Personalplanung in der Hausverwaltung: WE-Berechnung, Kapazitätsmodell und Einst
1. Warum die meisten Verwaltungen zu spät einstellen
Die Personalplanung in der Hausverwaltung hat ein strukturelles Problem: Sie orientiert sich am Schmerz, nicht an Zahlen. Es wird eingestellt, wenn Mitarbeiter kündigen, Eigentümer sich beschweren oder die Überstunden eskalieren. Das ist verständlich -- aber teuer.
Eine Neueinstellung in der Hausverwaltung kostet nach Branchenschätzungen zwischen 15.000 und 25.000 Euro, wenn man Recruiting, Einarbeitung und die Produktivitätslücke der ersten Monate zusammenrechnet. Eine Kündigung eines bestehenden Mitarbeiters kostet oft das Doppelte -- weil der Wissensabfluss erst mit Verzögerung sichtbar wird und Eigentümer nicht den Arbeitgeber wechseln, sondern die Person, die sie kennt.
Wer ein Kapazitätsmodell hat, erkennt den Einstellungsbedarf drei bis sechs Monate früher. Das klingt nach wenig. Es ist der Unterschied zwischen einer geordneten Einarbeitung und einer Notbesetzung.
Dieser Artikel liefert das Werkzeug: eine Methodik, mit der Hausverwaltungen ihren Personalbedarf berechnen, Schwellenwerte definieren und den optimalen Einstellungszeitpunkt bestimmen.
2. Die WE-pro-Mitarbeiter-Berechnung: Grundlagen
2.1 Was die Kennzahl bedeutet -- und was nicht
Die vollständige Checkliste mit allen Prüfpunkten steht Ihnen als kostenloser Download zur Verfügung — siehe Download-Bereich am Ende dieses Artikels.
Die Kennzahl "Wohneinheiten pro Mitarbeiter" (WE/MA) ist der zentrale Steuerungswert für die Personalplanung. Sie setzt die Anzahl der verwalteten Einheiten ins Verhältnis zur verfügbaren Sachbearbeitungskapazität.
Wichtig: WE/MA misst nicht die Produktivität einzelner Mitarbeiter. Sie misst die Auslastung des Teams. Ein Wert von 350 WE/MA kann in einem Betrieb komfortabel sein und in einem anderen eine Überlastung bedeuten -- abhängig von Bestandsstruktur, Prozessqualität und Aufgabenverteilung.
2.2 Benchmark-Werte nach Verwaltungsart
Die folgenden Richtwerte basieren auf Erhebungen des VDIV, des BVI und auf Praxiserfahrungen aus mittelständischen Verwaltungen:
Mietverwaltung:
Unterer Richtwert: 250 WE/MA
Zielkorridor: 280-350 WE/MA
Oberer Richtwert: 400 WE/MA (nur bei hohem Digitalisierungsgrad und homogenem Bestand)
WEG-Verwaltung:
Unterer Richtwert: 180 WE/MA
Zielkorridor: 200-280 WE/MA
Oberer Richtwert: 320 WE/MA (nur bei kleinen, unkomplizierten Gemeinschaften)
Gewerbeverwaltung:
Unterer Richtwert: 30 Einheiten/MA
Zielkorridor: 40-60 Einheiten/MA
Oberer Richtwert: 80 Einheiten/MA
Mischverwaltung (Miet + WEG + Gewerbe): Hier wird es komplexer. Die Berechnung erfolgt über gewichtete Einheiten (siehe Abschnitt 2.4).
2.3 Die Berechnung im Detail
Schritt 1: Einheiten erfassen
Zählen Sie alle verwalteten Einheiten nach Art:
Mietwohnungen
WEG-Einheiten (Wohn- und Teileigentum)
Gewerbeeinheiten
Stellplätze/Garagen (werden häufig mit Faktor 0,2 bis 0,3 gewichtet)
Schritt 2: Gewichtungsfaktoren ansetzen
Nicht jede Einheit verursacht den gleichen Aufwand. Ein Stellplatz ist kein Vergleich zu einer 4-Zimmer-Wohnung in einem Altbau-WEG. Deshalb arbeiten professionelle Kapazitätsmodelle mit Gewichtungsfaktoren:
| Einheitenart | Gewichtungsfaktor | |---|---| | Mietwohnung, Neubau (ab 2000) | 1,0 | | Mietwohnung, Altbau (vor 1970) | 1,3 | | WEG-Einheit, Wohnungseigentum | 1,4 | | Gewerbeeinheit | 3,0-5,0 | | Stellplatz/Garage | 0,2-0,3 | | Sondereigentum (z.B. Ladenlokal im WEG) | 2,0-3,0 |
Schritt 3: Gewichtete Einheiten berechnen
Beispiel für eine mittelgroße Verwaltung:
| Bestand | Anzahl | Faktor | Gewichtete WE | |---|---|---|---| | Mietwohnungen Neubau | 800 | 1,0 | 800 | | Mietwohnungen Altbau | 400 | 1,3 | 520 | | WEG-Einheiten | 600 | 1,4 | 840 | | Gewerbeeinheiten | 30 | 4,0 | 120 | | Stellplätze | 200 | 0,25 | 50 | | Gesamt | 2.030 | | 2.330 |
Schritt 4: Verfügbare Sachbearbeitungskapazität ermitteln
Zählen Sie die Mitarbeiter, die operative Sachbearbeitung leisten -- in Vollzeitäquivalenten (VZÄ). Nicht zählen: Geschäftsführung (sofern nicht operativ), Buchhaltung (sofern eigene Abteilung), Empfang, Hausmeister.
Beispiel: 8 Sachbearbeiter, davon 2 in Teilzeit (je 60%) = 6 + 2 x 0,6 = 7,2 VZÄ
Schritt 5: Quote berechnen
Gewichtete WE / VZÄ = 2.330 / 7,2 = 323 gewichtete WE/MA
Dieser Wert liegt im oberen Bereich des Zielkorridors. Bei steigendem Bestand oder Wegfall eines Mitarbeiters kippt die Auslastung schnell.
2.4 Die Mischbestand-Formel
Für Verwaltungen mit gemischtem Bestand empfiehlt sich eine kombinierte Berechnung:
Effektive WE = (Miet-WE x FM) + (WEG-WE x FW) + (Gewerbe x FG) + (Stellplätze x FS)
Dabei sind FM, FW, FG und FS die individuellen Gewichtungsfaktoren der Verwaltung. Diese Faktoren sollten nicht aus Lehrbüchern übernommen, sondern auf Basis der eigenen Erfahrung kalibriert werden. Der beste Weg: Zwei Wochen Zeiterfassung pro Sachbearbeiter -- nach Einheitenart und Tätigkeitsart.
3. Aufgabenprofile: Wo die Zeit wirklich bleibt
3.1 Die ehrliche Zeitanalyse
Den Rechner für diese Berechnung finden Sie als Excel-Download am Ende des Artikels.
Eine der aufschlussreichsten Übungen in der Personalplanung ist die Aufgabenanalyse. Bitten Sie Ihre Sachbearbeiter, zwei Wochen lang ihre Arbeitszeit nach Kategorien zu erfassen. Nicht minutengenau, aber in Halbstunden-Blöcken. Die Kategorien:
Kategorie A -- Kern-Sachbearbeitung: Betriebskostenabrechnungen, Mietanpassungen, Eigentümerabrechnungen, Wirtschaftspläne, Mängelbearbeitung, Versicherungsfälle
Kategorie B -- Kommunikation: Telefonate mit Mietern/Eigentümern, E-Mails beantworten, Eigentümerversammlungen vorbereiten und durchführen, Beschlussformulierung
Kategorie C -- Koordination: Handwerkerbeauftragung, Terminkoordination, Angebote einholen, Abnahmen organisieren
Kategorie D -- Administration: Postbearbeitung, Ablage, Dateneingabe, Rechnungserfassung, Kontierung
Kategorie E -- Sachfremd: Telefonzentrale (für andere), Kopier- und Scanarbeiten, Botengänge, IT-Probleme lösen, Kaffeemaschine reparieren
3.2 Typische Ergebnisse
In der Praxis zeigen sich regelmäßig ähnliche Muster:
| Kategorie | Erwartung der GF | Tatsächlich | |---|---|---| | A -- Kern-Sachbearbeitung | 60-70% | 35-45% | | B -- Kommunikation | 15-20% | 25-35% | | C -- Koordination | 10% | 10-15% | | D -- Administration | 5% | 10-15% | | E -- Sachfremd | 0% | 5-10% |
Die Diskrepanz zwischen Erwartung und Realität erklärt, warum viele Verwaltungen das Gefühl haben, ihre Mitarbeiter seien ständig beschäftigt, aber trotzdem wenig geschafft wird. Die Kern-Sachbearbeitung -- also das, wofür der Eigentümer bezahlt -- macht oft weniger als die Hälfte der Arbeitszeit aus.
3.3 Konsequenzen für die Personalplanung
Die Aufgabenanalyse zeigt, wo Potenzial liegt:
Kategorie D und E lassen sich reduzieren, durch Digitalisierung (automatische Belegerfassung, digitaler Posteingang), durch Assistenzkräfte oder durch klare Prozessregeln.
Kategorie B lässt sich steuern, durch definierte Erreichbarkeitszeiten, Mieter-Self-Service und strukturierte Eigentümer-Kommunikation.
Kategorie C lässt sich teilweise auslagern, durch Rahmenverträge mit Handwerkern, digitale Beauftragung und Hausmeister mit Entscheidungskompetenz.
Wer es schafft, den Anteil der Kern-Sachbearbeitung von 40 auf 55 Prozent zu steigern, gewinnt pro Vollzeitkraft rund 300 Stunden im Jahr. Das entspricht der Kapazität für zusätzliche 40 bis 60 Einheiten -- ohne Neueinstellung.
4. Schwellenwerte: Wann wird eingestellt?
4.1 Das Ampelmodell
Tipp: Laden Sie sich die Checkliste herunter und haken Sie jeden Punkt bei der nächsten Umsetzung ab.
Definieren Sie drei Zonen für Ihre WE/MA-Quote:
Grün (Normalbetrieb): Die Quote liegt im Zielkorridor. Servicequalität, Bearbeitungszeiten und Mitarbeiterzufriedenheit sind stabil. Kein akuter Handlungsbedarf.
Beispiel Mietverwaltung: 250-320 gewichtete WE/MA
Gelb (Frühwarnung): Die Quote nähert sich dem oberen Grenzwert. Erste Anzeichen von Überlastung: steigende Bearbeitungszeiten, häufigere Fehler, mehr Überstunden. Die Einstellungsplanung beginnt.
Beispiel Mietverwaltung: 320-360 gewichtete WE/MA
Rot (Überlastung): Die Quote übersteigt den oberen Grenzwert. Qualitätsverlust ist messbar: Beschwerden häufen sich, Abrechnungen verspäten sich, Mitarbeiter kündigen. Sofortige Gegenmaßnahmen nötig.
Beispiel Mietverwaltung: > 360 gewichtete WE/MA
4.2 Ergänzende Indikatoren
Die WE/MA-Quote allein reicht nicht. Ergänzen Sie das Ampelmodell um operative Kennzahlen:
Durchschnittliche Bearbeitungszeit für Mieteranfragen: Zielwert 48 Stunden, Warnschwelle 5 Arbeitstage
Überstundenquote: Zielwert < 5%, Warnschwelle > 10%
Kündigungsquote Mitarbeiter (12 Monate rollierend): Zielwert < 10%, Warnschwelle > 15%
Eigentümer-Beschwerden pro Quartal: Anstieg um > 20% gegenüber Vorquartal
Abrechnungsverzug: Mehr als 5% der Abrechnungen nach Fristende
4.3 Schwellenwerte individuell kalibrieren
Die genannten Richtwerte sind Orientierung, kein Gesetz. Jede Verwaltung muss ihre eigenen Schwellenwerte finden. Der Prozess:
Ausgangswert messen: Aktuelle WE/MA-Quote berechnen (siehe Abschnitt 2).
Qualitätsstand bewerten: Sind Abrechnungen pünktlich? Sind Eigentümer zufrieden? Sind Mitarbeiter stabil?
Korrelation herstellen: Bei welchem WE/MA-Wert begann die Qualität zu sinken? Diese historische Analyse liefert den individuellen Grenzwert.
Sicherheitspuffer einbauen: Der Schwellenwert für die Gelb-Zone liegt 10-15% unter dem Punkt, an dem die Qualität nachweislich litt.
5. Der optimale Einstellungszeitpunkt
5.1 Die Zeitachse einer Neueinstellung
Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.
Der häufigste Planungsfehler: die Unterschätzung der Vorlaufzeit. Vom Erkennen des Bedarfs bis zur vollen Arbeitsfähigkeit des neuen Mitarbeiters vergehen in der Hausverwaltung typischerweise sechs bis neun Monate.
Zeitachse im Detail:
| Phase | Dauer | Kumuliert | |---|---|---| | Entscheidung und Stellenprofil | 1-2 Wochen | 2 Wochen | | Stellenausschreibung und Bewerberlauf | 4-8 Wochen | 10 Wochen | | Auswahlverfahren und Vertragsverhandlung | 2-4 Wochen | 14 Wochen | | Kündigungsfrist des Kandidaten | 4-12 Wochen | 26 Wochen | | Einarbeitung bis 80% Produktivität | 8-16 Wochen | 42 Wochen |
42 Wochen -- fast zehn Monate. In der Praxis lässt sich das verkürzen, wenn die Verwaltung einen Pool an Initiativbewerbungen pflegt, wenn das Stellenprofil bereits definiert ist und wenn die Einarbeitung strukturiert erfolgt.
5.2 Die Formel für den Einstellungszeitpunkt
Einstellungszeitpunkt = Zeitpunkt, an dem die Gelb-Zone erreicht wird, MINUS Vorlaufzeit der Einstellung
Praktisches Beispiel:
Aktueller Bestand: 2.100 gewichtete WE bei 7 VZÄ = 300 WE/MA (grün)
Geplanter Zuwachs: +200 WE durch neues Mandat in Q3
Prognostizierte Quote nach Zuwachs: 2.300 / 7 = 329 WE/MA (gelb)
Gelb-Zone wird voraussichtlich im Juli erreicht
Vorlaufzeit Einstellung: 6 Monate
Einstellungsprozess sollte im Januar starten
Wer erst im Juli zu suchen beginnt, hat den neuen Mitarbeiter frühestens im Januar des Folgejahres. Das bedeutet sechs Monate Überlastung.
5.3 Szenario-Planung
Ergänzen Sie die lineare Planung um Szenarien:
Basisszenario: Bestand wächst wie geplant, kein Mitarbeiterabgang. Einstellungsbedarf ab Monat X.
Risikoszenario: Ein Mitarbeiter kündigt. Sofortige Unterbesetzung. Wie hoch ist die Quote dann? Wie lange hält das Team das durch?
Wachstumsszenario: Ein großes Mandat kommt kurzfristig dazu. Wie viele zusätzliche Stellen sind nötig? Gibt es temporäre Lösungen (Zeitarbeit, externe Abrechnung)?
Wer alle drei Szenarien durchrechnet, ist auf die häufigsten Situationen vorbereitet.
6. Aufgabenprofile nach Qualifikationsstufe
6.1 Das Drei-Stufen-Modell
Den Rechner für diese Berechnung finden Sie als Excel-Download am Ende des Artikels.
Nicht jede Aufgabe in der Hausverwaltung erfordert eine ausgebildete Immobilienkauffrau. Ein sauberes Aufgabenprofil unterscheidet drei Stufen:
Stufe 1 -- Assistenz / Verwaltungsassistenz: Qualifikation: Kaufmännische Ausbildung, kein Branchenwissen nötig. Aufgaben: Posteingang, Telefonzentrale, Terminkoordination, einfache Dateneingabe, Ablage, Rechnungserfassung nach Vorlage. WE-Entlastung: Entlastet Sachbearbeiter um 30-50 Einheiten pro Assistenzkraft.
Stufe 2 -- Sachbearbeitung: Qualifikation: Immobilienkaufmann/-frau oder vergleichbar, mindestens 2 Jahre Berufserfahrung. Aufgaben: Betriebskostenabrechnungen, Mietanpassungen, Mängelbearbeitung, Eigentümerkommunikation, Handwerkerkoordination. Kapazität: 250-350 gewichtete WE/MA (je nach Bestandsstruktur und Digitalisierung).
Stufe 3 -- Senior-Sachbearbeitung / Teamleitung: Qualifikation: Immobilienfachwirt oder vergleichbar, mindestens 5 Jahre Berufserfahrung. Aufgaben: Komplexe WEG-Verwaltung, Eigentümerversammlungen, Beschlussumsetzung, Eskalationsfälle, Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Qualitätssicherung. Kapazität: 150-200 gewichtete WE/MA (weil Führungs- und Qualitätssicherungsaufgaben hinzukommen).
6.2 Die wirtschaftliche Logik
Eine Assistenzkraft kostet 2.500 bis 3.000 Euro brutto im Monat. Ein Sachbearbeiter kostet 3.500 bis 4.500 Euro. Wenn die Assistenzkraft den Sachbearbeiter um 40 Einheiten entlastet, steigt die effektive Kapazität des Teams um 40 Einheiten -- zu deutlich geringeren Kosten als eine zusätzliche Sachbearbeiterstelle.
Rechenbeispiel:
1 Assistenzkraft (3.000 EUR/Monat) entlastet 3 Sachbearbeiter um je 40 WE = 120 WE zusätzliche Kapazität
1 zusätzlicher Sachbearbeiter (4.000 EUR/Monat) bringt 300 WE Kapazität
Die Assistenzkraft ist pro Einheit teurer, aber die absolute Investition ist geringer. Für Verwaltungen, die zwischen zwei Schwellenwerten stehen, kann die Assistenzlösung der richtige Zwischenschritt sein.
7. Recruiting: Wo Verwalter Mitarbeiter finden
7.1 Die Kanäle im Vergleich
Diese Übersicht steht Ihnen auch als druckbares PDF zur Verfügung — siehe Download-Bereich.
| Kanal | Kosten | Reichweite | Qualität der Bewerber | |---|---|---|---| | Eigene Website + Stellenportal | Niedrig | Begrenzt | Mittel-hoch | | Indeed / StepStone | 500-2.000 EUR/Anzeige | Hoch | Gemischt | | IHK-Stellenbörse | Kostenlos-gering | Regional | Gut für Ausbildungsabsolventen | | Empfehlungsprogramm Mitarbeiter | 500-2.000 EUR Prämie | Niedrig | Hoch | | Personalberater Immobilienwirtschaft | 15-25% Jahresgehalt | Gezielt | Hoch | | Social Media (LinkedIn, XING) | Gering-mittel | Mittel | Mittel | | Quereinsteiger-Programme | Mittel (Einarbeitung) | Mittel | Variabel, mit Potenzial |
7.2 Die unterschätzte Quelle: Empfehlungen
In einer Branche mit Fachkräftemangel sind Empfehlungen der effektivste Recruiting-Kanal. Die Logik ist einfach: Gute Mitarbeiter kennen gute Leute. Ein Empfehlungsprogramm mit einer Prämie von 1.000 bis 2.000 Euro bei erfolgreicher Einstellung (nach bestandener Probezeit) kostet einen Bruchteil dessen, was ein Personalberater berechnet -- und die Erfolgsquote ist höher.
7.3 Wann ein Personalberater sinnvoll ist
Für Standardpositionen in der Sachbearbeitung reichen in der Regel die gängigen Kanäle. Ein spezialisierter Personalberater lohnt sich, wenn:
Die Position schwer zu besetzen ist (Teamleitung, Niederlassungsleitung, WEG-Spezialisten)
Die Verwaltung nicht als Arbeitgeber bekannt ist und keine Reichweite hat
Mehrere Positionen gleichzeitig besetzt werden müssen (z.B. nach Wachstumsschub oder Restrukturierung)
Der interne Recruiting-Aufwand die Kapazität der Geschäftsführung übersteigt
8. Das Kapazitätsmodell in der Praxis: Fallbeispiel
8.1 Ausgangssituation
Alle Details als strukturierte Checkliste zum Abhaken: siehe Downloads unten.
Die Verwaltung Meier & Partner verwaltet:
1.200 Mietwohnungen (davon 400 Altbau)
500 WEG-Einheiten
20 Gewerbeeinheiten
150 Stellplätze
Personal: 6 Sachbearbeiter (5,4 VZÄ), 1 Assistenz (0,8 VZÄ), Geschäftsführung operativ mit 40% = 0,4 VZÄ.
8.2 Berechnung
Gewichtete Einheiten:
800 Miet-Neubau x 1,0 = 800
400 Miet-Altbau x 1,3 = 520
500 WEG x 1,4 = 700
20 Gewerbe x 4,0 = 80
150 Stellplätze x 0,25 = 37,5
Gesamt: 2.137,5 gewichtete WE
Verfügbare VZÄ Sachbearbeitung: 5,4 + 0,4 (GF) = 5,8 VZÄ (Die Assistenz wird separat betrachtet, da sie keine eigenständige Sachbearbeitung leistet.)
Quote: 2.137,5 / 5,8 = 368 gewichtete WE/MA
8.3 Bewertung
Die Quote liegt deutlich im roten Bereich. Das erklärt die Symptome, die die Geschäftsführung beobachtet: Überstunden, verspätete Abrechnungen, steigende Eigentümer-Beschwerden, erste Kündigungssignale bei Mitarbeitern.
8.4 Maßnahmenplan
Sofort (Monat 1-2):
Stellenanzeige für 1 Sachbearbeiter schalten
Prüfen, ob Assistenz auf 1,0 VZÄ aufgestockt werden kann
Zeitarbeit als Überbrückung evaluieren
Kurzfristig (Monat 3-6):
Aufgabenanalyse durchführen: Welche Tätigkeiten können an die Assistenz delegiert werden?
Prozesse identifizieren, die digitalisiert werden können (Rechnungseingang, Mieter-Kommunikation)
Neuen Sachbearbeiter einarbeiten, strukturierter Einarbeitungsplan
Mittelfristig (Monat 6-12):
Zielquote erreichen: 2.137,5 / 6,8 VZÄ (mit neuem MA) = 314 WE/MA
Ampelmodell etablieren und quartalsweise prüfen
Szenario-Planung für weitere Mandatsübernahme
9. Digitalisierung als Kapazitätshebel
9.1 Was wirklich Zeit spart
Nicht jede Software-Einführung spart Personal. Die größten Kapazitätseffekte entstehen bei:
Automatisierte Sollstellung und Mietanpassung: Spart 2-4 Stunden pro 100 Einheiten im Monat
Digitaler Rechnungseingang mit automatischer Kontierung: Spart 50-70% der manuellen Erfassungszeit
Mieter-Self-Service-Portal: Reduziert telefonische Anfragen um 20-40%
Digitale Eigentümer-Kommunikation: Spart Druck, Kuvertierung, Porto und Nachfass bei jeder Versammlungseinladung
Automatisierte Betriebskostenabrechnung: Reduziert die Bearbeitungszeit pro Abrechnung um 30-50%
9.2 Was Digitalisierung nicht ersetzt
Automatisierung ersetzt keine Sachbearbeitung. Sie verändert das Aufgabenprofil: Weniger Datenerfassung, mehr Kontrolle und Kommunikation. Der Sachbearbeiter wird nicht überflüssig, aber seine Zeit verschiebt sich von Kategorie D (Administration) zu Kategorie A (Kern-Sachbearbeitung).
Für die Personalplanung bedeutet das: Digitalisierung erhöht die WE/MA-Quote um 15-25%, je nach Ausgangslage. Das entspricht einer Kapazitätssteigerung von 40 bis 80 Einheiten pro Sachbearbeiter -- ohne zusätzliches Personal.
10. Checkliste: Kapazitätsmodell aufbauen
[ ] Bestand vollständig erfasst: Alle Einheiten nach Art (Miet, WEG, Gewerbe, Stellplätze) dokumentiert.
[ ] Gewichtungsfaktoren festgelegt: Individuelle Faktoren pro Einheitenart definiert, nicht nur Branchenstandard übernommen.
[ ] Gewichtete WE berechnet: Aktuelle Quote steht fest und ist der Geschäftsführung bekannt.
[ ] Schwellenwerte definiert: Grün/Gelb/Rot-Bereiche mit konkreten WE/MA-Werten dokumentiert.
[ ] Ergänzende Kennzahlen erhoben: Bearbeitungszeit, Überstundenquote, Mitarbeiterfluktuation, Eigentümer-Beschwerden werden regelmäßig gemessen.
[ ] Aufgabenanalyse durchgeführt: Zeitverteilung nach Kategorien (A-E) ist bekannt, Optimierungspotenzial identifiziert.
[ ] Aufgabenprofile definiert: Klare Zuordnung von Tätigkeiten zu Qualifikationsstufen (Assistenz, Sachbearbeitung, Senior).
[ ] Vorlaufzeit für Einstellung kalkuliert: 6-9 Monate vom Erkennen des Bedarfs bis zur vollen Arbeitsfähigkeit sind eingeplant.
[ ] Einstellungszeitpunkt berechnet: Der Zeitpunkt, an dem der Recruiting-Prozess starten muss, ist bekannt.
[ ] Szenario-Planung vorhanden: Basis-, Risiko- und Wachstumsszenario sind durchgerechnet.
[ ] Digitalisierungspotenzial bewertet: Die Effekte von Automatisierung auf die WE/MA-Quote sind eingeschätzt.
[ ] Quartalsweise Überprüfung terminiert: Das Kapazitätsmodell wird regelmäßig aktualisiert.
In MieterOS finden Sie unter Verwaltung -> Personal eine Kapazitätsübersicht mit automatischer Berechnung der gewichteten WE pro Sachbearbeiter. Das System warnt, wenn Schwellenwerte erreicht werden, und berücksichtigt geplante Mandatsübernahmen in der Prognose. Die Aufgabenverteilung pro Mitarbeiter lässt sich anhand der Vorgangshistorie auswerten.
Die Besetzung von Schlüsselpositionen in der Hausverwaltung -- Teamleitung, WEG-Verwaltung, technische Leitung -- erfordert branchenspezifisches Know-how. Spezialisierte Personalberater in der Immobilienwirtschaft kennen den Markt, die Gehaltsstrukturen und die Kandidaten. Eine Zusammenarbeit empfiehlt sich insbesondere dann, wenn interne Recruiting-Maßnahmen über zwei bis drei Monate erfolglos bleiben.
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