Praktikanten und Werkstudenten richtig einsetzen: Rechtliches, Aufgaben, Conversion

Praktikanten und Werkstudenten richtig einsetzen: Rechtliches, Aufgaben, Convers

Günstige Arbeitskräfte oder Investition in die Zukunft?

Der Anruf kommt im März: „Ich studiere Immobilienwirtschaft an der HTW Berlin und suche ein Pflichtpraktikum ab April. Hätten Sie eine Stelle?" Die meisten Hausverwaltungen reagieren auf solche Anfragen reflexartig — entweder mit Begeisterung, weil gerade jemand fehlt, oder mit Ablehnung, weil „wir gerade keine Zeit haben, jemanden einzuarbeiten".

Beides ist falsch, wenn es keine Strategie dahinter gibt. Praktikanten und Werkstudenten können ein hervorragendes Recruiting-Instrument sein. Sie können aber auch Ressourcen verbrauchen, ohne dass etwas dabei herumkommt. Der Unterschied liegt — wie bei der Ausbildung — in der Vorbereitung.

Eine Hausverwaltung, die Praktikanten und Werkstudenten strategisch einsetzt, gewinnt dreierlei: günstige Unterstützung für definierte Aufgaben, einen verlängerten Probelauf für potenzielle Mitarbeiter und Sichtbarkeit bei der nächsten Generation von Fachkräften.

Praktikum: Pflicht, freiwillig, Schnupperpraktikum — die Unterschiede

Pflichtpraktikum

Die vollständige Checkliste mit allen Prüfpunkten steht Ihnen als kostenloser Download zur Verfügung — siehe Download-Bereich am Ende dieses Artikels.

Ein Pflichtpraktikum ist in der Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschrieben. Es dauert meist drei bis sechs Monate. Der Praktikant ist Student und kein Arbeitnehmer im arbeitsrechtlichen Sinn.

Rechtliche Besonderheiten:

• Kein Mindestlohn. Pflichtpraktikanten fallen nicht unter das Mindestlohngesetz (§ 22 Abs. 1 Nr. 1 MiLoG). Sie können eine freiwillige Vergütung zahlen, müssen aber nicht.

• Kein Urlaubsanspruch nach dem Bundesurlaubsgesetz.

• Keine Sozialversicherungspflicht (wenn die Praktikumsordnung das Praktikum vorschreibt und die Immatrikulation fortbesteht).

• Sie benötigen einen Praktikumsvertrag, der die Lernziele, die Dauer und die Betreuung regelt.

Empfehlung zur Vergütung: Zahlen Sie trotzdem. 500 bis 800 Euro pro Monat sind branchenüblich und signalisieren Wertschätzung. Ein unvergütetes Pflichtpraktikum schreckt gute Kandidaten ab und beschädigt Ihr Arbeitgeber-Image.

Freiwilliges Praktikum

Ein freiwilliges Praktikum ist nicht in einer Studienordnung vorgeschrieben. Es dient der beruflichen Orientierung oder der Vertiefung praktischer Kenntnisse.

Rechtliche Besonderheiten:

• Mindestlohn gilt, wenn das Praktikum länger als drei Monate dauert (aktuell 12,82 Euro pro Stunde, Stand 2026).

• Bei Praktika bis zu drei Monaten zur Berufsorientierung: kein Mindestlohn.

• Sozialversicherungspflicht wie bei einem normalen Arbeitsverhältnis, wenn Mindestlohn gezahlt wird.

• Ein schriftlicher Praktikumsvertrag ist Pflicht (§ 11 BBiG analog).

Schnupperpraktikum (Schüler)

Schülerpraktika dauern ein bis drei Wochen und dienen der Berufsorientierung. Rechtlich ist der Schüler weiterhin Schüler, nicht Arbeitnehmer. Unfallversicherungsschutz läuft über die Schule. Vergütung ist nicht üblich und nicht erforderlich.

Schnupperpraktika sind ein Instrument des Azubi-Marketings, nicht der Personalgewinnung. Aber sie können den Grundstein für eine spätere Bewerbung legen.

Werkstudenten: Das unterschätzte Modell

Was ein Werkstudent ist

Alle Prüfpunkte als druckbare PDF-Checkliste finden Sie im Download-Bereich unten.

Ein Werkstudent ist ein immatrikulierter Student, der neben dem Studium arbeitet — maximal 20 Stunden pro Woche während der Vorlesungszeit. In den Semesterferien darf er Vollzeit arbeiten.

Rechtliche Rahmenbedingungen

• Mindestlohn gilt. Werkstudenten sind reguläre Arbeitnehmer und haben Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn. In der Hausverwaltung sind 14 bis 18 Euro pro Stunde marktüblich.

• Sozialversicherung: Werkstudenten zahlen nur in die Rentenversicherung ein. Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung entfallen (Werkstudentenprivileg), solange die 20-Stunden-Grenze eingehalten wird.

• Urlaubsanspruch besteht. Anteilig nach dem Bundesurlaubsgesetz, basierend auf der Anzahl der Arbeitstage pro Woche.

• Befristung ist ohne sachlichen Grund für bis zu zwei Jahre möglich. Danach muss entweder entfristet oder das Arbeitsverhältnis beendet werden.

Was Werkstudenten leisten können

Im Gegensatz zu Praktikanten sind Werkstudenten langfristig einsetzbar — über ein, zwei oder drei Jahre während des Studiums. Das erlaubt eine echte Einarbeitung und die Übertragung von Verantwortung.

Typische Aufgaben für Werkstudenten in der Hausverwaltung:

• Mieterkommunikation (Telefon, E-Mail)

• Rechnungseingangsprüfung und Kontierung

• Nebenkostenabrechnung vorbereiten

• Objektbegehungsprotokolle erstellen

• Versammlungseinladungen vorbereiten und versenden

• Datenpflege im ERP-System

• Recherchen zu Mietspiegeln, Betriebskostenbenchmarks, Dienstleistern

Ab dem zweiten Semester in Ihrer Verwaltung kann ein guter Werkstudent auch anspruchsvollere Aufgaben übernehmen: einfache Eigentümer-Korrespondenz, Begleitung von Wohnungsübergaben, Vorbereitung von Mieterhöhungen.

Conversion: Vom Praktikanten zum Festangestellten

Der eigentliche Wert von Praktikanten und Werkstudenten liegt nicht in der kurzfristigen Entlastung. Er liegt in der Möglichkeit, potenzielle Mitarbeiter über Monate oder Jahre zu testen — und die besten zu übernehmen.

Tipp: Laden Sie sich die Checkliste herunter und haken Sie jeden Punkt bei der nächsten Umsetzung ab.

Conversion-Strategie

Während des Praktikums/der Werkstudententätigkeit:

• Frühzeitig kommunizieren, dass eine Übernahme grundsätzlich möglich ist

• Leistung und Entwicklung regelmäßig besprechen (mindestens quartalsweise ein kurzes Feedbackgespräch)

• Zunehmend verantwortungsvollere Aufgaben übertragen

• In Teamaktivitäten einbinden (Teamessen, Fortbildungen, Betriebsausflug)

Sechs Monate vor Studienende:

• Gespräch über Berufseinstieg führen. Was sind die Erwartungen? Welche Position ist realistisch?

• Konkretes Angebot machen — mit Gehalt, Aufgaben und Entwicklungsperspektive

• Nicht warten, bis der Werkstudent von sich aus fragt. Gute Kandidaten haben Alternativen.

Nach der Übernahme:

• Einarbeitungsplan, obwohl der neue Mitarbeiter den Betrieb kennt. Die Rolle ändert sich — vom Werkstudenten zum vollwertigen Sachbearbeiter. Das braucht eine bewusste Gestaltung.

Conversion-Raten

Verwaltungen, die ihre Werkstudenten strategisch führen, berichten von Conversion-Raten zwischen 40 und 60 Prozent. Das heißt: Jeder zweite Werkstudent wird nach dem Studium übernommen. Verglichen mit den Erfolgsquoten bei externen Stellenausschreibungen (oft unter 20 Prozent erfolgreiche Einstellungen nach einem Jahr) ist das ein hervorragender Wert.

Praxisbeispiel: Werkstudentin wird Teamleiterin

Eine Hausverwaltung in Frankfurt am Main, 1.800 WE, hatte 2021 eine Werkstudentin der Immobilienwirtschaft eingestellt. Sie arbeitete 16 Stunden pro Woche, zunächst in der Buchhaltung, dann in der WEG-Verwaltung.

Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.

Nach anderthalb Jahren kannte sie die Software, die Eigentümer und die Abläufe besser als mancher Festangestellte. Ihr Bachelor-Abschluss fiel auf den Juli 2023. Im Mai 2023 bot die Verwaltung ihr eine Festanstellung an: Sachbearbeiterin WEG-Verwaltung, 3.600 Euro brutto, eigene Objekte ab dem ersten Tag.

Sie sagte zu. Im Januar 2025 übernahm sie die fachliche Leitung des WEG-Teams mit vier Mitarbeitern.

Der Geschäftsführer kommentiert: „Die 18 Monate als Werkstudentin waren die längste und billigste Probezeit, die ich je hatte. Ich wusste genau, was ich bekomme. Und sie wusste genau, worauf sie sich einlässt."

Häufige Fehler im Umgang mit Praktikanten und Werkstudenten

Keine klaren Aufgaben definieren. „Schauen Sie mal, ob Sie sich irgendwo nützlich machen können" ist kein Aufgabenprofil. Praktikanten und Werkstudenten brauchen definierte Zuständigkeiten, einen Ansprechpartner und regelmäßiges Feedback.

Als reine Hilfskraft einsetzen. Wer drei Monate lang nur Akten scannt und Kaffee kocht, wird nicht wiederkommen — und wird auch niemand anderem Ihre Verwaltung empfehlen.

Rechtliche Rahmenbedingungen ignorieren. Mindestlohn, Arbeitszeiten, Sozialversicherung — die Regeln sind klar, die Strafen bei Verstößen empfindlich. Prüfen Sie die Rahmenbedingungen vor Vertragsschluss.

Conversion verschlafen. Der Werkstudent ist im letzten Semester, Sie wollen ein Angebot machen — aber er hat gestern bei einem Projektentwickler unterschrieben. Wer zu spät anbietet, verliert.

Feedback vernachlässigen. Praktikanten und Werkstudenten sind eine Investition. Ohne Feedback wissen sie nicht, wo sie stehen — und Sie wissen nicht, ob sie sich entwickeln.

Sie möchten Praktikanten und Werkstudenten strukturiert einsetzen? Die HV-Akademie bietet Ihnen Musterverträge, Aufgabenprofile und einen Einarbeitungsplan speziell für die Hausverwaltung.

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