Remote Work in der Hausverwaltung: Was wirklich remote geht, was nicht, und wie man es organisiert

Remote Work in der Hausverwaltung: Was wirklich remote geht, was nicht, und wie

„Das geht bei uns nicht" — der Satz, der Bewerber kostet

Wenn Hausverwaltungen nach Fachkräften suchen, kommt in den meisten Vorstellungsgesprächen irgendwann die Frage: „Kann ich auch von zu Hause arbeiten?" Die häufigste Antwort: „Das funktioniert bei uns leider nicht, wir brauchen die Leute vor Ort."

Dieser Satz kostet Bewerber. Nicht alle — aber die besten. Die, die Optionen haben. Die, die bei einer anderen Verwaltung anfangen können, die Home-Office anbietet. Der Arbeitsmarkt hat sich gedreht: Wer heute keine Form von Remote Work anbietet, schließt einen signifikanten Teil des Bewerbermarktes aus.

Dabei stimmt der Satz nicht einmal. Die Hausverwaltung ist kein Handwerksbetrieb. Ein großer Teil der Arbeit ist digital: E-Mails beantworten, Abrechnungen prüfen, Protokolle schreiben, Handwerker koordinieren, Eigentümeranfragen bearbeiten. Das alles braucht keinen physischen Schreibtisch im Büro. Es braucht einen Laptop, eine Internetverbindung und Zugang zur Verwaltungssoftware.

Was stimmt: Nicht alles geht remote. Und genau das ist der Punkt. Es geht nicht um „komplett remote" oder „komplett Büro". Es geht darum, intelligent zu trennen.

Was remote geht — und was Präsenz braucht

Remote-fähige Tätigkeiten

Die vollständige Checkliste mit allen Prüfpunkten steht Ihnen als kostenloser Download zur Verfügung — siehe Download-Bereich am Ende dieses Artikels.

Schriftliche Kommunikation: E-Mails an Mieter, Eigentümer, Handwerker. Korrespondenz mit Behörden, Versicherungen, Hausgeldschuldnern. Alles, was am Bildschirm passiert und keine physische Anwesenheit erfordert.

Buchhaltung und Abrechnung: Nebenkostenabrechnungen erstellen, Sollstellungen prüfen, Rechnungen erfassen, SEPA-Dateien vorbereiten. Rein digitale Prozesse, die ortsunabhängig sind — sofern die Verwaltungssoftware cloudbasiert oder per VPN erreichbar ist.

Protokolle und Berichte: Versammlungsprotokolle schreiben, Eigentümerberichte erstellen, Instandhaltungspläne aktualisieren. Konzentriertes Schreiben funktioniert zu Hause oft besser als im Büro, weil weniger Unterbrechungen stattfinden.

Telefonische Beratung: Mieteranfragen, Eigentümergespräche, Handwerkerkoordination. Sofern die Telefonie über eine Cloud-Telefonanlage läuft (und nicht über ein Tischtelefon, das ans Büro gebunden ist), geht das von überall.

Präsenz-Tätigkeiten

Objektbegehungen: Technische Begehungen, Wohnungsabnahmen, Mängelaufnahmen. Das geht nur vor Ort — aber „vor Ort" bedeutet nicht „im Büro", sondern am Objekt.

Eigentümerversammlungen: Physische Präsenzversammlungen erfordern Anwesenheit. Online-Versammlungen (wo satzungsgemäß möglich) sind remote durchführbar.

Posteingang und Papierverarbeitung: Wenn die Verwaltung noch mit Papier arbeitet — physische Eingangspost, Ordner, Belegarchive — braucht das Büropräsenz. Je digitaler die Verwaltung arbeitet, desto weniger ist das ein Argument.

Teamabstimmung: Kurze Absprachen im Flur, spontane Fragen an den Kollegen — das geht remote über Chat und Videocall, aber es fühlt sich anders an. Für den informellen Austausch, der Teams zusammenhält, ist regelmäßige Präsenz wichtig.

Das Hybridmodell: Der pragmatische Mittelweg

Für Hausverwaltungen ist das Hybridmodell die sinnvollste Lösung: zwei bis drei Tage Büro, zwei bis drei Tage Home-Office pro Woche. Das kombiniert die Vorteile beider Welten.

Alle Prüfpunkte als druckbare PDF-Checkliste finden Sie im Download-Bereich unten.

Feste Bürotage vs. flexible Tage

Feste Bürotage (z. B. Montag, Mittwoch, Donnerstag im Büro): Der Vorteil ist Planbarkeit. Meetings, Teamabsprachen und Posteingang können auf die Bürotage gelegt werden. Nachteil: keine individuelle Flexibilität.

Flexible Tage (jeder Mitarbeiter wählt seine Home-Office-Tage selbst): Der Vorteil ist maximale Flexibilität. Nachteil: Es kann passieren, dass am Dienstag niemand im Büro ist und am Mittwoch alle.

Die Lösung für die meisten Verwaltungen: Ein fester Team-Tag, an dem alle im Büro sind (z. B. Dienstag für Teammeeting und gemeinsame Fallbesprechung), und ein bis zwei weitere Bürotage nach Absprache. Die restlichen Tage sind Home-Office-fähig.

Erreichbarkeit sicherstellen

Das häufigste Argument gegen Home-Office in Hausverwaltungen: „Wir müssen telefonisch erreichbar sein." Das stimmt — aber es ist ein Organisationsproblem, kein Standortproblem.

Cloud-Telefonie: Anbieter wie Sipgate, Placetel oder 3CX ermöglichen es, Büroanrufe auf Laptops, Smartphones oder Softphones umzuleiten. Der Mieter ruft die Büronummer an, der Anruf landet beim Sachbearbeiter — egal, ob der im Büro sitzt oder zu Hause.

Erreichbarkeitsregeln: Definieren Sie Kernzeiten, in denen Sachbearbeiter erreichbar sein müssen (z. B. 9:00–12:00 und 13:00–15:00). Außerhalb dieser Zeiten läuft der Anruf auf die Mailbox oder wird an einen Kollegen weitergeleitet.

Statusanzeige: Über Teams, Slack oder die Telefonsoftware sehen Kollegen, wer gerade erreichbar ist und wer nicht. Das verhindert das „Ich komme nicht durch"-Problem.

Technische Voraussetzungen

Mindestausstattung für Remote Work

Tipp: Laden Sie sich die Checkliste herunter und haken Sie jeden Punkt bei der nächsten Umsetzung ab.

Verwaltungssoftware: Muss cloudbasiert sein oder über VPN sicher erreichbar. Wenn Ihre Software nur lokal auf einem Server im Büro läuft, ist Remote Work technisch nicht möglich — oder nur über Remote-Desktop-Lösungen, die langsam und fehleranfällig sind. Die Migration in die Cloud ist dann der erste Schritt.

Kommunikation: Cloud-Telefonanlage, E-Mail, Video-Konferenz-Tool (Teams, Zoom, Google Meet), Chat-Tool für schnelle Abstimmungen.

Hardware: Laptop statt Desktop-PC. Zwei Monitore (einen für die Verwaltungssoftware, einen für E-Mail und Kommunikation). Headset mit Noise-Cancelling für Telefonate.

Sicherheit: VPN-Zugang für verschlüsselte Verbindungen. Zwei-Faktor-Authentifizierung für die Verwaltungssoftware. Bildschirmsperre bei Abwesenheit. Keine Speicherung von Mieterdaten auf privaten Geräten.

Datenschutz im Home-Office

Die DSGVO gilt auch im Home-Office. Das bedeutet:

• Bildschirm muss so aufgestellt sein, dass Familienangehörige keine Mieterdaten sehen können

• Ausdrucke mit personenbezogenen Daten müssen geschreddert werden (oder es wird gar nicht gedruckt)

• Private und berufliche Nutzung des Rechners müssen getrennt sein

• Der Arbeitgeber muss eine Home-Office-Vereinbarung erstellen, die den Datenschutz regelt

Führung auf Distanz: Was sich ändert

Das Vertrauensproblem

Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.

„Woher weiß ich, dass die zu Hause auch arbeiten?" — Diese Frage wird in fast jeder Diskussion über Remote Work gestellt. Die ehrliche Antwort: Sie wissen es nicht. Aber Sie wissen auch nicht, ob der Mitarbeiter im Büro arbeitet oder drei Stunden am Tag auf dem Smartphone scrollt.

Führung auf Distanz erfordert einen Wechsel von Anwesenheitskontrolle zu Ergebniskontrolle. Nicht die Frage „Ist der Mitarbeiter da?", sondern „Sind die Aufgaben erledigt?" Wenn die Abrechnungen fristgerecht fertig sind, die E-Mails beantwortet werden und die Eigentümer zufrieden sind — ist es irrelevant, ob das um 8 Uhr im Büro oder um 10 Uhr am Küchentisch passiert ist.

Kommunikationsregeln

Im Büro passiert vieles nebenbei — ein kurzes Gespräch im Flur, eine Frage über den Schreibtisch hinweg. Im Home-Office fällt das weg. Was nicht explizit kommuniziert wird, wird gar nicht kommuniziert.

Definieren Sie klare Kommunikationsregeln:

• Täglicher Check-in: 5 Minuten morgens per Videocall oder Chat: Was steht heute an? Gibt es Blockaoden?

• Wöchentliches Teammeeting: 30–45 Minuten, am festen Bürotag, persönlich (nicht per Video)

• Asynchrone Kommunikation: Nicht jede Frage braucht einen Anruf. Chat für Schnelles, E-Mail für Dokumentiertes, Telefon nur für Dringendes

Praxisbeispiel: Wie eine Verwaltung in Nürnberg Hybrid-Arbeit eingeführt hat

Die Verwaltung Friedrichs & Co., zehn Mitarbeiter, 2.800 Einheiten, führte im Herbst 2024 ein Hybridmodell ein: Dienstag und Donnerstag Büropflicht, die restlichen Tage wahlweise Büro oder Home-Office.

Die Vorbereitung dauerte drei Monate: Migration der Verwaltungssoftware in die Cloud (war ohnehin geplant), Einführung einer Cloud-Telefonanlage (Sipgate), Anschaffung von Laptops für alle Mitarbeiter, Erstellung einer Home-Office-Vereinbarung mit Datenschutzklausel.

Die Kosten der Umstellung: rund 18.000 Euro (Laptops, Telefonanlage, Softwarelizenzen). Die laufenden Mehrkosten: rund 150 Euro pro Monat für die Telefonanlage plus 50 Euro Home-Office-Pauschale pro Mitarbeiter.

Ergebnis nach sechs Monaten: Die Produktivität blieb stabil — die Anzahl der bearbeiteten Vorgänge pro Mitarbeiter veränderte sich nicht. Die Mitarbeiterzufriedenheit stieg deutlich (gemessen durch anonyme Befragung). Und: Drei der vier Bewerbungen auf die letzte offene Stelle nannten die Home-Office-Möglichkeit als Hauptgrund für ihre Bewerbung.

Die größte Herausforderung: Der informelle Austausch litt in den ersten Wochen. Die Lösung war ein fester „Kaffee-Slot" am Dienstagmorgen — 15 Minuten, kein Thema, nur Zusammensein. Klingt trivial, machte aber den Unterschied.

Häufige Fehler bei der Einführung von Remote Work

Alles oder nichts. Manche Verwaltungen springen von „null Home-Office" auf „drei Tage pro Woche" — und wundern sich, dass es nicht funktioniert. Beginnen Sie mit einem Tag pro Woche. Evaluieren Sie nach drei Monaten. Erweitern Sie schrittweise.

Keine klaren Regeln. „Machen Sie einfach Home-Office, wenn Sie wollen" — das führt zu Chaos. Definieren Sie, wer wann wo arbeiten darf, wie die Erreichbarkeit geregelt ist und welche Tage Büropflicht sind.

IT nicht vorbereitet. Remote Work ohne funktionierende Cloud-Software und VPN ist kein Remote Work, sondern Frustration. Testen Sie die technische Infrastruktur gründlich, bevor Sie das Modell ausrollen.

Fairness vergessen. Wenn der Sachbearbeiter Home-Office machen darf, der Empfangsmitarbeiter aber nicht — entsteht ein Zwei-Klassen-System. Kommunizieren Sie offen, warum bestimmte Rollen mehr Präsenz erfordern, und bieten Sie Ausgleich an (z. B. zusätzliche Gleitzeitflexibilität).

Dieser Artikel ist Teil der HV-Akademie, Kategorie Recruiting & Fachkräfte. Sie planen die Einführung von Remote Work in Ihrer Verwaltung? Sprechen Sie mit unseren Experten über technische Voraussetzungen und Organisationsmodelle.

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