Recruiting & Fachkräfte
Akutestes Wachstumshemmnis der Branche. Personal finden, entwickeln, halten.
Personalkosten als KPI: Wie viel Personalaufwand pro WE ist gesund?
Fragen Sie einen Hausverwalter nach seinem WE-Preis, und er antwortet sofort. Fragen Sie ihn nach seiner Personalkostenquote, und Sie ernten ein Schweigen. Oder eine Schätzung, die um 20 Prozentpunkte daneben liegt.
Personalplanung in der Hausverwaltung: Wann wird es eng?
Personalplanung in der Hausverwaltung folgt selten einem Plan. Eine Mitarbeiterin geht in Elternzeit, ein Kollege kündigt, plötzlich fehlen zwei Leute -- und die verbleibenden arbeiten 50-Stunden-Wochen, bis irgendwann der Nächste aufhört. Das Muster ist bekannt. Trotzdem reagieren die meisten Verwa
Personalplanung in der Hausverwaltung: WE-Berechnung, Kapazitätsmodell und Einstellungszeitpunkt
Die Personalplanung in der Hausverwaltung hat ein strukturelles Problem: Sie orientiert sich am Schmerz, nicht an Zahlen. Es wird eingestellt, wenn Mitarbeiter kündigen, Eigentümer sich beschweren oder die Überstunden eskalieren. Das ist verständlich -- aber teuer.
Stellenanzeigen, die funktionieren: Texte, Kanäle und das Eine, das Kandidaten wirklich interessiert
Hausverwaltungen suchen Sachbearbeiter. Sie formulieren eine Stellenanzeige, packen alles rein, was ihnen wichtig ist — Buchhaltungskenntnisse, WEG-Recht, Mietrecht, SAP-Erfahrung, Teamfähigkeit, Belastbarkeit, eigenverantwortliches Arbeiten, Kommunikationsstärke — und wundern sich, dass sich nieman
Quereinsteiger in der Hausverwaltung: Chance oder Risiko?
Der Arbeitsmarkt für Immobilienkaufleute ist leergefegt. Wer heute eine Sachbearbeiterstelle in der Hausverwaltung ausschreibt, wartet in vielen Regionen vier bis acht Wochen auf eine Handvoll Bewerbungen -- wenn überhaupt welche kommen. Die ausgebildeten Fachkräfte, die wechselwillig sind, haben di
Quereinsteiger in der Hausverwaltung: Eignungsdiagnose, Onboarding und Erfolgsmessung
Die Einstellung von Quereinsteigern ist keine Verlegenheitslösung. In einem Markt, in dem die Ausbildungszahlen für Immobilienkaufleute seit Jahren stagnieren und die Nachfrage steigt, ist die gezielte Rekrutierung branchenfremder Talente eine bewusste strategische Entscheidung.
Onboarding-Prozess: Die ersten 90 Tage, die über Bleiben oder Gehen entscheiden
Frau Weber fängt heute an. Neue Stelle, neue Verwaltung, 1.200 Einheiten, sechs Kollegen. Sie kommt um acht, der Geschäftsführer ist noch in einem Termin. Die Kollegin am Empfang weiß Bescheid — ungefähr. Der Schreibtisch ist da, aber der Rechner hat noch das Profil des Vorgängers. Die Zugänge zur V
Gehaltsstrukturen: Marktgerecht vergüten, ohne Lohnzettel zu vergleichen
Es passiert in fast jeder Hausverwaltung irgendwann: Ein neuer Mitarbeiter wird eingestellt, weil der Markt es erfordert, zu einem Gehalt, das über dem liegt, was die bestehenden Kollegen verdienen. Der Neue bekommt 44.000 Euro. Die Kollegin, die seit sechs Jahren da ist und 2.000 Einheiten im Schla
Employer Branding für Hausverwaltungen: Wie eine 6-Personen-Firma ein attraktiver Arbeitgeber wird
Employer Branding — das klingt nach Konzernen mit Personalabteilungen, Instagram-Teams und Karriereseiten voller Hochglanzfotos. Eine Hausverwaltung mit sechs Leuten braucht das nicht. Oder?
Mitarbeiterbindung: Was Hausverwalter wirklich hält — und was sie treibt
Herr Baumann, seit sieben Jahren in der Verwaltung, 1.400 Einheiten im Bestand, kennt jeden Eigentümer mit Vornamen, hat noch nie einen Tag krank gefehlt. Am Montagmorgen legt er sein Kündigungsschreiben auf den Tisch. Der Geschäftsführer ist überrascht. „Ich dachte, Sie sind zufrieden bei uns."
Benefits jenseits Gehalt: Was Hausverwaltungen bieten können — und was wirklich zählt
In Stellenanzeigen der Immobilienbranche liest man regelmäßig: „Wir bieten: flache Hierarchien, Obstkorb, Kaffee-Flatrate, moderne Büroräume." Das sind keine Benefits. Das sind Selbstverständlichkeiten, die als Leistung verpackt werden. Niemand wechselt den Job wegen kostenlosem Kaffee. Und niemand
Remote Work in der Hausverwaltung: Was wirklich remote geht, was nicht, und wie man es organisiert
Wenn Hausverwaltungen nach Fachkräften suchen, kommt in den meisten Vorstellungsgesprächen irgendwann die Frage: „Kann ich auch von zu Hause arbeiten?" Die häufigste Antwort: „Das funktioniert bei uns leider nicht, wir brauchen die Leute vor Ort."
Rollenmodell im Team: Spezialisierung vs. Generalisten — ab welcher Betriebsgröße sich was lohnt
In einer Hausverwaltung mit vier Mitarbeitern ist die Rollenverteilung einfach: Jeder macht alles. Der Sachbearbeiter telefoniert mit Mietern, erstellt Nebenkostenabrechnungen, koordiniert Handwerker, führt Eigentümerversammlungen, schreibt Protokolle, prüft Rechnungen und beantwortet die E-Mail der
Wissensmanagement: Wenn der Kollege kündigt, geht das Wissen nicht mit
Frau Schreiber hat neun Jahre in der Verwaltung gearbeitet. Sie kannte jeden Eigentümer der Wohnanlage Parkstraße 12 persönlich. Sie wusste, dass Herr Kramer aus Wohnung 7 jedes Jahr im März anruft, weil die Heizung anders abrechnet als erwartet — und dass man ihm am besten eine Kopie der Ableseprot
Führung kleiner Teams (3–15 Personen): Was anders ist als in Großunternehmen
In den meisten Hausverwaltungen ist der Geschäftsführer gleichzeitig Verwalter, Buchhalter, Personalchef, IT-Verantwortlicher und Akquisiteur. Er führt ein Team von fünf bis zwölf Personen — aber „führen" heißt in der Praxis: morgens die Aufgaben verteilen, tagsüber Feuerwehr spielen und abends die
Mitarbeitergespräche richtig führen: Feedback, Ziele, schwierige Themen ansprechen
In den meisten Hausverwaltungen gibt es kein formales Mitarbeitergespräch. Keine halbjährliche Runde, kein Zielvereinbarungsgespräch, kein strukturiertes Feedback. Kommunikation passiert zwischen Tür und Angel, in der Küche, auf dem Flur. „Passt schon" ist das häufigste Feedback. „Können wir mal red
Digitale Recruiting-Kanäle: Indeed, StepStone, LinkedIn, Xing — wann sich was lohnt
Eine Hausverwaltung sucht einen Sachbearbeiter. Das Budget für die Stellenanzeige: 500 Euro, vielleicht 1.000. Die Frage: Wo schalten? Indeed, StepStone, LinkedIn, Xing — alle versprechen Reichweite. Alle haben unterschiedliche Preise. Und alle funktionieren grundlegend anders.
Vertretungsregelungen: Urlaub, Krankheit, Kündigung — ohne Chaos und Mandatsverlust
Es ist Freitag, 14 Uhr. Die Objektbetreuerin für drei WEGs und zwei Mietobjekte hat sich am Morgen krank gemeldet. Montag ist Eigentümerversammlung. Dienstag läuft die Frist für eine Mieterhöhung ab. Mittwoch kommt der Sachverständige für den Wasserschaden. Und niemand in der Verwaltung weiß, wo die
Ausbildung zum Immobilienkaufmann/-frau: Lohnt sich ein Azubi wirklich?
Ein Azubi kostet. Das ist kein Geheimnis. Aber wie viel genau — und ob sich die Investition lohnt — darüber herrscht in der Hausverwaltungsbranche erstaunlich wenig Klarheit. Manche Verwaltungen bilden seit Jahren aus und schwören darauf. Andere haben es einmal versucht, sind frustriert und haben de
Azubi-Marketing: Wie Sie Ausbildungsplätze tatsächlich besetzen
Der Ausbildungsmarkt hat sich gedreht. Nicht die Bewerber konkurrieren um Plätze, sondern die Betriebe um Bewerber. Die Hausverwaltung steht dabei vor einem doppelten Problem: Das Berufsbild ist wenig bekannt, und wenn es bekannt ist, haftet ihm ein verstaubtes Image an. Aktenordner, Eigentümerversa
Duale Studiengänge und Trainee-Programme: Kooperation mit Hochschulen
Die Hausverwaltung wird komplexer. WEG-Reform, ESG-Anforderungen, digitale Transformation, Mietrechtsänderungen im Jahrestakt — wer heute eine Verwaltung führen will, braucht mehr als solides Handwerk. Er braucht strategisches Denken, analytische Fähigkeiten und die Bereitschaft, sich permanent weit
Praktikanten und Werkstudenten richtig einsetzen: Rechtliches, Aufgaben, Conversion
Der Anruf kommt im März: „Ich studiere Immobilienwirtschaft an der HTW Berlin und suche ein Pflichtpraktikum ab April. Hätten Sie eine Stelle?" Die meisten Hausverwaltungen reagieren auf solche Anfragen reflexartig — entweder mit Begeisterung, weil gerade jemand fehlt, oder mit Ablehnung, weil „wir
Outsourcing vs. Inhouse: Buchhaltung, Callcenter, Handwerkerkoordination — was abgeben?
Irgendwann stellt sich jeder Verwaltung die Frage: Machen wir alles selbst, oder geben wir Teile ab? Meistens stellt sich die Frage nicht aus strategischer Überlegung, sondern aus Not. Die Buchhalterin kündigt, und der Ersatz ist nicht in Sicht. Das Telefon klingelt ununterbrochen, und niemand hat Z
Stundenlohn vs. Festgehalt: Welche Vergütungsmodelle in der HV funktionieren
Wenn Hausverwaltungen Mitarbeiter einstellen, steht die Vergütungsfrage am Anfang — und wird trotzdem oft am Ende entschieden, irgendwo zwischen „Was können wir uns leisten?" und „Was zahlt die Konkurrenz?". Dabei ist das Vergütungsmodell mehr als eine Gehaltsverhandlung. Es bestimmt, wen Sie anzieh
Konflikt im kleinen Team: Wenn zwei sich nicht vertragen und alle es mitbekommen
Es beginnt mit kleinen Dingen. Die eine Kollegin atmet hörbar, wenn die andere telefoniert. Der Kollege, der nie grüßt, wenn er morgens reinkommt. Die Frage nach dem Urlaub, die etwas schärfer klingt als nötig. In einem großen Unternehmen verliert sich das in den Fluren. In einer Hausverwaltung mit
Kandidaten absagen — aber richtig: Gute Candidate Experience hinterlassen
Auf jede erfolgreiche Einstellung kommen zehn, zwanzig, manchmal fünfzig Absagen. Das ist Mathematik. Trotzdem behandeln die meisten Hausverwaltungen Absagen als lästiges Nebenprodukt des Recruiting-Prozesses: ein Standardtext, schnell verschickt, Thema erledigt.
Intern fördern statt extern suchen: Wer in Ihrem Team hat Potenzial für mehr?
Wenn eine Stelle frei wird — Teamleiter geht, Niederlassungsleiter kündigt, eine neue Position entsteht durch Wachstum —, ist der erste Reflex bei den meisten Hausverwaltungen: Stellenanzeige schalten. Headhunter anrufen. Extern suchen.
Neuvermietung: Die 5 Schritte, die jede Verwaltung beherrschen muss
Eine Wohnung wird frei, ein neuer Mieter zieht ein. Das passiert in jeder Hausverwaltung regelmäßig, bei größeren Beständen mehrfach pro Woche. Eigentlich Routine. Und doch zeigt die Praxis: Die Neuvermietung ist einer der fehleranfälligsten Prozesse in der Verwaltung.
Neuvermietung: Inserat, Bonitätsprüfung, Mietvertrag und Übergabe -- Schritt für Schritt
Eine Neuvermietung ist kein Einzelvorgang. Es ist ein Prozess mit fünf Phasen, sieben bis zehn beteiligten Parteien und einem engen Zeitfenster. Jeder Tag Leerstand kostet den Eigentümer Geld -- bei einer Monatsmiete von 1.000 Euro sind das über 30 Euro pro Tag. Gleichzeitig darf Schnelligkeit nicht
Mieterwechsel: Was zwischen Kündigung und Neuvermietung passieren muss
Ein Mieter kündigt. Was jetzt folgt, ist kein einzelner Vorgang, sondern eine Kette von Aufgaben, die ineinandergreifen und zeitkritisch sind. Übergabeprotokoll erstellen, Kaution abrechnen, Nebenkostenabgrenzung berechnen, Zählerstände ablesen, Schlüssel einsammeln, Wohnung bewerten, Neuvermietung
Mieterwechsel: Übergabeprotokoll, Kaution, NK-Abgrenzung und Zählerstand -- Schritt für Schritt
Ein Mieterwechsel ist kein Moment, sondern ein Prozess, der sich über Wochen erstreckt -- manchmal über Monate. Er beginnt mit dem Eingang der Kündigung und endet erst, wenn die letzte Betriebskostenabrechnung erstellt, die Kaution vollständig abgerechnet und der neue Mieter im System angelegt ist.
Eigentümerversammlung digital: Was seit der WEG-Reform möglich ist
Die Eigentümerversammlung (ETV) ist das zentrale Entscheidungsgremium einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Hier werden Wirtschaftspläne verabschiedet, Instandhaltungsmaßnahmen beschlossen und Verwalter gewählt. Und hier liegt auch eines der größten organisatorischen Probleme der Branche: Die klassi
Eigentümerversammlung digital: Ladung, Tagesordnung, Abstimmung und Protokoll nach §23 WEG
Die WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 hat die Eigentümerversammlung grundlegend modernisiert. Für die digitale Durchführung sind vor allem drei Normen relevant:
§34c-Weiterbildungspflicht: 20 Stunden in 3 Jahren — was zählt, was nicht, und wie Sie den Nachweis organisieren
Seit dem 1. August 2018 gilt für Wohnimmobilienverwalter die Weiterbildungspflicht nach §34c Abs. 2a GewO in Verbindung mit der Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV, §§15b und 15c). Die Regelung klingt harmlos: 20 Stunden Weiterbildung innerhalb von drei Jahren. Pro Person. Pro Zeitraum.