z.B. spezialisierte ETV-Software), können diese Kosten als Sonderumlage beschlossen werden.
9. Datenschutz bei der digitalen ETV
9.1 Aufzeichnungsverbot
Die Aufzeichnung (Video oder Audio) einer ETV ist ohne ausdrückliche Zustimmung aller Teilnehmer unzulässig. Das gilt sowohl für die Verwaltung als auch für einzelne Eigentümer. Ein Verstoß kann strafrechtliche Konsequenzen haben (§201 StGB -- Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes).
9.2 Datenspeicherung
Die Teilnehmerliste, Abstimmungsergebnisse und das Protokoll dürfen gespeichert werden -- sie sind für die Verwaltung der Gemeinschaft erforderlich (DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. b). Chat-Protokolle und technische Logdaten sollten nur so lange gespeichert werden, wie die Anfechtungsfrist läuft (1 Monat), und danach gelöscht werden.
9.3 Plattformwahl und Datenschutz
Achten Sie bei der Wahl der Videokonferenz-Plattform auf:
Serverstandort in der EU
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (optional, aber empfohlen)
Möglichkeit, Aufzeichnungsfunktionen zu deaktivieren
10. Checkliste: Digitale ETV -- vollständiger Prozess
Vorbereitung (4+ Wochen vorher):
[ ] Beschluss über Online-Teilnahme liegt vor (§23 Abs. 1 S. 2 WEG)
[ ] Videokonferenz-Plattform gewählt und getestet
[ ] Technische Ausstattung für den Versammlungsort beschafft und geprüft
[ ] Tagesordnung mit allen Beschlussvorschlägen erstellt
[ ] Einladung mit Ort, Datum, Tagesordnung und Online-Zugangsdaten versandt
[ ] Kurzanleitung für Online-Teilnahme beigefügt
[ ] Vollmachtsformular beigefügt
1 Woche vorher:
[ ] Technische Generalprobe mit 2-3 Eigentümern durchgeführt
[ ] Anmeldungen für Online-Teilnahme gesichtet
[ ] Backup-Internetverbindung vorbereitet
[ ] Abstimmungstool konfiguriert und getestet
Am Versammlungstag:
[ ] Technik 60 Minuten vorher aufgebaut und getestet
[ ] Warteraum aktiviert, Online-Teilnehmer einzeln eingelassen
[ ] Identifizierung aller Online-Teilnehmer durchgeführt
[ ] Teilnehmerliste mit Teilnahmeart (Präsenz/Online/Vollmacht) erstellt
[ ] Beschlussfähigkeit festgestellt und dokumentiert
Während der Versammlung:
[ ] Rednerliste geführt, Online-Teilnehmer aktiv einbezogen
[ ] Abstimmungen gleichzeitig für Präsenz und Online durchgeführt
[ ] Ergebnisse getrennt nach Teilnahmeart gezählt und dokumentiert
[ ] Technische Störungen im Protokoll vermerkt
Nach der Versammlung:
[ ] Protokoll erstellt (Teilnehmerliste, Beschlüsse, Ergebnisse, Störungen)
[ ] Protokoll vom Versammlungsleiter unterschrieben
[ ] Protokoll innerhalb von 3 Wochen an alle Eigentümer versandt
[ ] Beschlusssammlung aktualisiert
[ ] Technische Nachweise archiviert (Screenshots, Abstimmungsprotokolle)
In MieterOS verwalten Sie Eigentümerversammlungen unter WEG -> ETV. Das System generiert die Einladung mit Tagesordnung, verwaltet Online-Anmeldungen, erstellt die Teilnehmerliste mit Stimmrechtsanteilen und protokolliert Abstimmungsergebnisse. Beschlüsse werden automatisch in die Beschlusssammlung übernommen. Bei hybrider Durchführung unterscheidet das System zwischen Präsenz- und Online-Stimmen und dokumentiert dies im Protokoll.
Die rechtliche Gestaltung der digitalen ETV ist ein sich entwickelndes Rechtsgebiet. Die Kombination aus WEG-Reform, technischen Möglichkeiten und Datenschutzanforderungen erzeugt Fragen, die noch nicht abschließend durch Rechtsprechung geklärt sind. Bei der erstmaligen Einführung der hybriden ETV und bei Beschlüssen mit hohem Streitpotenzial empfiehlt sich die Begleitung durch einen Fachanwalt für WEG-Recht.
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