Digitalisierung & Software
Für HVs die bereits arbeiten aber analog oder mit veralteter Software. Workflow-Perspektive.
HV-Software bewerten: Auswahlkriterien, Demo-Fragen, Vertragsfallen
Sie sitzen in der dritten Software-Demo diese Woche. Der Vertriebsmitarbeiter klickt sich souverän durch die Oberfläche, zeigt Ihnen eine makellose Eigentümerabrechnung, eine aufgeräumte Mieterliste, ein Dashboard mit bunten Diagrammen. Alles sieht gut aus. Aber Sie wissen: Die Demo zeigt, was funkt
Digitale Kommunikation mit Handwerkern: Auftrag, Nachverfolgung, Abnahme
Ein Mieter meldet einen Wasserschaden über das Mieterportal. Die Schadensmeldung landet im System, inklusive Fotos, Beschreibung und Kontaktdaten. Bis hierhin ist alles digital, nachvollziehbar, dokumentiert. Und dann passiert, was in den meisten Verwaltungen passiert: Jemand greift zum Telefon.
DSGVO-konformes Dokumentenmanagement: Löschfristen, Zugriffsprotokoll
In vielen Hausverwaltungen gilt ein unausgesprochenes Prinzip: Im Zweifel aufheben. Mietverträge aus den 90er Jahren liegen neben aktuellen Betriebskostenabrechnungen, E-Mails von längst ausgezogenen Mietern schlummern in Outlook-Archiven, und auf dem Fileserver existieren Ordnerstrukturen, die seit
Digitaler Posteingang: Scanning-Workflow, Indexierung, Weiterleitung
Es ist 8:30 Uhr, die Post liegt auf dem Empfangstisch. Zwei Dutzend Briefe, ein paar Einschreiben, dazu die Hauswurfsendungen, die niemand braucht. Jemand muss die Briefe öffnen, zuordnen, weiterleiten, ablegen. Wer das manuell macht — Brief öffnen, lesen, Objekt identifizieren, zum richtigen Sachbe
Messdienstleister-Schnittstelle: Datenübergabe an ista, Techem, Minol
Einmal im Jahr steht der Datenaustausch mit dem Messdienstleister an. Auf dem Papier klingt das einfach: Sie schicken Ihre Nutzerdaten, der Messdienstleister schickt die Heizkostenabrechnung zurück. In der Praxis ist dieser Vorgang einer der fehleranfälligsten Prozesse in der Hausverwaltung — und ei
Cybersecurity-Versicherung und Incident Response: Was tun, wenn Ransomware die HV trifft
Montagmorgen, 7:45 Uhr. Der Sachbearbeiter schaltet seinen Rechner ein und sieht statt des gewohnten Desktops eine schwarze Bildschirmseite mit roter Schrift: "Your files have been encrypted. Pay 2.5 Bitcoin within 72 hours or your data will be published." Die Verwaltungssoftware startet nicht. Die
Automatisierung mit Wenn-Dann-Regeln: Mahnung, Zählerablesung, Fristenkontrolle
Hausverwaltung ist Wiederholung. Miete kommt rein — oder eben nicht. Zähler müssen abgelesen werden — immer zum gleichen Stichtag. Verträge verlängern sich — wenn niemand rechtzeitig widerspricht. Die Abläufe sind bekannt, die Regeln sind klar. Und trotzdem passiert es jeden Monat: Die Zahlungserinn
Digitale Zählerablesung: Prozessablauf, Plausibilitätsprüfung, Übergabe an Abrechnung
Jedes Jahr das gleiche Bild: Im November stecken Hausverwaltungen Ableseformulare in Briefkästen, hoffen auf Rücklauf und tippen die handschriftlichen Werte von zerknitterten Zetteln in ihre Software. Manche Ziffern sind unleserlich, manche Zähler werden verwechselt, manche Zettel kommen nie zurück.
DATEV-Schnittstelle einrichten: Mandantenstruktur, Buchungskreise, Setup-Guide
Hausverwaltung ist Buchhaltung mit Mietern. Jeden Monat fließen Mieteingänge, Handwerkerrechnungen, Versicherungsprämien und Versorgerabschläge durch Ihre Software. Und am Ende des Jahres — oder spätestens am Ende des Mandats — muss das alles beim Steuerberater ankommen. Sauber, vollständig, prüfbar
Cloud vs. On-Premise: Entscheidungskriterien für HV-Büros unter 20 Mitarbeitern
In Gesprächen mit Hausverwaltungen fällt ein Satz regelmäßig: „Unser Server steht im Keller, der läuft seit acht Jahren, und solange der läuft, fassen wir das nicht an." Der Satz ist verständlich. Er ist auch gefährlich.
Ticketsystem einführen: Anfragen strukturieren, Reaktionszeiten messen, Eskalation
In den meisten Hausverwaltungen landen Mieteranfragen im allgemeinen E-Mail-Postfach. Dort mischen sie sich mit Handwerkerangeboten, Eigentümer-Rückfragen, Newslettern und internen Nachrichten. Wer gerade Zeit hat, bearbeitet — oder auch nicht. Was passiert, wenn drei Sachbearbeiter gleichzeitig die
Software-Wechsel: Was Sie wissen müssen, bevor Sie kündigen
Der Markt für Hausverwaltungssoftware ist in Bewegung. Anbieter fusionieren, Produkte werden eingestellt, Preise steigen — und gleichzeitig wachsen die Anforderungen: Mieterkommunikation, digitale Belegprüfung, Schnittstellen zur Heizkostenabrechnung, DSGVO-konforme Dokumentenablage. Wer heute noch
Mobile Verwaltung: Objektbegehung, Fotos, Mängeldokumentation vom Smartphone
Objektbegehungen gehören zum Kerngeschäft jeder Hausverwaltung. Treppenhäuser, Tiefgaragen, Außenanlagen, Heizungsräume — regelmäßige Kontrolle schützt vor Haftung, dokumentiert den Zustand und gibt Eigentümern die Sicherheit, dass sich jemand um ihr Eigentum kümmert. So weit die Theorie.
Reporting & Dashboards: Welche KPIs braucht eine HV wirklich?
Viele Hausverwaltungen steuern ihr Geschäft nach Gefühl. Die Geschäftsführerin weiß ungefähr, wie viele Einheiten leer stehen. Der Buchhalter hat eine Ahnung, wie hoch die Mietrückstände sind. Die Sachbearbeiterin spürt, dass die Ticketflut zunimmt. Aber belastbare Zahlen? Fehlanzeige.
Begehungsprotokoll: Digital vs. Papier — Was sich wirklich ändert
Das Begehungsprotokoll ist eines der unterschätztesten Dokumente in der Hausverwaltung. Es dokumentiert den Zustand eines Gebäudes zu einem bestimmten Zeitpunkt. Es hält fest, was in Ordnung ist und was nicht. Es ist die Grundlage für Instandhaltungsentscheidungen, Versicherungsansprüche und die Rec
API-Integration: Wie HV-Software mit Handwerkerportalen, DATEV und Messdienstleistern spricht
Eine Hausverwaltung arbeitet nicht mit einem System. Sie arbeitet mit einem Dutzend. Die HV-Software für Mietverträge und Buchhaltung. DATEV oder ein anderes Steuerbüro-Format für den Steuerberater. Das Banking-Tool für Zahlungsverkehr. Das Portal des Messdienstleisters für Heizkostenabrechnungen. D
Datenmigration: Was zu tun ist beim Systemwechsel
Sie haben sich für ein neues System entschieden. Die Verträge sind unterschrieben, die Schulungstermine stehen, das Team ist informiert. Eigentlich könnte es losgehen -- wäre da nicht die Frage, die erfahrene Verwalter nachts wach hält: Wie kommen unsere Daten vom alten ins neue System?
Vorlagen-Engine aufbauen: Musterbriefe, Serienbrief, Platzhalter-Logik
Mieterhöhungen, Betriebskostenankündigungen, Mahnungen, Rundschreiben an Eigentümer, Einladungen zur Versammlung, Bestätigungen nach Mieterwechsel — eine mittelgroße Hausverwaltung verschickt pro Jahr mehrere tausend Schreiben. Die meisten davon folgen demselben Muster, unterscheiden sich aber in de
Mieterportal einführen: Akzeptanz schaffen, Onboarding, Ticketbearbeitung
Sie haben ein Mieterportal eingerichtet, die Zugänge verschickt — und trotzdem rufen Mieter weiterhin an, schreiben E-Mails oder werfen Zettel in den Briefkasten. Dieses Muster wiederholt sich in Hausverwaltungen bundesweit. Die Technik funktioniert, aber niemand nutzt sie.
Digitale Schadensmeldung: Workflow von der Meldung bis zur Handwerkerfreigabe
Freitagabend, 21:30 Uhr. In einer Erdgeschosswohnung tropft Wasser durch die Decke. Der Mieter ruft an — Mailbox. Er schreibt eine E-Mail — die wird Montagmorgen gelesen. Er schickt eine WhatsApp an die Hausverwalterin — die liest sie zufällig am Samstagmorgen und versucht, den Notdienst zu erreiche
E-Mail richtig nutzen: Vorlagen, Signatur, Ablage, DSGVO-Konformität
In einer durchschnittlichen Hausverwaltung mit 500 Einheiten laufen pro Tag zwischen 40 und 80 E-Mails ein. Mieteranfragen, Handwerkerangebote, Eigentümerfragen, Behördenschreiben, Hausgeldmahnungen, Versicherungskorrespondenz. Alles landet im selben Posteingang. Sortiert wird nach Bauchgefühl: „Die
E-Signatur in der Hausverwaltung: Was ist rechtsgültig, was nicht?
Neuvermietung, alles steht: Mieter ausgewählt, Bonitätsprüfung bestanden, Übergabetermin vereinbart. Jetzt fehlt nur noch die Unterschrift des Eigentümers. Der ist geschäftlich unterwegs, kommt frühestens in zwei Wochen zurück. Also warten? Oder per Fax? Oder reicht ein Scan?
Eigentümerportal: Unterlagen bereitstellen, Kommunikation bündeln
Ein Eigentümer ruft an. Er braucht die Hausgeldabrechnung 2024 — „sofort, weil mein Steuerberater wartet". Die Sachbearbeiterin sucht in der Ablage, findet die PDF, schickt sie per E-Mail. Zehn Minuten Aufwand für einen Vorgang, der null Wertschöpfung hat. Drei Tage später ruft der nächste Eigentüme