Neuvermietung: Inserat, Bonitätsprüfung, Mietvertrag und Übergabe -- Schritt für
1. Der Neuvermietungsprozess als System
Eine Neuvermietung ist kein Einzelvorgang. Es ist ein Prozess mit fünf Phasen, sieben bis zehn beteiligten Parteien und einem engen Zeitfenster. Jeder Tag Leerstand kostet den Eigentümer Geld -- bei einer Monatsmiete von 1.000 Euro sind das über 30 Euro pro Tag. Gleichzeitig darf Schnelligkeit nicht auf Kosten der Sorgfalt gehen: Ein falscher Mieter kostet in zwei Jahren mehr als sechs Monate Leerstand.
Die professionelle Neuvermietung balanciert diese Spannung. Sie minimiert Leerstand, ohne bei der Mieterauswahl Kompromisse zu machen. Das gelingt nur mit einem dokumentierten, wiederholbaren Prozess.
Dieser Artikel beschreibt diesen Prozess vollständig -- von der Vorbereitung des Inserats bis zur abgeschlossenen Übergabe.
2. Vorbereitung: Bevor das Inserat online geht
2.1 Wohnung bewerten
Die vollständige Checkliste mit allen Prüfpunkten steht Ihnen als kostenloser Download zur Verfügung — siehe Download-Bereich am Ende dieses Artikels.
Bevor Sie inserieren, brauchen Sie belastbare Daten:
Marktmiete ermitteln:
Mietspiegel der Kommune (falls vorhanden) als Untergrenze
Vergleichsangebote auf Immobilienportalen als Marktindikator
Eigene Erfahrungswerte aus dem Bestand
In Gebieten mit Mietpreisbremse (§556d BGB): Die zulässige Miete liegt maximal 10% über der ortsüblichen Vergleichsmiete. Prüfen Sie, ob Ausnahmen greifen:
Vormiete war bereits höher (§556e BGB)
Modernisierung in den letzten drei Jahren (§556e Abs. 2 BGB)
Erstnutzung nach dem 1. Oktober 2014 (§556f BGB)
Wohnfläche prüfen: Die im Inserat angegebene Wohnfläche muss stimmen. Abweichungen von mehr als 10% zu Lasten des Mieters berechtigen diesen zur Mietminderung (BGH, VIII ZR 142/08). Wenn die letzte Vermessung Jahrzehnte zurückliegt, lassen Sie nachmessen -- das erspart spätere Streitigkeiten.
Energieausweis: Ohne gültigen Energieausweis dürfen Sie nicht inserieren. Bei Verstoß droht ein Bußgeld bis 15.000 Euro (§16 EnEV). Prüfen Sie vor dem Inserat: Ist der Ausweis vorhanden, gültig (10 Jahre) und vom richtigen Typ (Verbrauch oder Bedarf)?
2.2 Wohnung vorbereiten
Der Zustand der Wohnung bei Besichtigung prägt den ersten Eindruck -- und beeinflusst die Qualität der Bewerber.
Mindeststandard vor Inserierung:
Wohnung besenrein und leer (keine Hinterlassenschaften des Vormieters)
Alle Mängel aus dem Auszugsprotokoll behoben
Fenster geputzt, Armaturen funktionsfähig
Elektrik geprüft (Steckdosen, Lichtschalter, Sicherungskasten)
Schimmelfreiheit in allen Räumen dokumentiert
Optionale Aufwertung:
Wände in neutralem Weiß streichen (Return on Investment: hoch)
Silikonfugen in Bad und Küche erneuern (Kosten: gering, Wirkung: groß)
Bodenbeläge reinigen oder erneuern, falls verschlissen
3. Das Inserat: Reichweite und Qualität
3.1 Pflichtangaben
Alle Prüfpunkte als druckbare PDF-Checkliste finden Sie im Download-Bereich unten.
Jedes Immobilieninserat muss folgende Angaben enthalten:
Aus der Energieeinsparverordnung (EnEV §16a):
Art des Energieausweises (Verbrauch oder Bedarf)
Endenergiebedarf oder -verbrauchskennwert in kWh/(m²·a)
Wesentlicher Energieträger der Heizung
Baujahr des Gebäudes
Energieeffizienzklasse (bei Ausweisen ab 1. Mai 2014)
Aus dem Wohnungsvermittlungsgesetz:
Ob und in welcher Höhe eine Maklerprovision anfällt (Bestellerprinzip beachten)
Empfohlene Angaben:
Nettokaltmiete, Betriebskostenvorauszahlung, Gesamtmiete
Kaution (Höhe und Zahlungsmodalitäten)
Wohnfläche, Zimmerzahl, Etage
Verfügbarkeit (Einzugstermin)
Besonderheiten (Balkon, Aufzug, Keller, Stellplatz)
3.2 Inserat-Optimierung
Die Qualität des Inserats bestimmt die Qualität der Bewerber.
Fotos:
Mindestens 10 Fotos: jeder Raum, Küche, Bad, Balkon/Terrasse, Treppenhaus, Außenansicht
Bei Tageslicht fotografieren, Weitwinkel-Objektiv verwenden
Keine Stockfotos, keine Filter
Grundriss als PDF beifügen
Beschreibung:
Sachlich, vollständig, ehrlich
Lage beschreiben: ÖPNV-Anbindung, Einkaufsmöglichkeiten, Schulen
Zielgruppe ansprechen, ohne zu diskriminieren: "Ruhige Lage, ideal für Paare und Familien" ist zulässig; "Nur für deutsche Staatsbürger" ist es nicht
3.3 Portale und Kosten
| Portal | Kosten (ca.) | Reichweite | Besonderheiten | |---|---|---|---| | ImmoScout24 | 30-150 EUR/Inserat | Sehr hoch | Marktführer, TopPlatzierung kostenpflichtig | | Immowelt | 20-100 EUR/Inserat | Hoch | Stärker im Süden | | eBay Kleinanzeigen | Kostenlos | Hoch | Weniger qualifizierte Anfragen | | Eigene Website | Keine laufenden Kosten | Gering | Stärkt die Marke | | Aushang im Objekt | Minimal | Sehr gering, aber gezielt | Nachbarn als Multiplikatoren |
Empfehlung: Schalten Sie auf mindestens zwei Portalen gleichzeitig. Nutzen Sie ein Tool, das Anfragen von allen Portalen in einer Inbox bündelt.
4. Interessenten-Management
4.1 Das digitale Bewerberformular
Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.
Statt auf jede der 100+ Anfragen einzeln zu reagieren, leiten Sie Interessenten auf ein standardisiertes Formular. Dort geben sie an:
Name, Geburtsdatum, aktuelle Adresse
Berufliche Situation und Nettoeinkommen
Anzahl der einziehenden Personen
Haustiere (falls relevant laut Hausordnung)
Gewünschter Einzugstermin
Grund für den Wohnungswechsel
Das Formular dient der Vorauswahl, nicht der Entscheidung. Es filtert offensichtlich ungeeignete Bewerber heraus (Einkommen zu niedrig, Wohnungsgröße passt nicht) und spart Besichtigungszeit.
4.2 Besichtigungen organisieren
Einzelbesichtigungen vs. Sammeltermine:
Sammeltermine sind effizient, aber unpersönlich. Sie vermitteln den Eindruck einer Massenabfertigung und machen es schwer, einzelne Bewerber einzuschätzen. Einzeltermine -- oder Kleingruppenbesichtigungen mit 3-5 Interessenten -- sind der bessere Kompromiss.
Ablauf einer professionellen Besichtigung:
Begrüßung und kurze Vorstellung der Verwaltung
Rundgang durch die Wohnung mit sachlichen Erläuterungen
Fragen der Interessenten beantworten
Bewerbungsunterlagen entgegennehmen oder auf das Formular verweisen
Zeitrahmen für die Entscheidung kommunizieren
Dokumentation: Führen Sie eine Liste aller Besichtigungsteilnehmer mit Kontaktdaten. Notieren Sie sich Eindrücke unmittelbar nach dem Termin -- nicht aus dem Gedächtnis Tage später.
4.3 Absagen formulieren
Wer 100 Anfragen bekommt und eine Wohnung vergibt, muss 99 Absagen erteilen. Eine höfliche, zeitnahe Absage ist Pflicht -- nicht nur aus Anstand, sondern auch aus Haftungsgründen.
Nicht zulässig: "Wir haben uns für einen anderen Bewerber entschieden, weil..." -- gefolgt von einem Grund, der nach AGG diskriminierend sein könnte.
Zulässig: "Wir haben uns nach Prüfung aller Bewerbungen für einen anderen Interessenten entschieden. Wir wünschen Ihnen bei der weiteren Suche viel Erfolg."
5. Bonitätsprüfung
5.1 Welche Unterlagen Sie anfordern dürfen
Die passende Vorlage können Sie als Word-Dokument herunterladen — mit allen Platzhaltern zum Ausfüllen. Siehe Downloads am Ende.
Die DSGVO begrenzt die Datenerhebung auf das erforderliche Maß. Für die Vermietungsentscheidung sind erforderlich:
Pflicht (immer anfordern):
Schufa-Verbraucher-Bonitätsauskunft oder Schufa-BonitätsCheck
Einkommensnachweise der letzten drei Monate (Gehaltsabrechnungen oder bei Selbstständigen: BWA + Steuerbescheid)
Personalausweis (Kopie zur Identitätsprüfung)
Optional (sachlich gerechtfertigt):
Mietschuldenfreiheitsbescheinigung des Vorvermieters
Arbeitsvertrag (zur Bestätigung des Beschäftigungsverhältnisses)
Bei Studierenden: Bürgschaft der Eltern, BAföG-Bescheid
Unzulässig:
Kontoauszüge (zu viele private Informationen)
Fragen nach Schwangerschaft, Kinderwunsch, Religion, Partei, Nationalität
Vorstrafen (Ausnahme: begründeter Verdacht bei sicherheitsrelevantem Umfeld)
5.2 Schufa-Auskunft interpretieren
Die Schufa-Verbraucher-Bonitätsauskunft enthält:
Persönliche Daten: Name, Anschrift, Geburtsdatum
Vertragspartner: Laufende Kredit- und Telekommunikationsverträge
Negativmerkmale: Zahlungsstörungen, Mahnbescheide, eidesstattliche Versicherungen, Insolvenzverfahren
Basisscore: Prozentwert der statistischen Ausfallwahrscheinlichkeit
Bewertungsmatrix:
| Score-Bereich | Einschätzung | Empfehlung | |---|---|---| | 97,5-100% | Sehr geringes Risiko | Bedenkenlos | | 95-97,4% | Geringes Risiko | In der Regel unproblematisch | | 90-94,9% | Leicht erhöhtes Risiko | Genauer prüfen, ggf. erhöhte Kaution | | 80-89,9% | Deutlich erhöhtes Risiko | Nur mit zusätzlichen Sicherheiten (Bürgschaft) | | < 80% | Hohes Risiko | Ablehnung empfohlen |
5.3 Einkommensprüfung
Faustregel: Die Warmmiete sollte nicht mehr als ein Drittel des Netto-Haushaltseinkommens betragen. Bei einem Nettoeinkommen von 2.400 Euro also maximal 800 Euro Warmmiete.
Prüfen Sie:
Stimmt das angegebene Einkommen mit den Nachweisen überein?
Ist das Einkommen nachhaltig (unbefristeter Vertrag) oder befristet?
Bei Paaren: Wie hoch ist das Gesamteinkommen? Wer unterschreibt den Mietvertrag?
Bei Selbstständigen: Ist das Einkommen stabil über mindestens 2 Jahre?
5.4 Dokumentation der Entscheidung
Dokumentieren Sie, warum Sie sich für den ausgewählten Mieter entschieden haben und warum andere abgelehnt wurden. Das schützt Sie bei AGG-Klagen. Die Dokumentation muss nicht umfangreich sein -- Stichworte reichen: "Bewerber A: Einkommen 3.200 EUR netto, Schufa 97,8%, unbefristeter Arbeitsvertrag. Bewerber B: Einkommen 2.100 EUR netto, unter Einkommensgrenze."
6. Mietvertrag
6.1 Vertragsparteien
Den Rechner für diese Berechnung finden Sie als Excel-Download am Ende des Artikels.
Vermieter ist der Eigentümer, nicht die Verwaltung. Die Verwaltung handelt in Vertretung, wenn eine Vollmacht vorliegt. Prüfen Sie vor Vertragsschluss, ob die Vertretungsbefugnis den Abschluss von Mietverträgen umfasst -- bei vielen Verwaltungsverträgen ist das nicht selbstverständlich.
Mieter sind alle volljährigen Personen, die die Wohnung als Hauptmieter bewohnen. Wer nicht im Vertrag steht, hat keine mietvertraglichen Pflichten -- und keine Rechte.
6.2 Kritische Klauseln
Mietpreisbremse (§556d-f BGB): Prüfen Sie, ob das Objekt in einem Gebiet mit Mietpreisbremse liegt (Landesverordnung). Falls ja: Berechnen Sie die zulässige Höchstmiete und dokumentieren Sie die Berechnung. Liegt die Vormiete über der Grenze, können Sie die Vormiete nach §556e BGB als Untergrenze ansetzen.
Kaution (§551 BGB):
Maximal 3 Nettokaltmieten
Ratenzahlung in 3 Monatsraten zulässig, erste Rate bei Mietbeginn
Getrennte Anlage vom Vermögen des Vermieters
Klausel "Kaution vor Schlüsselübergabe in voller Höhe" ist unwirksam
Schönheitsreparaturen: Seit den BGH-Urteilen von 2015 (u.a. VIII ZR 185/14) gilt: Die Überwälzung von Schönheitsreparaturen auf den Mieter ist nur wirksam, wenn die Wohnung bei Einzug renoviert übergeben wurde. War die Wohnung bei Einzug unrenoviert, ist die Klausel unwirksam -- auch wenn sie im Vertrag steht.
Kleinreparaturklausel: Wirksam nur, wenn:
Die Obergrenze pro Einzelfall angemessen ist (75-120 EUR, je nach Gericht)
Die jährliche Gesamtbelastung begrenzt ist (typisch: 6-8% der Jahreskaltmiete)
Nur Gegenstände betroffen sind, die dem häufigen Zugriff des Mieters ausgesetzt sind (Armaturen, Schalter, Verschlüsse)
Tierhaltung: Ein generelles Verbot von Haustieren ist unwirksam (BGH, VIII ZR 168/12). Zulässig ist ein Erlaubnisvorbehalt: "Die Haltung von Haustieren, die über Kleintiere hinausgeht, bedarf der vorherigen Zustimmung des Vermieters."
6.3 Mietvertragsanlage: Hausordnung
Die Hausordnung ist kein Bestandteil des Mietvertrags, wenn sie nur "aushängt". Sie muss dem Mieter bei Vertragsschluss übergeben und als Anlage zum Mietvertrag erklärt werden. Nur dann entfaltet sie vertragliche Wirkung.
7. Wohnungsübergabe
7.1 Das Übergabeprotokoll
Diese Übersicht steht Ihnen auch als druckbares PDF zur Verfügung — siehe Download-Bereich.
Das Übergabeprotokoll ist das zentrale Dokument der Neuvermietung. Es dokumentiert den Zustand der Wohnung bei Einzug und ist Referenzpunkt bei Auszug.
Pflichtinhalte:
| Bereich | Zu dokumentieren | |---|---| | Allgemein | Datum, Anwesende, Adresse, Wohnungsnummer | | Zählerstände | Strom, Gas, Wasser, Heizung (jeweils Zählernummer + Stand) | | Schlüssel | Anzahl, Art (Haustür, Wohnung, Keller, Briefkasten), Schließplan | | Räume | Zustand Wände, Boden, Decke, Fenster, Türen -- raumweise | | Sanitär | Armaturen, Fliesen, Fugen, Abflüsse | | Elektrik | Steckdosen, Schalter, Lampenanschlüsse | | Mängel | Vorhandene Schäden oder Abnutzungen mit Foto-Dokumentation | | Sonstiges | Keller, Stellplatz, Gemeinschaftseinrichtungen |
7.2 Durchführung
Planen Sie 30-45 Minuten pro Wohnung ein
Gehen Sie jeden Raum systematisch durch -- links herum, oben nach unten
Fotografieren Sie jeden Mangel mit Datum-Stempel
Lesen Sie alle Zähler gemeinsam ab und tragen Sie die Werte sofort ein
Lassen Sie das Protokoll von beiden Parteien vor Ort unterschreiben
Händigen Sie alle Schlüssel gegen Quittung aus
7.3 Nach der Übergabe
Innerhalb von 24 Stunden:
Zählerstände an Versorger/Messdienstleister melden
Mietbeginn in der Verwaltungssoftware erfassen
Kaution auf Treuhandkonto verbuchen
Übergabeprotokoll digitalisieren und in der Mieterakte ablegen
Innerhalb einer Woche:
Eigentümer über erfolgte Vermietung informieren (Mieterdaten, Mietbeginn, Mietpreis)
Mieter über Hausordnung, Müllregelung, Hausmeisterkontakt informieren
Versorger-Ummeldung prüfen
8. Sonderfälle
8.1 Neuvermietung bei WEG-Verwaltung
Alle Details als strukturierte Checkliste zum Abhaken: siehe Downloads unten.
Der WEG-Verwalter verwaltet das Gemeinschaftseigentum, nicht die einzelnen Wohnungen. Die Neuvermietung ist Sache des Sondereigentümers. Dennoch berührt sie die WEG:
Der WEG-Verwalter muss über den neuen Mieter informiert werden (für die Hausgeldabrechnung und die Kommunikation)
Die Hausordnung der WEG gilt auch für den neuen Mieter
Bei vermieteten Eigentumswohnungen muss der Eigentümer den Mieter über die Gemeinschaftsordnung informieren
8.2 Neuvermietung mit Gewerbeanteil
Mischnutzung (Wohnen + Gewerbe im selben Objekt) erfordert besondere Aufmerksamkeit:
Prüfen, ob die Nutzungsart im Bebauungsplan und der Teilungserklärung zulässig ist
Gewerbemietvertrag unterliegt anderen Regeln als Wohnungsmietvertrag (kein Kündigungsschutz, keine Mietpreisbremse)
Betriebskostenabrechnung muss Gewerbe- und Wohnanteile sauber trennen
8.3 Möblierte Vermietung
Bei möblierter Vermietung darf ein Möblierungszuschlag erhoben werden. Dessen Höhe ist umstritten. In Berlin hat die Rechtsprechung den Zuschlag auf 2% des Zeitwerts der Möbel pro Monat begrenzt. Dokumentieren Sie die Möbelliste mit Inventarverzeichnis und Fotos.
9. Checkliste: Neuvermietung -- vollständiger Prozess
Vorbereitung:
[ ] Marktmiete ermittelt und Mietpreisbremse geprüft
[ ] Wohnfläche aktuell vermessen oder bestätigt
[ ] Energieausweis vorhanden und gültig
[ ] Wohnung besichtigt, Mängel behoben, besenrein übergeben
[ ] Fotos erstellt (mindestens 10, bei Tageslicht)
Inserat:
[ ] Alle Pflichtangaben (EnEV, Mietpreis, Nebenkosten, Kaution) enthalten
[ ] Auf mindestens zwei Portalen geschaltet
[ ] Bewerberformular eingerichtet und verlinkt
Auswahl:
[ ] Vorauswahl anhand Bewerberformular durchgeführt
[ ] Besichtigungstermine koordiniert und dokumentiert
[ ] Bonitätsprüfung für Finalisten abgeschlossen (Schufa, Einkommen, Mietschuldenfreiheit)
[ ] Entscheidung dokumentiert, Absagen versendet
Vertrag:
[ ] Mietvertrag mit aktuellen Klauseln erstellt
[ ] Vollmacht des Eigentümers geprüft
[ ] Eigentümer hat der Vermietung zugestimmt
[ ] Kaution vereinbart, Zahlungsmodalitäten dokumentiert
[ ] Hausordnung als Anlage beigefügt
Übergabe:
[ ] Übergabeprotokoll mit Zählerständen, Schlüsseln und Zustandsdokumentation erstellt
[ ] Protokoll von beiden Parteien unterschrieben
[ ] Fotos aller Mängel mit Datums-Stempel
[ ] Zählerstände an Versorger gemeldet
[ ] Mietbeginn in Software erfasst
In MieterOS verwalten Sie die gesamte Neuvermietung unter Mieter -> Neuvermietung. Das System generiert das Inserat aus den Objektdaten, verwaltet Bewerber mit Vorauswahl-Scoring, erstellt den Mietvertrag aus dem aktuellen Mustervertrag und produziert das Übergabeprotokoll mit digitaler Unterschrift. Zählerstände werden automatisch an den Messdienstleister übermittelt und die Sollstellung ab Mietbeginn angelegt.
Die Neuvermietung gehört zu den wirtschaftlich sensibelsten Prozessen in der Hausverwaltung. Jeder Tag Leerstand kostet den Eigentümer Geld, jede Fehlbesetzung kostet ein Vielfaches. Ein strukturierter Prozess mit klaren Prüfschritten schützt vor beidem.
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